I juli 2021 publicerade The Atlantic en artikel med titeln ”Why Managers Fear a Remote-Work Future”. Den utmanade de etablerade arbetsplatskulturnormerna och presenterade argument för varför vi bevittnar en oundviklig utveckling av våra arbetsvanor.
Artikeln gjorde avtryck när den publicerades och fångade uppmärksamheten hos människor i alla delar av ledningshierarkin. Den slog an en sträng vid en tidpunkt då personalen ville behålla rätten att arbeta flexibelt, medan många chefer försökte få tillbaka sin arbetskraft till kontoret.
Även om globala nedstängningar kanske är ett minne blott rasar debatten om distansarbete vidare. Å ena sidan ser vi hur några av världens främsta företag genomdriver en policy för återgång till kontoret. Ett framträdande exempel på detta som skapade rubriker i juni 2022 är när Elon Musk bad Tesla-personalen att återvända till kontoret eller riskera uppsägning från företaget.
Samtidigt har andra arbetsgivare som har anammat distansarbete kunnat anställa ur ett större urval av kandidater utan att behöva begränsa sig till närområdet.
Så frågan kvarstår – när distansarbetet nu blir en allt mer integrerad del av den moderna arbetskulturen, hur kan chefer och team använda det som en möjlighet att samarbeta mer effektivt än någonsin förr?
Vi kommer att utforska allt detta i denna definitiva guide till hur man kan omfamna distansarbetslösningar och tjäna på dem.
Är distansarbete här för att stanna?
Låt oss gå rakt på sak – om du hoppas hitta bevis för att distansarbetsexperimentet är över och en massåtergång till kontoret är på gång, ja då kommer du förmodligen inte att hitta det.
Som den tidigare nämnda debattartikeln från The Atlantic förutspådde har distansarbete fortsatt att vara en grundpelare i arbetsplatskulturen.
Och ärligt talat är detta helt rimligt. Med tanke på de fördelar som distansarbetet ger personalen i form av till exempel minskad eller obefintlig pendling, bekvämare arbetsmiljöer, bättre balans mellan arbete och privatliv och mycket annat är det inte konstigt att så många har valt att hålla fast vid en distans- eller hybridbaserad arbetskultur.
Dessutom gör den moderna teknikens funktioner det enkelt att utföra arbetsuppgifter på distans som tidigare hade krävt personal på kontoret. Med Dropbox-produktivitetsverktyg har det till exempel aldrig gått snabbare att dela och samarbeta i projekt på distans.
Även om ingen kan vara säker på vad framtiden har i sitt sköte är det svårt att föreställa sig en återgång till den traditionella kulturen med arbete uteslutande på kontoret.
Så gynnas företag när anställda arbetar på distans
Det är inte bara de anställda som kan dra nytta av distansarbete utan även företaget och cheferna.
Här är bara några av de fördelar som distansvänliga arbetsgivare kan märka av:
- Minskade omkostnader – med färre personer på kontoret kan man välja en mindre och billigare kontorsmiljö
- Möjliggör tillväxt – distansarbetare ger företag möjlighet att expandera snabbare, även bortom nuvarande geografiska begränsningar, utan att behöva skaffa mer kontorsutrymme
- Samarbeta mer – molnbaserade samarbetsverktyg gör det enkelt för team att arbeta i dokument samtidigt, och också diskutera dem i samtal eller andra feedbackkanaler
Så om det finns mycket att vinna, varför avvaktar vissa företag?
Därför tillåter vissa företag inte arbete hemifrån
Det finns ett antal olika och fallspecifika skäl till varför en viss chef eller ett visst företag kan vara tveksamma till att tillåta fortsatt arbete hemifrån.
Dessa upplevda utmaningar kan vanligtvis grupperas under följande tre rubriker:
- Kontrollbehov – chefer som har svårare att hålla koll på och lita på sina team på distans
- Översikt över de anställda – och den resulterande effekten på beröm, befordran och status
- Kultur – det finns en oro för att team som inte träffas personligen inte kommer att kunna interagera eller samarbeta effektivt
Så kan du motivera arbete hemifrån
Vill du introducera distansarbete eller flexibelt arbete i ditt team?
