In juli 2021 publiceerde The Atlantic een artikel met de titel 'Why Managers Fear a Remote-Work Future' (Waarom managers bang zijn voor een toekomst met werken op afstand). Hierin werden de gevestigde normen van de werkcultuur uitgedaagd en het argument aangedragen dat we getuige zijn van een onvermijdelijke evolutie van onze werkgewoonten.
Het artikel maakte na de publicatie heel wat los en trok de aandacht van medewerkers aan beide kanten van de managementhiërarchie. Het artikel heeft een gevoelige snaar geraakt: medewerkers willen het recht op flexibel werken behouden, terwijl veel managers hun personeel juist weer naar kantoor willen halen.
Hoewel wereldwijde lockdowns wellicht tot het verleden behoren, woedt de discussie over werken op afstand onverminderd voort. Aan de ene kant zien we dat enkele van 's werelds meest erkende bedrijven een terug-naar-kantoorbeleid hanteren. Een opvallend voorbeeld hiervan haalde in juni 2022 de krantenkoppen, toen Elon Musk de medewerkers van Tesla sommeerde terug te keren naar het kantoor omdat ze anders zouden worden ontslagen.
Ondertussen blijken werkgevers die werken op afstand wél hebben omarmd, uit een grotere kandidatenpool te kunnen putten, doordat de nabijheid van hun woonplaats geen rol speelt.
Dan rest de vraag: hoe kunnen managers en teams, nu werken op afstand in de moderne werkcultuur is verankerd, de kans aangrijpen om effectiever dan ooit met elkaar samen te werken?
We onderzoeken dit alles in deze definitieve handleiding voor het omarmen van oplossingen voor werken op afstand.
Is werken op afstand een blijvertje?
Laten we meteen met de deur in huis vallen: als je op zoek bent naar bewijs dat het experiment met werken op afstand voorbij is en dat er een massale terugkeer naar kantoor op komst is, dan zul je het waarschijnlijk niet vinden.
Zoals het eerder genoemde opiniestuk in The Atlantic al had voorspeld, is werken op afstand een vast onderdeel van de werkcultuur geworden.
En eerlijk gezegd is dat niet meer dan logisch. Gezien de voordelen die het medewerkers biedt, zoals minder of geen woon-werkverkeer, comfortabelere werkomgevingen, een betere werk-privé balans en meer, is het geen wonder dat zovelen hebben gekozen voor werken op afstand of een hybride werkcultuur.
Bovendien biedt moderne technologie de mogelijkheid om taken nu op afstand uit te voeren, waarvoor een medewerker voorheen op kantoor aanwezig moest zijn Met de productiviteitstools van Dropbox is het op afstand delen van en samenwerken aan projecten bijvoorbeeld nog nooit zo snel mogelijk geweest.
Hoewel niemand zeker weet wat de toekomst brengt, lijkt het onwaarschijnlijk dat we ooit weer terugkeren naar het traditionele werkmodel, waarin we ons werk uitsluitend op kantoor uitvoeren.
Hoe bedrijven profiteren als medewerkers op afstand werken
Niet alleen de medewerkers profiteren van werken op afstand, maar ook bedrijven en managers.
Dit is slechts een greep uit de voordelen waarvan werkgevers profiteren die werken op afstand omarmen:
- Minder overheadkosten: doordat er minder mensen op kantoor aanwezig zijn, kun je voor een kleinere, betaalbaardere kantooromgeving kiezen
- Groei stimuleren: dankzij medewerkers op afstand kunnen bedrijven snel uitbreiden, omdat geografische beperkingen geen rol spelen en er geen extra kantoorruimte nodig is
- Meer samenwerking: met cloudgebaseerde samenwerkingstools kunnen teams eenvoudig tegelijk aan documenten werken en deze bespreken in vergaderingen of via andere feedbackkanalen
Waarom stellen sommige bedrijven zich terughoudend op als er zoveel te winnen valt?
Waarom sommige bedrijven werken vanuit huis niet toestaan
Er is een aantal uiteenlopende en casusspecifieke redenen waarom bepaalde managers of bedrijven aarzelen om de voortzetting van werken vanuit huis toe te staan.
Deze vermeende uitdagingen kunnen over het algemeen in de volgende drie categorieën worden ingedeeld:
- Behoefte aan controle: managers vinden het lastig om hun teams op afstand in de gaten te houden en te vertrouwen
- Zichtbaarheid van medewerkers: en de daaruit voortvloeiende impact op waardering, promoties en voorkeursbehandeling
- Cultuur: er bestaat de vrees dat teams die elkaar niet persoonlijk ontmoeten niet met elkaar in contact komen of effectief samenwerken
Zo kan werken vanuit huis worden gerechtvaardigd
Ben je van plan om werken op afstand of flexibel werken in je team te introduceren?
