Enfin ! Il aura fallu des mois d'échanges et une multitude d'appels d'offres, de modification des appels d'offres, de modification des modifications, de réunions (avec l'équipe marketing, l'équipe de direction et pratiquement tout le monde), d'appels vidéo et enfin d'une dernière collaboration en personne pour finaliser les détails et conclure l'accord : votre agence de création a remporté un nouveau client. Il s'agit d'un compte important qui implique de nombreux intervenants, et ce succès est un soulagement pour tous.
Maintenant, le vrai travail peut commencer.
Première étape : intégrer le client afin de fluidifier le travail et le transfert des contenus. Un processus d'intégration simple et efficace est primordial pour réussir un projet. Une expérience fluide et sans faille ne pourra qu'impressionner un nouveau client. Votre équipe saura qu'elle dispose de tout ce dont elle a besoin pour commencer, ainsi que des systèmes en place pour envoyer et recevoir des fichiers et dossiers supplémentaires. Elle saura également qu'elle peut trouver ce dont elle a besoin quand cela est nécessaire, tout en suivant les pratiques de sécurité en vigueur pour éviter les fuites de données.
Voici quelques stratégies pour faciliter autant que possible l'intégration des clients.
Normalisez le processus de création et de signature des contrats
Qu'est-ce qui est le plus exaltant lorsque l'on remporte un appel d'offres ? Signer le contrat qui officialise la situation. Qu'est-ce qui est le plus pénible ? Créer le contrat. Les modèles Dropbox Sign sont là pour vous aider : vous créez facilement un contrat standard, puis le réutilisez en fonction des besoins. Il est également judicieux de concevoir des modèles adaptés aux différents types de calendriers que votre entreprise utilise régulièrement. Ce système éprouvé et prêt à l'emploi facilite l'intégration des clients. (Pendant que nous y sommes, pourquoi ne pas utiliser les modèles Dropbox Paper pour créer des briefs créatifs, élaborer des projets de production vidéo et répondre à d'autres besoins ? Ce type de travail fastidieux n'est pas une fatalité.)
Élaborez un guide de bienvenue et fixez les attentes
Un nouveau client, c'est comme une nouvelle relation : les deux parties s'enthousiasment pour l'avenir tout en restant sur leurs gardes quant à l'évolution de la situation. Dans cette optique, il est essentiel d'entamer la relation sous les meilleurs auspices en créant un guide de bienvenue pour que le client sache à quoi s'attendre. Il peut s'agir d'expliquer le fonctionnement de votre entreprise, de présenter brièvement les principes qui la régissent et, éventuellement, d'organiser une ou deux activités pour briser la glace. Envoyez le guide de manière sécurisée, puis expliquez ses points principaux. N'oubliez pas d'inclure des listes de tâches afin que le client comprenne la marche à suivre.
Demandez et recevez des fichiers (au bon endroit)
Lorsque vous intégrez un client, il devra probablement vous envoyer des fichiers. Il peut s'agir de contenus existants ou simplement d'informations que votre équipe doit examiner. Les demandes de fichiers permettent à votre équipe de demander des fichiers spécifiques que le client peut transférer dans votre compte, même s'il ne possède pas de compte Dropbox. La procédure est très simple : créez une nouvelle demande, saisissez quelques détails, choisissez le dossier dans lequel les fichiers seront transférés, fixez une date limite et envoyez la demande. Si vous devez changer les informations, les demandes sont modifiables a posteriori. Il suffit de réceptionner les fichiers, puis de clôturer la demande.
Ne faites pas l'impasse sur la sécurité des données
Par nature, l'intégration d'un nouveau client s'accompagne du partage de données propriétaires entre différentes parties, puis de leur stockage dans plusieurs endroits. Pour éviter la divulgation de ces données, il est important d'assurer un bon niveau de sécurité. Dropbox sécurise les informations de différentes manières. Les fichiers sont chiffrés au moyen du standard AES (Advanced Encryption Standard) 256 bits pour protéger les données en transit entre les applications de Dropbox et ses serveurs. Par ailleurs, les vulnérabilités en matière de sécurité font l'objet d'une surveillance continue. Avec la protection par mot de passe Dropbox, seules les personnes possédant le mot de passe peuvent accéder à un fichier ou un dossier donné, tandis que la définition d'un délai de validité pour un lien permet de limiter sa durée d'utilisation.
L'intégration d'un nouveau client peut (et doit) être simple. Avec un peu de réflexion et de préparation, le processus peut presque se dérouler tout seul. En suivant les étapes décrites ci‑dessus, une agence peut rapidement arriver au terme du processus d'intégration et passer à la phase de création proprement dite. Et c'est là que les choses sérieuses commencent.
