เหตุผลที่บรรดาผู้จัดการกลัวอนาคตของการทำงานจากระยะไกล และเหตุผลที่ควรเลิกกลัวได้แล้ว

ในเดือนกรกฎาคม 2021 นิตยสาร The Atlantic ได้เผยแพร่บทความชื่อ “เหตุผลที่บรรดาผู้จัดการกลัวอนาคตของการทำงานจากระยะไกล” โดยบทความดังกล่าวได้ท้าทายบรรทัดฐานของวัฒนธรรมในที่ทำงานที่กำหนดไว้ และเสนอข้อโต้แย้งว่าเรากำลังได้ประจักษ์กับวิวัฒนาการของอุปนิสัยการทำงานที่ไม่อาจหลีกเลี่ยงได้

บทความชิ้นนี้สร้างผลกระทบค่อนข้างมากเมื่อเผยแพร่ออกไป โดยดึงดูดความสนใจของคนทำงานในทั้งสองด้านของลำดับชั้นการบริหาร พนักงานเห็นด้วยอย่างยิ่งในประเด็นของการคงสิทธิ์ในการทำงานอย่างยืดหยุ่นไว้ ในขณะที่ผู้จัดการหลายๆ คนพยายามที่จะนำพนักงานของตนกลับมาทำงานที่บริษัท

แม้ว่าการล็อกดาวน์ทั่วโลกอาจกลายเป็นอดีตไปแล้ว แต่การถกเถียงกันเรื่องการทำงานจากระยะไกลยังคงมีอยู่ ในด้านหนึ่งเราได้เห็นบริษัทที่ได้รับการยอมรับมากที่สุดในโลกบางแห่งบังคับใช้นโยบายการกลับเข้าบริษัท ตัวอย่างที่เด่นชัดที่สุดในประเด็นนี้ได้กลายเป็นพาดหัวข่าวในเดือนมิถุนายน 2022 เมื่อ Elon Musk ขอให้พนักงานของ Tesla กลับเข้ามาทำงานที่บริษัท ไม่เช่นนั้นบริษัทจะเลิกจ้าง 

ในขณะเดียวกัน นายจ้างที่เปิดรับการทำงานจากระยะไกลก็สามารถจ้างงานจากกลุ่มผู้สมัครที่กว้างขึ้นได้ โดยไม่มีข้อจำกัดเรื่องการอาศัยอยู่ใกล้หรือไกลจากสำนักงานของบริษัท

ดังนั้น ในขณะที่การทำงานจากระยะไกลหลอมรวมตัวเองขึ้นอย่างแข็งแกร่งภายในวัฒนธรรมการทำงานสมัยใหม่อย่างต่อเนื่อง คำถามที่ยังคงอยู่ก็คือบรรดาผู้จัดการและทีมต่างๆ จะนำรูปแบบการทำงานดังกล่าวมาใช้เป็นโอกาสในการทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าที่เคยได้อย่างไร

เราจะมาสำรวจทุกอย่างกันในคู่มือสรุปนี้เพื่อเปิดรับโซลูชันการทำงานจากระยะไกลมาใช้เพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลงที่ดียิ่งขึ้น

การทำงานจากระยะไกลจะคงอยู่ต่อไปหรือไม่

มาเข้าประเด็นกันเลย หากคุณหวังว่าจะได้พบหลักฐานบ่งชี้ว่าการทดลองทำงานจากระยะไกลนั้นสิ้นสุดลง และบริษัทส่วนใหญ่ได้กลับเข้าทำงานที่สำนักงานเช่นเดิมแล้วละก็ คุณอาจจะไม่พบหลักฐานนั้น

บทความเชิงแสดงความคิดเห็นจากนิตยสาร The Atlantic ที่อ้างถึงก่อนหน้านี้ได้คาดการณ์ไว้ว่าการทำงานจากระยะไกลจะยังคงกลายมาเป็นหลักสำคัญของวัฒนธรรมในที่ทำงานต่อไป