Of je nu je collega's, je leidinggevenden of jezelf hoopt te overtuigen: de beste manier om werken op afstand te beargumenteren is door de bijkomende voordelen aan te tonen, terwijl je jezelf niet laat afschrikken door de typische tegenargumenten die in de vorige paragraaf zijn opgesomd.
Het kan met name nuttig zijn om oplossingen als onderdeel van een uitvoerbaar voorstel te presenteren. Met dit in gedachten vormen cloudgebaseerde technologie en de productiviteitsworkflows die daardoor mogelijk zijn, de sleutel tot effectief werken op afstand.
Laten we dit illustreren aan de hand van een voorbeeld: het einde van een lange week is in zicht en er is zojuist een grote nieuwe bedrijfspitch op je bureau beland. Eigenlijk wil je deze mooie kans niet aan je voorbij laten gaan, maar als je de deadline wilt halen, heb je van elke afdeling in het bedrijf een specialist nodig die binnen in de komende 24 uur een bijdrage levert. Door hun drukke agenda's en de korte termijn, is het onmogelijk om iedereen in een ruimte te krijgen om met elkaar samen te werken. De uitkomst? Cloudtechnologie.
Met een cloudoplossing als Dropbox kun je een enkel document maken met in de inleiding een duidelijke samenvatting en de context van de klant, gevolgd door een paragraaf voor elk teamlid met een korte beschrijving van wat ze je moeten leveren.
In plaats van elk teamlid afzonderlijk te laten werken en vervolgens alle versies proberen te verzamelen die over en weer worden gemaild, kun je één centraal bestand maken waaraan het hele team tegelijkertijd samenwerkt.
Dit maakt het niet alleen het projectbeheer eenvoudiger, maar stelt elke medewerker ook in staat om elkaars werk in uitvoering te zien en vervolgens zijn of haar eigen boodschap daarop af te stemmen. In dit geval maken systemen voor werken op afstand een effectievere samenwerking mogelijk dan voorheen mogelijk was.
Ben je op zoek naar meer inspiratie? Aanvullende best practices en inzichten vind je in onze speciale verzameling informatiebronnen over werken op afstand voor leidinggevenden.
Strategieën voor succesvol op afstand werken
Er zijn verschillende manieren waarop cloudtechnologie een omgeving voor succesvol werken op afstand kan creëren.
Samenwerking aan documenten op afstand
Dankzij cloudopslag en ruimtes voor samenwerking, zoals Dropbox Paper, kunnen teams eenvoudig in real time aan documenten samenwerken.
Met functies als geannoteerde feedback, het koppelen van agendagebeurtenissen aan documenten en geavanceerde functies voor delen, is het nog nooit zo eenvoudig geweest om samen je beste werk te maken.
Thuiswerkend personeel managen
Voor het managen van personeel dat vanuit huis werkt, is een zekere mate van vertrouwen nodig. Maar evengoed moet jij als manager de tekenen herkennen dat werktaken worden vervuld. Gaat het om de hoeveelheid en de kwaliteit van het werk? De prestatiecijfers? Of iets anders?
In plaats van tijd en energie te besteden aan de vraag of medewerkers achter hun bureau zitten, kun je je beter richten op hun output. Door de output van je personeel af te zetten tegen de verwachting, zul je al snel opmerken of een teamlid naar vermogen werkt.
Met tools als de Slack-integratie in Dropbox en de mogelijkheid om gebruikers in real time in documenten te zien, kun je je makkelijker verbonden voelen met je teamgenoten, zelfs als je er niet bent.
Voor geavanceerde technieken en tips van experts over hoe je teams op afstand kunt managen, kun je de webinar-reeks Business as Unusual van Dropbox bekijken.
Vergaderen en samenwerken met teams wanneer je op afstand werkt
Het kan helpen om een terugkerende vergadering te organiseren, zoals een dagelijkse stand-up, waarin je team kort en bondig uitlegt waaraan het vandaag gaat werken.
Dankzij de Zoom-integratie van Dropbox kun je eenvoudig terugkerende vergaderingen organiseren en zelfs een Paper-document aan het evenement koppelen met de laatste status en voortgang van projecten.
En als teamgenoten niet bij vergaderingen aanwezig kunnen zijn, zorgen asynchrone vergaderingen, die mogelijk worden gemaakt door opnametools zoals Dropbox Capture, ervoor dat iedereen de sessie kan bijwonen wanneer het hen uitkomt.
Wees niet bang voor werken op afstand, maar omarm het met Dropbox
Hoe je het ook bekijkt, werken op afstand zal in de een of andere vorm blijven bestaan. Hierdoor wordt het voor bedrijven al snel noodzakelijk om een workflow in te voeren die werken op afstand als optie mogelijk maakt.