В июле 2021 года в журнале The Atlantic была опубликована статья под названием «Why Managers Fear a Remote-Work Future» (Почему руководители боятся полного перехода на удаленную работу). Автор статьи подверг сомнению устоявшиеся нормы организации труда и привел аргументы в пользу ее неизбежной эволюции.
Публикация вызвала большой резонанс и привлекла внимание сотрудников по обе стороны управленческой иерархии, ведь она вышла именно в тот момент, когда люди стремились сохранить право на гибкий график работы, а многие руководители хотели вернуть персонал в офис.
Необходимость в полном карантине вряд ли возникнет в ближайшем будущем, однако дебаты о выполнении обязанностей из дома продолжаются. С одной стороны, мы видим, как некоторые из самых известных компаний мира проводят политику возвращения в офис. Например, в июне 2022 года Илон Маск предложил сотрудникам Tesla вернуться на свои рабочие места под угрозой увольнения из компании.
Между тем, предприятия, которые перешли на удаленный режим, получили возможность выбирать сотрудников из более широкого круга кандидатов, не ограничиваясь собственным регионом.
Эти факторы ставят нас перед вопросом: удаленная работа становится неотъемлемой составляющей современной трудовой культуры, но как руководителям и командам использовать ее для более эффективного сотрудничества?
Мы рассмотрим все аспекты этой проблемы в нашем полном руководстве по внедрению решений для удаленной работы.
Каково будущее удаленной работы?
Давайте сразу перейдем к делу: если вам нужны доказательства того, что эксперимент с «удаленкой» закончен и сотрудники массово возвращаются в офис, — увы, скорее всего, таких доказательств вы не найдете.
Как и предсказывалось в ранее упомянутой статье, удаленный режим стал базовой моделью трудовой культуры.
И, честно говоря, в этом есть смысл. Учитывая преимущества, которые он дает сотрудникам, такие как сокращение или полное отсутствие поездок, более комфортные условия труда, улучшенный баланс между работой и личной жизнью и многое другое, неудивительно, что многие предпочитают и дальше придерживаться дистанционной или гибридной модели занятости.
Более того, современные технологии позволяют с легкостью выполнять задачи дистанционно, даже если раньше для этого требовалось присутствие сотрудника в офисе. Например, с помощью инструментов продуктивности Dropbox можно быстро делиться проектами и совместно работать над ними.
Хотя никто не может с уверенностью сказать, что ждет нас в будущем, трудно представить себе возврат к традиционной модели работы только в офисе.
Преимущества удаленной работы для компаний
Пользу из возможности дистанционного выполнения обязанностей извлекают не только сотрудники, но также компании и руководители.
Вот лишь некоторые из преимуществ для работодателей, которые используют удаленный режим:
- снижение накладных расходов: благодаря уменьшению числа сотрудников вы можете выбрать более компактный и доступный по цене офис;
- стимуляция роста: удаленный режим позволяет предприятиям быстро расширяться, невзирая на географические ограничения, и для этого не нужно приобретать дополнительные офисные площади;
- удобное сотрудничество: облачные инструменты для совместной работы позволяют упростить одновременную работу над документами, а также их обсуждение по телефону или другим каналам обратной связи.
Однако почему же, несмотря на все перечисленные преимущества, многие компании не торопятся перейти на удаленный режим работы?
Почему некоторые компании не разрешают работать из дома
Причины, по которым конкретные руководители или компании запрещают постоянное выполнение обязанностей из дома, могут быть совершенно разными.
Их можно разделить на три категории:
- потребность в контроле: в удаленном режиме руководителям становится труднее следить за работой сотрудников и доверять им;
- все сотрудники на виду: и, как следствие, влияние на поощрение, продвижение по службе и благосклонность руководства;
- культура: есть опасение, что если участники рабочей группы не встречаются лично, то они не смогут эффективно взаимодействовать и сотрудничать.
Как обосновать необходимость работы из дома
Вы хотите внедрить удаленную или гибкую работу в своей команде?