และพูดกันตามตรง การคาดการณ์นี้สมเหตุสมผล เมื่อพิจารณาถึงประโยชน์ที่พนักงานจะได้รับ เช่น การเดินทางที่น้อยลงหรือการที่ไม่ต้องเดินทางเลย สภาพแวดล้อมในการทำงานที่สะดวกสบายขึ้น แนวคิด work life balance ที่ดีกว่าเดิม และอื่นๆ อีกมากมาย จึงไม่น่าแปลกใจที่คนจำนวนมากจะเลือกวัฒนธรรมการทำงานแบบเน้นการทำงานจากระยะไกลเป็นหลักหรือแบบไฮบริดต่อไป

ยิ่งไปกว่านั้น ความสามารถของเทคโนโลยีสมัยใหม่ยังช่วยให้คุณทำงานจากระยะไกลให้เสร็จได้อย่างง่ายดาย ซึ่งก่อนหน้านี้คงจะต้องให้พนักงานมาที่บริษัทจึงจะทำงานนั้นเสร็จได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อใช้เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Dropbox การแบ่งปันและทำงานร่วมกันในโครงการต่างๆ จากระยะไกลจะรวดเร็วขึ้นกว่าที่เคย

แม้จะไม่มีใครทราบแน่ชัดว่าอนาคตจะเป็นอย่างไร แต่ก็เป็นเรื่องยากที่จะจินตนาการถึงการหวนคืนสู่แนวทางการทำงานในสำนักงานเพียงอย่างเดียวแบบเดิม

บริษัทได้รับประโยชน์อย่างไรเมื่อพนักงานทำงานจากระยะไกล

ไม่ใช่แค่พนักงานเท่านั้นที่สามารถรับประโยชน์จากการทำงานจากระยะไกล แต่บริษัทและผู้จัดการก็ได้รับประโยชน์ด้วยเช่นกัน

ตัวอย่างข้อดีบางประการที่นายจ้างจะได้รับเมื่อทำงานจากระยะไกล มีดังนี้ 

• ค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจลดลง เนื่องจากจำนวนคนในสำนักงานลดน้อยลง คุณจึงสามารถเลือกสภาพแวดล้อมสำนักงานที่มีขนาดเล็กลงและราคาย่อมเยากว่าเดิมได้
• ส่งเสริมการเติบโต แม้ว่าจะอยู่นอกระยะจำกัดทางภูมิศาสตร์ในปัจจุบัน แต่พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลก็ช่วยให้ธุรกิจสามารถขยายตัวได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องซื้อหรือเช่าพื้นที่สำนักงานเพิ่มเติม
• ทำงานร่วมกันได้มากขึ้น เครื่องมือการทำงานร่วมกันบนระบบคลาวด์ช่วยให้ทีมสามารถทำงานในเอกสารพร้อมกันได้อย่างง่ายดาย ทั้งยังหารือเรื่องเอกสารนั้นผ่านการโทรหรือช่องทางการให้ข้อคิดเห็นอื่นๆ ได้อีกด้วย

หากประโยชน์ที่จะได้รับมีมากมาย แล้วทำไมบางบริษัทถึงยังรีรอล่ะ

เหตุใดบริษัทบางแห่งจึงไม่อนุญาตให้ทำงานที่บ้าน

มีเหตุผลเฉพาะกรณีที่แตกต่างกันไปหลายประการที่ทำให้ผู้จัดการบางคนหรือบริษัทบางแห่งอาจลังเลที่จะอนุญาตให้ทำงานที่บ้านต่อไป

โดยทั่วไปสามารถจัดกลุ่มความท้าทายที่รับรู้กันเหล่านี้ได้ภายใต้สามหัวข้อต่อไปนี้ 

• ความต้องการในการควบคุม ผู้จัดการรู้สึกว่าการติดตามควบคุมและไว้วางใจทีมของตนจากระยะไกลนั้นเป็นเรื่องยากกว่า
• การมองเห็นพนักงาน รวมถึงผลกระทบต่อการชื่นชม การเลื่อนตำแหน่ง และความนิยมชมชอบ
• วัฒนธรรม มีข้อกังวลว่าทีมที่ไม่ได้พบปะกันโดยตรงจะไม่สามารถสานสัมพันธ์หรือทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วิธีการพิสูจน์ว่าการทำงานที่บ้านนั้นให้ผลลัพธ์ที่ดี

