I juli 2021 offentliggjorde The Atlantic en artikel med titlen “Why Managers Fear a Remote-Work Future”. Den udfordrede de etablerede normer for arbejdspladskultur og fremsatte et argument for, at vi oplever en uundgåelig udvikling af vores arbejdsvaner.
Artiklen gjorde stort indtryk, da den blev offentliggjort, og den tiltrak sig opmærksomhed fra medarbejdere på begge sider af ledelseshierarkiet. Den vakte opsigt på et tidspunkt, hvor medarbejderne ønskede at beholde retten til at arbejde fleksibelt, mens mange ledere forsøgte at få deres medarbejdere tilbage på kontoret.
Globale nedlukninger hører måske fortiden til, men debatten om fjernarbejde raser videre. På den ene side oplever vi, at nogle af verdens mest anerkendte virksomheder håndhæver en politik om at vende tilbage til kontoret. Et fremtrædende eksempel på dette nåede overskrifterne i juni 2022, da Elon Musk bad Tesla-medarbejderne om at vende tilbage til kontoret eller blive fyret fra virksomheden.
Samtidig har arbejdsgivere, som har taget fjernarbejdet til sig, kunnet ansætte medarbejdere fra en bredere pulje af kandidater uden at være begrænset af afstanden til deres lokalområde.
Så spørgsmålet er stadig – når fjernarbejde bliver stadig mere udbredt inden for moderne arbejdskultur, hvordan kan ledere og teams så bruge det som en mulighed for at samarbejde mere effektivt end nogensinde før?
Vi undersøger det hele i denne udtømmende vejledning til at indføre løsninger til forbedring af fjernarbejde.
Er fjernarbejde kommet for at blive?
Lad os gå lige til sagen – hvis du håber på at finde bevis for, at eksperimentet med fjernarbejde er slut, og at de fleste medarbejdere vil vende tilbage til kontoret, ja, så vil du sandsynligvis ikke finde det.
Som det tidligere omtalte debatindlæg fra The Atlantic forudsagde, er fjernarbejde endt med at blive en grundpille i arbejdspladskulturen.
Og det giver ærlig talt mening. I betragtning af de fordele, det giver medarbejderne, såsom reduceret eller ingen transporttid, behageligere arbejdsmiljøer, bedre balance mellem arbejde og privatliv og meget mere, er det ikke underligt, at så mange har valgt at holde fast i en kultur med fjern- eller hybridarbejde.
Desuden gør funktionerne i moderne teknologi det nemt at udføre opgaver eksternt, hvor de tidligere krævede, at medarbejderen befandt sig på kontoret. Med Dropbox' produktivitetsværktøjer kan man f.eks. dele og fjernsamarbejde om projekter hurtigere end nogensinde før.
Selvom ingen kan være sikre på, hvad fremtiden bringer, er det svært at forestille sig en tilbagevenden til det traditionelle tilgang, hvor alle kun arbejder på kontoret.
Sådan drager virksomheder fordel af medarbejdernes fjernarbejde
Det er ikke kun medarbejderne, der kan drage fordel af fjernarbejde – det gælder også virksomheder og ledere.
Her er nogle af de fordele, som fjernarbejdsvenlige arbejdsgivere nyder godt af:
- Reducerede faste omkostninger – når der er færre personer på kontoret, kan du vælge et mindre og billigere kontormiljø
- Fremmer vækst – fjernarbejdere giver virksomheder mulighed for at ekspandere hurtigt, selv ud over de aktuelle geografiske begrænsninger, uden at der er behov for mere kontorplads
- Samarbejd mere – cloudbaserede samarbejdsværktøjer gør det nemt for teams at arbejde på dokumenter på samme tid, mens de diskuterer dem via opkald eller andre feedbackkanaler
Hvis der er meget at vinde, hvorfor holder nogle virksomheder så igen?
Derfor tillader nogle virksomheder ikke arbejde hjemmefra
Der er en række forskellige sagsspecifikke årsager til, at en bestemt leder eller virksomhed kan tøve med at tillade fortsat arbejde hjemmefra.
Disse oplevede udfordringer kan almindeligvis inddeles i følgende tre temaer:
- Et behov for kontrol – ledere synes, det er sværere at holde sig opdateret og stole på deres teams på afstand
- Medarbejdernes synlighed – og den deraf følgende indvirkning på ros, forfremmelser og favorisering
- Kultur – der er en bekymring for, at teams, der ikke mødes personligt, ikke vil have kontakt eller arbejde så effektivt
Sådan retfærdiggør du at arbejde hjemmefra
Ønsker du at introducere fjernarbejde eller fleksibelt arbejde til dit team?
