Nel luglio del 2021, The Atlantic ha pubblicato un articolo intitolato "Why Managers Fear a Remote-Work Future" (Perché i manager temono il futuro del lavoro da remoto). Ha sfidato le norme ben radicate della cultura lavorativa legata al posto di lavoro fisico e ha presentato una tesi secondo cui stiamo assistendo a un'evoluzione ineluttabile delle nostre abitudini lavorative.
L'articolo ha fatto scalpore quando è stato pubblicato e ha attirato l'attenzione dei lavoratori di ogni livello. In particolare, ha destato stupore il momento in cui i lavoratori hanno chiesto di mantenere il diritto di lavorare in modo flessibile, mentre i manager speravano di riportare tutta la forza lavoro in ufficio.
Se da un lato i lockdown globali sembrano appartenere al passato, il dibattito sul lavoro da remoto è sempre attuale. Alcune aziende note a livello globale stanno spingendo verso il rientro in ufficio. Un esempio lampante si è verificato nel giugno del 2022, quando Elon Musk ha chiesto ai dipendenti Tesla di rientrare in ufficio, pena il licenziamento.
D'altro canto, i datori di lavoro che hanno adottato il lavoro da remoto hanno potuto assumere i dipendenti attingendo da un pool di candidati molto più ampio, senza dover sottostare al requisito della vicinanza al posto di lavoro.
Quindi la domanda rimane: considerando che ormai il lavoro da remoto è una pratica sempre più diffusa negli ambienti di lavoro moderni, in che modo manager e team possono sfruttarla come un'opportunità per collaborare in modo più efficiente che mai?
In questa guida scopriremo come sfruttare al meglio una soluzione di lavoro da remoto.
Il lavoro da remoto è destinato a rimanere?
Veniamo al punto: se speri di trovare delle prove che indichino che l'esperimento del lavoro da remoto è finito e che assisteremo a un ritorno in ufficio di massa... probabilmente non lo troverai.
Come aveva predetto l'articolo del The Atlantic, il lavoro da remoto continua ad essere un punto fermo nella cultura dell'ambiente di lavoro.
E, onestamente, ha senso che sia così. Considerando i vantaggi che offre ai dipendenti, come pendolarismo ridotto o eliminato del tutto, ambienti di lavoro più confortevoli, miglior equilibrio tra vita privata e vita lavorativa e molto altro, non sorprende che molti abbiano optato per una soluzione da remoto o ibrida.
Inoltre, le tecnologie moderne consentono di completare da remoto quelle attività che prima richiedevano una presenza in ufficio. Con gli strumenti per la produttività di Dropbox, ad esempio, condividere e collaborare a progetti da remoto non è mai stato così facile e veloce.
Per quanto nessuno sappia con certezza cosa ci riserva il futuro, un ritorno all'approccio di lavoro esclusivamente in ufficio sembra improbabile.
In che modo le aziende traggono vantaggio dal lavoro da remoto dei dipendenti
Il lavoro da remoto non avvantaggia solo i dipendenti, ma anche i manager e le aziende.
Ecco alcuni dei vantaggi di cui godono i datori di lavoro che appoggiano il lavoro da remoto:
- Riduzione delle spese generali: con meno persone in ufficio, potrai optare per un ambiente più piccolo e conveniente
- Agevolazione della crescita: i lavoratori da remoto consentono alle aziende di crescere rapidamente, anche oltre i confini geografici, senza acquisire nuovi uffici
- Maggior collaborazione: gli strumenti per la collaborazione basati sul cloud consentono ai team di collaborare ai documenti nello stesso momento e di discuterne durante le chiamate o tramite altri canali di feedback
Quindi, considerando gli innumerevoli vantaggi, perché alcune aziende sono così restie?
Perché alcune aziende non permettono di lavorare da casa
Sono diversi i motivi per cui un manager o un'azienda esitano di fronte alla possibilità di concedere di lavorare da casa.
In genere, queste sfide possono essere raggruppate nei tre temi seguenti:
- Necessità di controllo: i manager hanno più difficoltà a tenere sotto controllo i loro team da remoto e a fidarsi di loro
- Visibilità dei dipendenti: e il conseguente impatto su elogi, promozioni e preferenze
- Cultura: si teme che i team che non si incontrano di persona non riusciranno a connettersi e collaborare in modo efficiente
Come giustificare il lavoro da casa
Stai cercando di introdurre il lavoro da remoto o flessibile nel tuo team?