คุณต้องการแนะนำการทำงานจากระยะไกลหรือการทำงานที่ยืดหยุ่นให้กับทีมของคุณใช่ไหม

ไม่ว่าคุณหวังที่จะโน้มน้าวเพื่อนร่วมงาน หัวหน้า หรือตัวคุณเอง วิธีที่ดีที่สุดในการหาเหตุผลที่ดีให้กับการทำงานจากระยะไกลคือการแสดงให้เห็นถึงประโยชน์ที่ทุกคนจะได้รับไปพร้อมๆ กับการให้ความอุ่นใจในส่วนของข้อกังวลทั่วๆ ไปที่ระบุไว้ในส่วนที่แล้ว

โดยประโยชน์ที่เด่นชัดที่สุดคือ การทำงานที่บ้านช่วยนำเสนอโซลูชันต่างๆ ให้เป็นส่วนหนึ่งของข้อเสนอที่สามารถดำเนินการได้จริง เมื่อคำนึงถึงข้อนี้ เทคโนโลยีบนระบบคลาวด์ ควบคู่กับเวิร์กโฟลว์การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ทำได้ด้วยการใช้เทคโนโลยีนี้จึงเป็นแกนหลักของการทำงานจากระยะไกลให้มีประสิทธิภาพ

ลองดูตัวอย่างนี้เพื่อให้เห็นภาพกัน เมื่อใกล้สิ้นสุดสัปดาห์การทำงานที่แสนยาวนาน และคุณเพิ่งจะได้รับการเสนอขายงานของธุรกิจใหม่ขนาดใหญ่ โอกาสนี้ดีเกินกว่าจะปล่อยให้หลุดมือ แต่หากคุณจะทำงานนั้นให้เสร็จได้ตามกำหนดเวลา คุณจะต้องมีผู้เชี่ยวชาญจากแต่ละแผนกในบริษัทมาช่วยกันทำงานให้ทันภายในอีก 24 ชั่วโมง ด้วยตารางงานที่ยุ่งและการแจ้งที่กระชั้นชิด การให้ผู้เชี่ยวชาญทุกคนมาร่วมทำงานในห้องเดียวกันจึงเป็นไปไม่ได้ เทคโนโลยีระบบคลาวด์จึงเข้ามามีบทบาท

เมื่อใช้โซลูชันที่ใช้งานได้บนระบบคลาวด์อย่าง Dropbox คุณสามารถสร้างเอกสารฉบับเดียวที่ประกอบด้วยข้อมูลสรุปที่ชัดเจนพร้อมบริบทเกี่ยวกับลูกค้าในบทนำ ตามด้วยหัวข้อสำหรับสมาชิกในทีมแต่ละคน โดยมีข้อมูลสรุปสั้นๆ ว่าคุณจะต้องให้สมาชิกในทีมช่วยทำอะไร 

แทนที่จะให้สมาชิกในทีมแต่ละคนทำงานแยกกันแล้วพยายามรวบรวมไฟล์เวอร์ชันต่างๆ ทั้งหมดที่ส่งอีเมลถึงกันในภายหลัง คุณสามารถสร้างไฟล์ส่วนกลางไฟล์เดียวที่ทั้งทีมใช้ทำงานพร้อมกันได้ 

วิธีนี้ไม่เพียงช่วยให้จัดการโครงการได้ง่ายขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ผู้มีส่วนร่วมแต่ละคนเห็นงานที่คนอื่นๆ กำลังทำอยู่ แล้วปรับแต่งข้อความของตนเองให้เหมาะสมได้ ในกรณีเช่นนี้ ระบบการทำงานจากระยะไกลจะช่วยให้ทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าที่เคย

กำลังมองหาแรงบันดาลใจเพิ่มเติมอยู่ใช่ไหม คุณสามารถค้นหาวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดและหลักการความเป็นผู้นำทางความคิดเพิ่มเติมได้ในชุดเฉพาะเกี่ยวกับแหล่งข้อมูลในการทำงานจากระยะไกลสำหรับผู้นำของเรา

กลยุทธ์เพื่อความสำเร็จในการทำงานจากระยะไกล

มีหลากหลายวิธีที่เทคโนโลยีระบบคลาวด์สามารถสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงานจากระยะไกลให้ประสบความสำเร็จได้