Uanset om du håber på at overbevise dine kolleger, dine overordnede eller dig selv – den bedste måde at argumentere for fjernarbejde på er at demonstrere fordelene ved det og samtidig berolige mht. de typiske bekymringer, som er nævnt i det forrige afsnit.
Det kan især hjælpe at præsentere løsninger som en del af et handlingsrettet forslag. Med dette in mente er cloudbaseret teknologi og de produktivitetsarbejdsgange, den muliggør, rygraden i effektivt fjernarbejde.
Lad os bruge et eksempel til at illustrere dette – det nærmer sig slutningen på en lang uge, og en stor ny forretningsmulighed er lige landet på dit skrivebord. Det er for god en mulighed at gå glip af, men hvis du skal overholde fristen, skal du have en specialist fra hver afdeling i virksomheden til at bidrage inden for de næste 24 timer. Med deres travle tidsplaner og så kort varsel vil det være umuligt at samle alle i det samme lokale for at samarbejde – brug i stedet cloudteknologi.
Med en cloudbaseret løsning som Dropbox kan du oprette et enkelt dokument med en klar beskrivelse og klientkonteksten i indledningen efterfulgt af et afsnit til hvert teammedlem med en kort oversigt over, hvad du har brug for, at de bidrager med.
I stedet for at hvert teammedlem arbejder isoleret, og du derefter forsøger at samle alle de versioner, der sendes via e-mail, kan du have en enkelt central fil, som hele teamet arbejder på parallelt.
Det gør det ikke kun nemmere at projektstyre, det giver også hver enkelt bidragsyder mulighed for at se alle de andres igangværende arbejde og derefter skræddersy sit eget budskab, så det passer til. I dette tilfælde gør fjernarbejdssystemer det muligt at samarbejde mere effektivt, end det tidligere var muligt.
Leder du efter yderligere inspiration? Du kan finde flere eksempler på bedste praksis og “thought leadership” i vores dedikerede samling af ressourcer til ledere vedrørende fjernarbejde.
Strategier for succes med fjernarbejde
Der er flere måder, hvorpå cloudteknologi kan skabe succes med fjernarbejde.
Fjernsamarbejde om dokumenter
Med cloudlager og samarbejdsområder som Dropbox Paper er det nemt for teams at samarbejde om dokumenter i realtid.
Med funktioner som annoteret feedback, tilknytning af kalenderbegivenheder til dokumenter og avancerede delingsfunktioner har det aldrig været nemmere at skabe jeres bedste arbejde – sammen.
Ledelse af medarbejdere, der arbejder hjemmefra
Ledelse af medarbejdere, der arbejder hjemmefra, kræver en vis grad af tillid, og som deres leder skal du også identificere tegnene på, at opgaverne bliver løst – er det kvantiteten og kvaliteten af arbejdet? Præstationstallene? Eller noget helt andet?
I stedet for at bruge tid og energi på at bekymre dig om, om medarbejderne sidder ved deres skrivebord, skal du fokusere på deres resultater. Ved at måle medarbejdernes resultater i forhold til forventningerne kan du hurtigt se, om et medlem af teamet ikke arbejder optimalt.
Med værktøjer som Dropbox Slack-integrationen og muligheden for at se brugere i dokumenter i realtid er det nemt at føle dig forbundet med de øvrige teammedlemmer – selv når du ikke er det.
Hvis du vil have avancerede teknikker og eksperttips til, hvordan du leder teams på afstand, kan du prøve at se webinarserien Business as Unusual fra Dropbox.
Mød og samarbejd med teams, når du arbejder eksternt
Det kan hjælpe at arrangere et tilbagevendende møde, f.eks. et dagligt stående møde, hvor teamet kort fortæller, hvad de vil arbejde med i dag – sørg for, at det gøres så kort som muligt.
Takket være Dropbox' Zoom-integration er det nemt at holde tilbagevendende møder og endda knytte et Paper-dokument til begivenheden med den seneste status og fremskridt for projekter.
Og hvis teammedlemmer ikke kan deltage i møder, sikrer asynkrone møder, som muliggøres af optagelsesværktøjer som Dropbox Capture, at alle kan drage fordel af sessionen, når det passer i deres tidsplan.
Frygt ikke fjernarbejde – tag det til dig med Dropbox
Uanset hvordan man ser på det, er fjernarbejde i en eller anden form kommet for at blive. Det betyder, at det hurtigt bliver vigtigt for virksomheder at indføre en arbejdsgang, der fremmer fjernarbejde som en mulighed.