Vare sig du hoppas kunna övertyga dina kolleger, chefer eller dig själv är det bästa sättet att motivera distansarbete att visa dess fördelar och samtidigt ge argument mot de vanliga problemföreställningar som beskrivs i föregående avsnitt.
Framför allt kan det hjälpa att presentera lösningar som en del av ett konkret förslag. Med detta i åtanke är molnbaserad teknik – tillsammans med de produktivitetsarbetsflöden som den möjliggör – ryggraden i ett effektivt distansarbete.
Låt oss använda ett exempel för att illustrera detta – det närmar sig slutet av en lång vecka och en stor ny affärspresentation har precis landat på ditt skrivbord. Detta är ett för bra tillfälle att missa, men om du ska klara deadline måste en specialist från varje avdelning på företaget bidra inom de kommande 24 timmarna. Med hektiska scheman och så kort varsel kommer det att bli omöjligt att få in allihop i samma rum för att samarbeta – men här kommer molntekniken väl till pass.
Med en molnaktiverad lösning som Dropbox kan du skapa ett enda dokument med en tydlig brief och klientkontexten i introduktionen, följt av ett avsnitt för varje teammedlem med en kort sammanfattning av vad du vill att de ska producera.
I stället för att låta varje teammedlem arbeta isolerat och sedan försöka samla in alla versioner via e-post kan du ha en enda central fil som hela teamet arbetar i parallellt.
På så vis blir det inte bara lättare att projektleda, utan det blir också möjligt för varje deltagare att se alla andras pågående arbete och sedan skräddarsy sitt eget meddelande utifrån detta. I detta fall möjliggör distansarbetssystem ett effektivare samarbete än vad som tidigare var möjligt.
Söker du ytterligare inspiration? Du kan hitta ytterligare bästa praxis och tankeledarskap i vår särskilda samling av distansarbetesresurser för ledare.
Strategier för framgångsrikt distansarbete
Det finns ett antal olika sätt på vilka molnteknik kan skapa en miljö för framgångsrikt distansarbete.
Distanssamarbete i dokument
Med molnlagrings- och samarbetsutrymmen som Dropbox Paper är det enkelt för team att samarbeta i dokument i realtid.
Med funktioner som kommenterad feedback, länkning av kalenderhändelser till dokument och avancerade delningskontroller har det aldrig varit enklare att skapa bästa möjliga arbete – tillsammans.
Hantera personal som arbetar hemifrån
Att hantera personal som arbetar hemifrån kräver en viss grad av tillit, men du som chef måste också identifiera rätt tecken på att arbetet blir gjort. Är det kvantiteten och kvaliteten på arbetet? Nyckeltalen? Eller något helt annat?
I stället för att slösa tid och energi på att kontrollera om de anställda sitter vid sina skrivbord ska du fokusera på deras produktion. Genom att mäta din personals resultat mot förväntningarna kan du snabbt se om en medlem i teamet inte når sin fulla potential.
Med verktyg som Dropbox-integreringen med Slack och möjligheten att se användare i dokument i realtid är det enkelt att känna samhörighet med teamkollegorna – även när ni inte är i samma rum.
Om du vill ha avancerade teknik- och experttips om hur du hanterar team på distans kan du prova webbseminarieserien Business as Unusual från Dropbox.
Kommunicera och interagera med team när ni arbetar på distans
Det kan underlätta att arrangera ett återkommande möte, som ett dagligt morgonmöte under vilket teamet kortfattat och enkelt berättar vad de kommer att arbeta med under dagen.
Tack vare Dropbox-integreringen med Zoom är det enkelt att genomföra återkommande möten och till och med länka ett Paper-dokument till evenemanget med projektets senaste status och framsteg.
Och om teammedlemmarna inte kan ta sig till möten kan asynkrona möten – som möjliggörs av inspelningsverktyg som Dropbox Capture – se till att alla kan dra nytta av mötet på sin egen tid.
Frukta inte distansarbetet – omfamna det med Dropbox
Hur man än ser på saken är distansarbete i en eller annan form här för att stanna. Som ett resultat av detta blir det snabbt viktigt för företag att implementera ett arbetsflöde som möjliggör distansarbete som ett alternativ.