การทำงานร่วมกันบนเอกสารต่างๆ จากระยะไกล

เมื่อใช้บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์และพื้นที่ทำงานร่วมกันอย่าง Dropbox Paper ทีมสามารถทำงานร่วมกันบนเอกสารแบบเรียลไทม์ได้อย่างง่ายดาย

คุณสมบัติต่างๆ เช่น ข้อคิดเห็นที่มีหมายเหตุประกอบ การเชื่อมโยงกิจกรรมตามปฏิทินเข้ากับเอกสาร และการควบคุมในการแบ่งปันขั้นสูง ช่วยให้คุณสามารถสร้างผลงานที่ดีที่สุดร่วมกันได้อย่างง่ายดายยิ่งกว่าที่เคย

การบริหารจัดการพนักงานที่ทำงานจากบ้าน

การบริหารจัดการพนักงานที่ทำงานจากบ้านต้องใช้ความไว้วางใจระดับหนึ่ง แต่สิ่งที่ผู้จัดการของพนักงานกลุ่มนี้ต้องให้ความสำคัญไม่ยิ่งหย่อนไปกว่ากันคือ การกำหนดเครื่องบ่งชี้ให้ทราบว่างานต่างๆ กำลังได้รับการดำเนินการให้สำเร็จ ลองดูว่าเครื่องบ่งชี้นั้นคือปริมาณและคุณภาพของงานหรือเปล่า หรือว่าเป็นตัวเลขแสดงประสิทธิภาพในการทำงาน หรือเป็นอย่างอื่นกันแน่

ให้เน้นไปที่ผลงานของพนักงานแทนที่จะใช้เวลาและพลังงานไปกับการกังวลว่าพนักงานจะนั่งอยู่ที่โต๊ะทำงานหรือไม่ การวัดผลงานของพนักงานเทียบกับความคาดหวังจะทำให้คุณจะทราบได้อย่างรวดเร็วว่าสมาชิกในทีมทำงานสุดความสามารถของตนหรือเปล่า

เครื่องมือต่างๆ เช่น การผสานการทำงานกับ Slack ของ Dropbox และความสามารถในการดูผู้ใช้ภายในเอกสารแบบเรียลไทม์ ทำให้คุณรู้สึกเชื่อมโยงกับเพื่อนร่วมทีมได้ไม่ยาก แม้ว่าคุณจะไม่ได้เจอกันก็ตาม

หากต้องการทราบเทคนิคขั้นสูงและเคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับวิธีบริหารจัดการทีมจากระยะไกล ให้ลองดูชุดการสัมมนาทางเว็บเรื่องโลกธุรกิจที่เปลี่ยนไปจากเดิมจาก Dropbox

พบปะและมีส่วนร่วมกับทีมเมื่อทำงานจากระยะไกล

Dropbox สามารถช่วยจัดการประชุมที่ต้องจัดซ้ำๆ ได้ เช่น การพบปะในแต่ละวัน ซึ่งทีมของคุณจะสรุปสั้นๆ ว่าตนจะทำอะไรบ้างในวันนี้ โดยใช้เวลาให้น้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

การผสานการทำงานกับ Zoom ของ Dropbox ช่วยให้ดำเนินการประชุมที่ต้องจัดซ้ำๆ เป็นไปโดยง่าย และยังสามารถเชื่อมโยงเอกสาร Paper เข้ากับกิจกรรมได้ด้วย โดยจะเห็นสถานะล่าสุดและความคืบหน้าของโครงการไปพร้อมกัน

และหากเพื่อนร่วมทีมไม่สามารถเข้าประชุมได้ การประชุมแบบอะซิงโครนัสซึ่งทำได้โดยใช้เครื่องมือการบันทึกอย่าง Dropbox Capture จะทำให้มั่นใจได้ว่าทุกคนสามารถรับประโยชน์จากเซสชันการประชุมได้ในเวลาที่ตนสะดวก

เลิกกลัวและเปิดรับการทำงานจากระยะไกลด้วย Dropbox

ไม่ว่าคุณจะมองอย่างไร การทำงานจากระยะไกลบางรูปแบบจะคงอยู่ต่อไป ด้วยเหตุนี้ การนำเวิร์กโฟลว์ที่ส่งเสริมการทำงานจากระยะไกลเข้ามาเป็นตัวเลือกหนึ่งจึงกลายเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับธุรกิจต่างๆ อย่างรวดเร็ว