Nareszcie! Po miesiącach rozmów, wysyłania zapytań ofertowych i wprowadzania do nich poprawek, spotkań z zespołem marketingowym i zespołem wykonawczym oraz wieloma innymi osobami, rozmów wideo, a także po ostatnim spotkaniu osobistym, podczas którego ustaliliście szczegóły i uścisnęliście sobie dłonie, Twoja agencja kreatywna zdobyła nowego klienta. Cały ten proces był naprawdę skomplikowany, więc wszyscy są bardzo zadowoleni, że udało się pomyślnie dobrnąć do jego końca.
Teraz zaczyna się jednak prawdziwa praca.
Pierwszym krokiem jest wdrożenie klienta, tak aby przepływ zasobów i pracy był płynny. Sprawny i wydajny proces wdrażania stanowi doskonały fundament, na którym można zbudować udany projekt. Nowy klient będzie pod wrażeniem tego, jaki jest on prosty, a zarazem przemyślany, solidny i bezproblemowy. Członkowie Twojego zespołu będą wiedzieć, że dysponują wszystkim, co jest im potrzebne do rozpoczęcia pracy, a także systemami służącymi do wysyłania i odbierania dodatkowych plików oraz folderów. Będą również mogli znaleźć niezbędne zasoby i uzyskać do nich dostęp wtedy, kiedy będą ich potrzebować, stosując przy tym procedury bezpieczeństwa zapobiegające wyciekom danych.
Oto kilka strategii, które pozwalają maksymalnie uprościć proces wdrażania klienta.
Standaryzacja procesu tworzenia i podpisywania umów
Jeden z najbardziej ekscytujących aspektów pozyskiwania nowych zleceń? Podpisanie oficjalnej umowy. Jeden z najgorszych aspektów? Tworzenie tej umowy. Dzięki szablonom w Dropbox Sign można jednak w prosty sposób stworzyć standardową umowę, a później wielokrotnie z niej korzystać. Warto również opracować szablony dla różnych typów harmonogramów, z których często korzysta Twoja organizacja. Jest to sprawdzony i gotowy do użycia system, który ułatwia wdrażanie klientów. Skoro o tym mowa – dlaczego nie skorzystać z szablonów Dropbox Paper na potrzeby briefów kreatywnych, projektów produkcji wideo i innych celów? Tego rodzaju praca wcale nie musi być nudna.
Przygotowanie przewodnika wprowadzającego i określenie oczekiwań
Nowy klient jest jak nowy związek: obie strony są podekscytowane przyszłością, ale też ostrożne co do tego, jak sprawy mogą się potoczyć. Mając to na uwadze, ważne jest, aby dobrze zacząć – w tym przypadku poprzez stworzenie przewodnika wprowadzającego, dzięki któremu klient będzie wiedział, czego może się spodziewać. Może on zawierać opis sposobu funkcjonowania organizacji, trochę informacji na temat panujących w niej zasad i być może drobny żart mający na celu rozluźnienie atmosfery. Bezpiecznie wyślij ten przewodnik, a następnie przejdź przez niego wraz z klientami. Nie zapomnij o dołączeniu list kontrolnych, aby klient wiedział, jakie kroki należy podjąć.
Prośby o pliki i ich odbieranie (oraz umieszczanie we właściwej lokalizacji)
Kiedy wdrażasz klienta, prawdopodobnie potrzebujesz od niego plików. Mogą to być jego istniejące zasoby lub po prostu zrzut informacji do zbadania przez Twój zespół. Za pomocą próśb o pliki Twój zespół może poprosić o konkretne pliki, a klient może je przesłać na Twoje konto, nawet jeśli sam nie korzysta z Dropbox. Wystarczy utworzyć nową prośbę, wprowadzić kilka szczegółów, wybrać folder, do którego zostaną przesłane pliki, ustalić termin i przesłać prośbę. Jeśli zajdzie potrzeba zmiany informacji, prośby można edytować po ich przesłaniu. Wszystko, co musisz zrobić, to poczekać na dostarczenie plików, a następnie zamknąć prośbę.
Bezpieczeństwo danych
Ze względu na charakter procesu wdrażania nowego klienta będzie on obejmował pewnego rodzaju zastrzeżone dane, które są współdzielone przez poszczególne strony, a następnie przechowywane w kilku lokalizacjach. Nikt nie chce, aby te dane wyciekły na zewnątrz, dlatego zachowanie bezpieczeństwa jest ważne. Dropbox zabezpiecza informacje na wiele sposobów. Szyfruje pliki za pomocą 256-bitowego algorytmu AES (Advanced Encryption Standard), aby chronić dane przesyłane między aplikacjami Dropbox a serwerami, a jednocześnie stale przeprowadza testy pod kątem luk w zabezpieczeniach. Dropbox oferuje także ochronę hasłem, dzięki której tylko osoby posiadające hasło mogą uzyskać dostęp do pliku lub folderu. Natomiast ustawienie dat wygaśnięcia łącza sprawia, że działa ono tylko przez określony czas.
Wdrażanie nowego klienta może – i powinno – być bezproblemowe. Wystarczy odrobina przygotowania, by proces ten niemalże przeprowadził się sam. Stosując się do powyższych kroków, agencja może szybko przejść przez proces wdrażania i zająć się rzeczywistą pracą twórczą, która jest przecież gwoździem programu.