Per convincerti o persuadere i tuoi colleghi o i superiori, sarà necessario dimostrare tutti i vantaggi del lavoro da remoto e rassicurarli in merito alle preoccupazioni indicate in precedenza.
In particolare, sarà utile presentare le soluzioni nell'ambito di una proposta attuabile. Detto questo, una tecnologia basata sul cloud e i flussi di lavoro per la produttività rappresentano la struttura portante di una strategia efficace di lavoro da remoto.
Utilizziamo un esempio per illustrare questo concetto: si sta per concludere una lunga settimana e sulla tua scrivania è appena arrivata una proposta commerciale importante. È un'opportunità troppo importante per lasciarsela sfuggire, ma per rispettare la scadenza è necessario che uno specialista di ogni reparto dell'azienda contribuisca entro le prossime 24 ore. Considerando i loro impegni e un preavviso così breve, riunirli tutti in una stanza per collaborare sarà impossibile: ecco che entra in gioco la tecnologia cloud.
Con una soluzione abilitata per il cloud come Dropbox, puoi creare un singolo documento con un'introduzione contenente una presentazione chiara e il contesto del cliente, seguita da una sezione per ogni team, con un breve riepilogo di ciò che dovranno realizzare.
Invece di far lavorare ogni membro del team in modo isolato e raccogliere tutte le versioni tramite email, puoi creare un singolo file centralizzato, dove tutto il team potrà lavorare in parallelo.
Questo non solo semplificherà la gestione dei progetti, ma permetterà a ogni collaboratore di vedere il lavoro in corso degli altri e di adattare il proprio messaggio. In questo caso, i sistemi di lavoro da remoto consentono una collaborazione più efficace di quanto fosse possibile in precedenza.
Cerchi più ispirazione? Puoi trovare ulteriori best practice e leadership di pensiero nella nostra raccolta dedicata alle risorse sul lavoro da remoto per i leader.
Strategie per un lavoro da remoto di successo
La tecnologia cloud può creare un ambiente adatto per il lavoro da remoto in diversi modi.
Collaborazione da remoto sui documenti
Con uno spazio di archiviazione cloud e strumenti per la collaborazione come Dropbox Paper, i team possono collaborare facilmente sui documenti in tempo reale.
Con funzionalità quali l'annotazione del feedback, il collegamento degli eventi di calendario e i controlli di condivisione avanzati, lavorare insieme non è mai stato così facile.
Gestione del lavoro del personale da casa
La gestione del personale che lavora da casa richiede un certo grado di fiducia, ma allo stesso modo, in qualità di manager, dovrai identificare degli indicatori di completamento dei lavori: la quantità o la qualità del lavoro? I dati relativi alle prestazioni? O altro?
Invece di sprecare tempo ed energie chiedendoti se i tuoi dipendenti sono seduti alla scrivania, concentrati sui loro risultati. Misurando i risultati dei tuoi collaboratori rispetto alle aspettative, potrai capire rapidamente se un membro del team non sta lavorando al meglio delle sue potenzialità.
Con strumenti come l'integrazione Slack di Dropbox e la possibilità di vedere gli utenti nei documenti in tempo reale, sentirsi connessi con gli altri membri del team sarà facilissimo, anche quando non lo sei.
Per tecniche avanzate e consigli di esperti su come gestire i team da remoto, segui la serie di webinar Business as Unusual di Dropbox.
Incontrare e coinvolgere i team quando si lavora da remoto
Potrebbe essere utile organizzare una riunione lampo ricorrente, ad esempio quotidiana, durante la quale il team spiegherà brevemente su cosa lavorerà ogni giorno.
Grazie all'integrazione Zoom di Dropbox, sarà facilissimo organizzare riunioni ricorrenti e collegare un documento Paper a ogni evento, con relativo aggiornamento sullo stato e sull'avanzamento dei progetti.
E in caso i colleghi non riuscissero a partecipare, le riunioni asincrone, supportate da strumenti di registrazione come Dropbox Capture, consentono a tutti di seguire una sessione non appena possibile.
Non temere il lavoro a distanza: adottalo con Dropbox
Comunque la si veda, il lavoro da remoto è destinato a rimanere, in un modo o nell'altro. Di conseguenza, è ormai indispensabile che le aziende adottino un flusso di lavoro che agevoli il lavoro da remoto come opzione.