Akhirnya! Setelah berbulan-bulan seperti berjalan di tempat, RFP, membenahi RFP, pembenahan demi pembenahan, rapat dengan tim pemasaran, rapat dengan tim eksekutif, rapat dengan semua orang, panggilan video, dan satu kolaborasi pribadi terakhir untuk mendiskusikan detailnya dan mencapai persetujuan, agensi kreatif Anda memenangkan klien baru. Ini adalah klien besar dengan situasi yang rumit, dan rasanya menyenangkan bisa mencapai titik akhir.
Sekarang pekerjaan yang sebenarnya baru dimulai.
Langkah pertama: Memberi orientasi ke klien sehingga aset dan pekerjaan dapat berjalan dengan lancar. Proses orientasi yang lancar dan efisien memberikan landasan yang bagus untuk membangun proyek yang sukses. Klien baru akan terkesan dengan kesederhanaan dan perhatian dari pengalaman yang solid dan mulus. Tim Anda akan tahu bahwa mereka memiliki semua hal yang dibutuhkan untuk memulai, serta sistem untuk mengirim dan menerima file dan folder tambahan. Mereka juga akan mengetahui bahwa mereka dapat menemukan dan mengakses hal yang dibutuhkan di saat yang tepat, sekaligus menerapkan praktik keamanan untuk mencegah kebocoran data.
Berikut adalah beberapa strategi untuk membuat orientasi klien menjadi semudah mungkin.
Standardisasi pembuatan kontrak dan proses penandatanganan
Salah satu hal paling menarik tentang memenangkan pekerjaan baru? Menandatangani kontrak yang meresmikannya. Salah satu bagian terburuk? Membuat kontrak. Namun, dengan templat Dropbox Sign, Anda dapat dengan mudah membuat kontrak standar sekali saja, lalu menggunakannya berulang kali. Mengembangkan templat untuk berbagai jenis jadwal yang sering digunakan organisasi Anda juga merupakan langkah cerdas. Ini adalah sistem plug and play yang telah dicoba dan tepat untuk mempermudah orientasi klien. (Sementara kita membahasnya, mengapa tidak menggunakan templat Dropbox Paper untuk konsep kreatif, proyek produksi video, dan kebutuhan lainnya juga? Pekerjaan yang membosankan itu tidak selamanya membosankan.)
Buat panduan pendahuluan dan tetapkan harapan
Mendapatkan klien baru sama seperti menjalin hubungan baru: kedua belah pihak bersemangat untuk masa depan, tetapi arah hubungan tersebut juga harus diwaspadai. Dengan mengingat hal ini, penting untuk memulai pengalaman dengan langkah yang benar dengan membuat panduan pendahuluan sehingga klien tahu apa yang diharapkan. Ini dapat mencakup cara kerja organisasi Anda, sedikit pembahasan prinsip, dan mungkin satu atau dua sesi mencairkan suasana. Kirim dengan aman, lalu jelaskan dengan cermat mengenai panduan tersebut. Jangan lupa sertakan daftar periksa agar klien memahami alur ke depannya.
Minta dan terima file (dan dapatkan di lokasi yang benar)
Saat melakukan orientasi klien, kemungkinan Anda membutuhkan file dari mereka. Mungkin hal itu berupa beberapa aset mereka yang ada atau mungkin hanya tumpukan data informasi yang perlu diperiksa tim Anda. Dengan permintaan file, tim Anda dapat meminta file tertentu dan klien dapat mengunggahnya ke akun Anda meskipun mereka tidak memiliki Dropbox. Anda hanya perlu membuat permintaan baru, memasukkan beberapa detail, memilih folder tempat file akan diunggah, lalu menetapkan tenggat waktu, dan mengirim permintaan. Permintaan dapat diedit setelahnya, jika Anda perlu mengubah informasi. Anda hanya perlu menunggu file tiba, lalu tutup permintaan begitu selesai.
Jangan lupakan keamanan data
Pada dasarnya, orientasi klien baru akan menyertakan beberapa tingkat data hak milik yang dibagikan di antara pihak-pihak yang terkait, yang kemudian disimpan di beberapa lokasi. Tidak ada yang ingin melihat data bocor ke publik, jadi menjaga keamanan itu hal penting. Dropbox mengamankan informasi dengan berbagai cara. Dropbox mengenkripsi file dengan Advanced Encryption Standard 256-bit untuk melindungi data saat transit antara aplikasi Dropbox dan servernya sekaligus terus menguji kerentanan keamanan. Dengan perlindungan kata sandi Dropbox, hanya orang yang memiliki kata sandi yang dapat mengakses file atau folder, sedangkan pengaturan tanggal kedaluwarsa pada tautan membuat tautan tersebut hanya berfungsi untuk jangka waktu tertentu.
Orientasi klien baru menjadi—dan seharusnya—tidak merepotkan. Dengan sedikit ide dan persiapan, prosesnya hampir bisa berjalan dengan sendirinya. Dengan mengikuti langkah-langkah yang diuraikan di atas, agensi dapat dengan cepat bergerak melalui proses orientasi dan masuk ke inti dari melakukan pekerjaan kreatif yang sebenarnya. Bagaimanapun, itu adalah bagian yang menyenangkan.
