Нарешті! Після місяців дискусій, запитів на пропозиції, змін до запитів на пропозиції, змін до змін, зустрічей з відділом маркетингу, зустрічей з керівництвом, зустрічей з усіма, відеодзвінків і останньої особистої зустрічі, щоб обговорити деталі та потиснути руки один одному, ваше креативне агентство отримало нового клієнта. Це велика обліковка з великою кількістю рухомих частин, і це чудове відчуття, коли вам вдається посадити літак.
Тепер починається справжня робота.
Перший крок: залучення клієнта до роботи, щоб ресурси та робота могли безперешкодно рухатися в обох напрямках. Плавний та ефективний процес залучення забезпечує чудовий фундамент для побудови успішного проєкту. Новий клієнт буде вражений простотою та продуманістю надійного та бездоганного досвіду. Ваша команда знатиме, що у них є все необхідне для початку роботи, а також системи для надсилання та отримання додаткових файлів і папок. Також їм буде відомо, що вони можуть знайти та отримати доступ до потрібної інформації в потрібний час, використовуючи методи безпеки для запобігання витоку даних.
Ось кілька стратегій, які допоможуть зробити залучення клієнта максимально безболісним.
Стандартизація процесу складання та підписання контракту
Що найбільше захоплює в отриманні нової роботи? Підписання контракту робить цей процес фактом, що відбувся. Один з найгірших моментів? Складання контракту. Втім, за допомогою шаблонів Dropbox Sign можна просто скласти стандартний контракт, а потім щоразу використовувати його. Також доцільно розробити шаблони для різних типів графіків, які часто використовуються у вашій організації. Це перевірена та надійна система, що працює за принципом «підключи та працюй», для легкого залучення клієнтів. (Оскільки ми тут, чому б не скористатися шаблонами Dropbox Paper для створення концепцій рекламної кампанії, проєктів із відеовиробництва та інших потреб? Така важка робота не обов'язково має бути такою важкою).
Створіть початковий посібник і визначте очікування
Новий клієнт — це як нові стосунки: обидві сторони з нетерпінням чекають на майбутнє і водночас побоюються того, як все може повернутися. З огляду на це, важливо правильно розпочати роботу, створивши початковий посібник, щоб клієнт знав, чого очікувати. Це може бути інформація про те, як працює ваша організація, трохи відомостей про керівників і, можливо, один‑два «криголами». Надішліть його безпечно, а потім проведіть їх через посібник. Не забудьте включити переліки, щоб клієнт розумів, що робити далі.
Запитуйте та одержуйте файли (і отримуйте їх у правильному місці)
Коли ви залучаєте клієнта, швидше за все, вам знадобляться його файли. Можливо, це означає деякі з їхніх існуючих ресурсів, а можливо, це просто звалище інформації, яку ваша команда має вивчити. За допомогою запитів файлів ваша команда може запитувати певні файли, а клієнт може передати їх до вашої обліковки, навіть якщо у нього немає власного Dropbox. Просто створіть новий запит, введіть кілька деталей, виберіть папку, куди передаватимуться файли, встановіть термін виконання та надішліть запит. Запити можна редагувати постфактум, якщо вам потрібно змінити інформацію. Все, що вам потрібно зробити, це дочекатися надходження файлів і закрити запит, щойно вони надійдуть.
Не забувайте про захист даних
За своєю природою, залучення нового клієнта включатиме певний рівень конфіденційних даних, якими спільно користуються сторони, і які потім зберігаються в декількох місцях. Ніхто не хоче, щоб ці дані просочувалися у світ, тому важливо підтримувати безпеку. Dropbox захищає інформацію кількома різними способами. Він шифрує файли за допомогою 256‑бітного поліпшеного стандарту шифрування, щоб захистити дані, які передаються між програмами Dropbox і його серверами, постійно перевіряючи їх на наявність вразливостей. Завдяки захисту паролем у Dropbox доступ до файлу чи папки можуть отримати лише ті, хто знає пароль, а встановлення термінів дії посилання робить його доступним лише протягом певного періоду часу.
Залучення нового клієнта може (і має) бути безболісним. Після нетривалих роздумів і підготовки процес може піти майже сам по собі. Дотримуючись викладених вище кроків, агенція може швидко пройти процес залучення та перейти до власне реальної творчої роботи. Це, зрештою, і є найцікавішою частиною.
