Наконец-то! После нескольких месяцев обсуждений, составления запросов на предложения, внесения в них изменений, внесения изменений в изменения, встреч с командой маркетологов, командой руководителей и со всеми, с кем можно, а также видеозвонков и последнего личного рандеву, чтобы обсудить детали и пожать друг другу руки, ваше креативное агентство обзавелось новым клиентом. Это значимый и очень перспективный клиент. Просто отлично, что удалось заполучить его.
Наконец, начинается настоящая работа.
Первый шаг: адаптация клиента к процессам, чтобы можно было легко обмениваться ресурсами и файлами. Хорошо организованный и эффективный механизм адаптации обеспечивает крепкую основу для построения успешного проекта. Простота и продуманность этого механизма произведет впечатление на нового клиента. Ваша рабочая группа будет знать, что у них есть все необходимое для начала, в том числе системы для отправки и получения дополнительных файлов и папок. Ваши коллеги также будут понимать, что смогут найти и получить доступ ко всем необходимым материалам, используя средства обеспечения безопасности для предотвращения утечки данных.
Вот несколько стратегий для максимального упрощения адаптации новых клиентов.
Стандартизация процесса создания и подписания договоров
Что является самым интересным в получении новой работы? Официальное подписание договора. А что является самым сложным? Составление договора. Однако при помощи шаблонов Dropbox Sign можно с легкостью составить стандартный договор один раз, а затем использовать его снова и снова. Кроме того, разумно будет разработать шаблоны для различных типов расписаний, которые часто используются в вашей организации. Такой подход — проверенный и эффективный способ упрощенной адаптации клиентов к рабочим процессам. (Раз уж мы об этом завели речь, то почему бы не воспользоваться шаблонами Dropbox Paper для создания концепций рекламных кампаний, проектов по производству видео и тому подобного? Рутинная работа такого типа не обязательно должна быть тяжелой.)
Создание начального руководства и формирование ожиданий
Привлечение нового клиента похоже на создание новых отношений: обе стороны с нетерпением ждут будущего, но в то же время опасаются того, что может произойти. Учитывая это, очень важно заложить правильную основу отношений, создав начальное руководство, чтобы клиент понимал, чего он может ожидать. Сюда можно включить информацию о том, как работает ваша организация, описать общие принципы и, возможно, добавить парочку комментариев, снимающих напряжение. Отправьте информацию безопасным образом и разберите руководство по пунктам. Не забудьте приложить списки дел, чтобы клиент имел представление о дальнейших действиях.
Запрос и получение файлов (в нужном месте)
При установлении деловых отношений с клиентами, скорее всего, вам понадобится от них файлы. Это могут быть существующие ресурсы, а возможно, и просто куча информации, которую вашей рабочей группе придется изучить. С помощью функции запроса файлов ваши коллеги могут запрашивать конкретные материалы, а клиент — загружать их в ваш аккаунт, даже он не пользуется Dropbox. Просто создайте новый запрос, укажите несколько деталей, выберите папку, в которую будут загружены нужные вам документы, установите срок и отправьте запрос. Если нужно изменить информацию, то запросы можно редактировать даже после их отправки. Все, что нужно сделать, это дождаться поступления файлов, а после этого закрыть запрос.
Не забывайте о безопасности данных
Разумеется, при установлении деловых отношений с новыми клиентами, в процессе работы будет происходить обмен конфиденциальными данными между сторонами, которые затем будут храниться в нескольких местах. Никто не хочет, чтобы эти данные стали достоянием общественности, поэтому обеспечение безопасности имеет первостепенное значение. Dropbox использует различные способы обеспечения безопасности информации. В нем используется система 256-разрядного шифрования Advanced Encryption Standard для защиты данных при передаче между приложениями Dropbox и его серверами, которая постоянно проверяет их на наличие уязвимостей в системе безопасности. Защита Dropbox с использованием пароля позволяет получить доступ к файлу или папке только пользователям, имеющим пароль, а установка срока действия ссылки позволяет сделать так, чтобы она работала только в течение определенного времени.
Установление деловых отношений с новыми клиентами может (и должно) быть безболезненным. Если немного подумать и подготовиться, то процесс может осуществляться практически без вашего участия. Выполняя приведенные выше шаги, агентство может быстро осуществить процесс установления деловых отношений с новыми клиентами и приступить непосредственно к выполнению творческой работы. Именно это и есть самое интересное.
