¡Por fin! Después de meses de ida y vuelta, RFP, retoques a la RFP, retoques a los retoques, reuniones con el equipo de marketing, reuniones con el equipo ejecutivo, reuniones con, bueno, todos, videollamadas y una última colaboración en persona para ultimar los detalles y estrecharse las manos, tu agencia creativa ganó un nuevo cliente. Es una cuenta grande con muchas partes que se mueven, y se siente genial haber aterrizado el avión.
Ahora, comienza el verdadero trabajo.
El primer paso: Incorporar al cliente para que los activos y el trabajo puedan fluir de un lado a otro sin problemas. Un proceso de incorporación fluido y eficiente proporciona una gran base a partir de la cual construir un proyecto exitoso. Un nuevo cliente quedará impresionado por la simplicidad y la atención de una experiencia sólida y fluida. Tu equipo sabrá que tienen todo lo necesario para comenzar, así como sistemas para enviar y recibir archivos y carpetas adicionales. También sabrán que pueden encontrar y acceder a lo que necesitan cuando lo necesitan, al tiempo que emplean prácticas de seguridad para evitar fugas de datos.
Aquí hay algunas estrategias para hacer que la incorporación de clientes sea lo más indolora posible.
Estandariza el proceso de creación y firma de contratos
¿Una de las cosas más emocionantes de ganar un nuevo trabajo? Firmar el contrato que lo hace oficial. ¿Una de las peores partes? Crear el contrato. Sin embargo, con las plantillas de Dropbox Sign, es sencillo crear un contrato estandarizado una sola vez, y luego usarlo de nuevo una y otra vez. También es inteligente desarrollar plantillas para los diferentes tipos de horarios que tu organización usa con frecuencia. Es un sistema comprobado y listo para una fácil incorporación de clientes. (Ya que estamos, ¿por qué no usar plantillas de Dropbox Paper para resúmenes creativos, proyectos de producción de video, y otras necesidades también? Ese tipo de trabajo monótono no tiene por qué ser tan, bueno, monótono).
Compila una guía de bienvenida y establece expectativas
Un nuevo cliente es como una nueva relación: ambas partes están entusiasmadas por el futuro pero también desconfían de a dónde pueden ir las cosas. Con esto en mente, es esencial que la experiencia comience con el pie derecho creando una guía de bienvenida para que el cliente sepa qué esperar. Esto puede incluir cómo funciona tu organización, un poco sobre los principios, y tal vez una o dos charlas para romper el hielo. Envíala de forma segura, luego condúcelo por la guía. No olvides incluir listas de verificación para que el cliente entienda el camino a seguir.
Solicita y recibe archivos (y obténlos en la ubicación correcta)
Cuando incorporas un cliente, es probable que necesites archivos de ellos. Tal vez eso signifique algunos de sus activos existentes, o tal vez sea solo un volcado de datos de información para que tu equipo los examine. Con las solicitudes de archivos, tu equipo puede solicitar archivos específicos y el cliente puede subirlos a tu cuenta aunque no tenga Dropbox. Simplemente crea una nueva solicitud, ingresa algunos detalles, elige la carpeta donde se cargarán los archivos, establece una fecha límite y envía la solicitud. Las solicitudes son editables después del hecho en caso de que necesites cambiar la información. Todo lo que necesitas hacer es esperar que lleguen los archivos, luego cerrar la solicitud una vez que lo hagan.
No te olvides de la seguridad de los datos
Por su propia naturaleza, la incorporación de un nuevo cliente incluirá algún nivel de datos patentados compartidos entre las partes, luego almacenados en ciertas ubicaciones. Nadie quiere que esos datos se filtren al mundo, por lo que mantener la seguridad es importante. Dropbox mantiene la información segura de diferentes maneras. Cifra archivos con el estándar de cifrado avanzado de 256 bits para proteger los datos en tránsito entre las aplicaciones de Dropbox y sus servidores mientras realiza pruebas constantes para detectar vulnerabilidades de seguridad. Con la protección con contraseña de Dropbox, solo las personas con la contraseña pueden acceder al archivo o carpeta, mientras que establecer fechas de vencimiento en un vínculo hace que éste solo funcione durante un tiempo específico.
Incorporar a un nuevo cliente puede—y debe—ser indoloro. Con un poco de pensamiento y preparación, el proceso casi puede hacerse solo. Al seguir los pasos establecidos anteriormente, una agencia puede pasar rápidamente por el proceso de incorporación y meterse en los aspectos básicos y esenciales de hacer el trabajo creativo real. Esa, después de todo, es la parte divertida.
