Finalmente! Dopo mesi di tira e molla, RDP, modifiche alle RDP, modifiche alle modifiche, riunioni con il team di marketing, riunioni con il team esecutivo, riunioni con... chiunque, videochiamate e un'ultima collaborazione di persona per chiarire i dettagli e concludere l'accordo, la tua agenzia creativa ha acquisito un nuovo cliente. Si tratta di un account importante, con molte parti mobili ed è incredibile essere riusciti ad accaparrarselo.
Ora inizia il vero lavoro.
Primo passaggio: completare l'onboarding del cliente, per fare in modo che risorse e lavoro fluiscano senza intoppi. Un processo di onboarding lineare ed efficiente rappresenta una solida base per costruire un progetto di successo. Un nuovo cliente sarà colpito dalla semplicità e dall'accuratezza di un'esperienza solida e senza interruzioni. Il tuo team saprà di avere a disposizione tutto ciò di cui avrà bisogno per iniziare, come anche dei sistemi per inviare e ricevere file e cartelle aggiuntivi. Saprà anche di poter accedere a tutte le risorse necessarie in qualsiasi momento, adottando al contempo pratiche di sicurezza per evitare fughe di dati.
Ecco alcune strategie per semplificare il più possibile il processo di onboarding del cliente.
Standardizzare il processo di creazione e firma dei contratti
Uno dei momenti più emozionanti del processo di acquisizione di un nuovo lavoro? La firma del contratto che lo rende ufficiale. Una delle parti peggiori? La creazione del contratto. Con i modelli di Dropbox Sign, tuttavia, potrai creare con facilità un contratto standardizzato una volta e usarlo più e più volte. L'ideale sarebbe sviluppare modelli per i diversi tipi di pianificazione che l'organizzazione utilizza più frequentemente. Si tratta di un sistema plug and play collaudato e affidabile per un onboarding dei clienti ottimale. (Già che ci siamo, perché non usare i modelli Dropbox Paper per brief creativi, progetti di produzione video e altre esigenze? Questi lavori faticosi e noioso... non devono essere per forza così duri!)
Creare una guida di benvenuto e definire le aspettative
Un nuovo cliente è come una nuova relazione: entrambe le parti guardano al futuro con entusiasmo e al tempo stesso sono prudenti in merito all'esito finale. Per questo motivo, è fondamentale iniziare con il piede giusto creando una guida di benvenuto, in modo che il cliente sappia cosa aspettarsi. La guida potrà includere la modalità lavorativa della tua organizzazione, qualche informazione sui principi e magari un paio di strategie per rompere il ghiaccio. Inviala in modo sicuro e illustrala a tutti. Non dimenticare di includere elenchi di controllo, in modo che il cliente capisca il percorso da seguire.
Richiedere e ricevere file (nella posizione corretta)
Quando esegui l'onboarding di un cliente, probabilmente quest'ultimo dovrà inviarti molti file. Forse si tratterà di alcune risorse esistenti, oppure di una serie di informazioni che il tuo team dovrà esaminare. Con le richieste di file, il tuo team potrà richiedere file specifici e il cliente potrà caricarli sul tuo account, anche se non dispone di un account Dropbox. Sarà sufficiente creare una nuova richiesta, inserire alcuni dettagli, scegliere la cartella in cui caricare i file, impostare una scadenza e inviare la richiesta. In un secondo momento, sarà possibile modificare le richieste, nel caso in cui fosse necessario cambiare alcune informazioni. Basterà attendere l'arrivo dei file e chiudere la richiesta.
Non dimenticare la sicurezza dei dati
Per la sua stessa natura, l'onboarding di un nuovo cliente prevede un certo livello di dati proprietari condivisi tra le parti e poi archiviati in determinate posizioni. Nessuno vuole assistere a una perdita di dati, quindi mantenere la sicurezza è fondamentale. Dropbox mantiene le informazioni al sicuro in modi diversi. Esegue la crittografia dei file con Advanced Encryption Standard a 256 bit per proteggere i dati in transito tra le app Dropbox e i suoi server, verificando costantemente la presenza di vulnerabilità della sicurezza. Con la protezione tramite password di Dropbox, solo le persone con la password potranno accedere ai file o alle cartelle, mentre impostare date di scadenza su un link farà in modo che il link funzioni solo per un determinato periodo di tempo.
L'onboarding di nuovi clienti può e deve essere indolore. Con la dovuta attenzione e preparazione, il processo potrebbe essere quasi autonomo. Seguendo i passaggi indicati sopra, un'agenzia può velocizzare il processo di onboarding ed entrare nel vivo del lavoro creativo vero e proprio. In fondo, è la parte più divertente.