Если вам нужно убедить коллег, начальство или себя в необходимости перехода на дистанционный режим, лучше всего продемонстрировать его преимущества и одновременно обговорить меры по устранению типичных проблем, перечисленных выше.
Кроме того, это может помочь представить решения как часть предложения, осуществимого на практике. Учитывая все вышеперечисленное, облачные технологии вместе с процессами, которые они обеспечивают, станут основой эффективной удаленной работы.
Проиллюстрируем это на примере. Близится конец хлопотной недели, а на ваш стол только что легло новое коммерческое предложение на крупную сумму. Это слишком хорошая возможность, чтобы упустить ее, но если вы хотите уложиться в срок, то вам понадобятся специалисты из каждого отдела компании, которые примут участие в работе над проектом в течение следующих 24 часов. Учитывая плотные графики и короткий срок, собрать их всех в одной комнате для совместного труда будет нереальной задачей. И вот тут в дело вступают облачные технологии.
С помощью облачного решения, такого как Dropbox, вы можете создать единый документ с четким описанием и контекстом проекта, а затем добавить для каждого участника рабочей группы раздел с кратким описанием стоящих перед ним задач.
Таким образом сотрудники не будут предоставлены сами себе и вам не придется собирать все версии по электронным письмам — у вас будет один файл, над которым работает вся команда одновременно.
Это не только облегчает управление проектом, но и позволяет каждому участнику видеть, чем в данный момент заняты остальные, и адаптировать свой рабочий процесс соответствующим образом. То есть системы удаленной работы позволяют наладить более эффективное сотрудничество, чем это было возможно ранее.
Нужны еще идеи? Вы можете найти дополнительные рекомендации и примеры внедрения в нашей специальной подборке ресурсов по удаленной работе для руководителей.
Стратегии для успешной организации удаленной работы
Есть ряд способов по созданию условий для успешного дистанционного сотрудничества с помощью облачных технологий.
Удаленная работа над документами
Облачные хранилища и пространства для совместной работы, такие как Dropbox Paper, позволяют командам с легкостью взаимодействовать по задачам, касающимся документов, в режиме реального времени.
Благодаря таким функциям, как примечания, привязка событий календаря к документам и расширенные средства управления общим доступом, работать эффективно стало проще, чем когда-либо.
Управление сотрудниками, работающими из дома
Управление персоналом, работающим из дома, требует определенного доверия. Тем не менее, как руководитель, вы должны установить показатели выполнения задач. Но что это будет? Количество и качество работы? Показатели производительности? Или что-то еще?
Не тратьте время и энергию на отслеживание того, сидят ли сотрудники за своими столами, — сосредоточьтесь на их продуктивности. Сравнивая фактическую производительность с ожидаемой, вы быстро поймете, работает ли тот или иной участник команды максимально эффективно.
Благодаря таким инструментам, как интеграция Dropbox и Slack и возможности отслеживать действия пользователей в документах в режиме реального времени, вы можете с легкостью контролировать удаленных сотрудников.
Чтобы узнать о передовых методах и ознакомиться с советами экспертов по дистанционному управлению командами, посмотрите серию вебинаров Business as Unusual, подготовленных Dropbox.
Взаимодействие с удаленными командами и вовлечение в рабочий процесс
При дистанционном режиме полезно организовывать регулярные встречи, например ежедневное совещание, во время которого участники вкратце расскажут о том, над чем они будут работать сегодня.
Благодаря интеграции Dropbox и Zoom можно легко проводить регулярные собрания и даже привязывать к этим мероприятиям документы Paper с актуальной информацией о реализации проекта.
Даже если кто-то из участников рабочей группы пропустил совещание — не беда: инструменты для записи, такие как Dropbox Capture, позволяют проводить асинхронные совещания, гарантируя, что все сотрудники смогут ознакомиться с итогами встречи в удобное для них время.
Не бойтесь удаленной работы, ведь с вами Dropbox
Как мы уже убедились, дистанционный режим остается с нами даже после окончания пандемии. Поэтому сегодня компаниям необходимо быстро внедрять рабочие процессы, которые облегчат использование этого способа занятости.