¡Por fin! Después de meses de ida y venidas, solicitudes de propuestas, modificaciones de las solicitudes de propuestas, modificaciones de las modificaciones, reuniones con el equipo de marketing, con el equipo ejecutivo y con todo el mundo, videollamadas y un último encuentro en persona para discutir a fondo los detalles y cerrar el trato, tu agencia creativa tiene un nuevo cliente. Es una gran cuenta con muchas partes móviles y estáis encantados de haberos embarcado en este proyecto.
Ahora empieza el trabajo de verdad.
El primer paso será conseguir incorporar al cliente para que los recursos y el trabajo puedan intercambiarse sin problemas. Un proceso de incorporación fluido y eficaz es un elemento fundamental a partir del cual construir un proyecto de éxito. A los nuevos clientes les sorprenderá la simplicidad y la seriedad de una experiencia sólida y sin complicaciones. Tu equipo sabrá que tiene todo lo necesario para comenzar, así como sistemas para enviar y recibir archivos y carpetas adicionales. También sabrá que podrá encontrar lo que necesite cuando lo necesite, acceder a ello y, al mismo tiempo, poner en marcha prácticas de seguridad para evitar fugas de datos.
Te contamos algunas estrategias para que la incorporación de los clientes sea lo más sencilla posible.
Estandariza el proceso de creación y firma de contratos
¿Cuál es una de las mejores partes de conseguir trabajo nuevo? Firmar el contrato que lo oficializa. ¿Y una de las peores? Tener que crearlo. Sin embargo, con las plantillas de Dropbox Sign, es fácil crear un contrato estandarizado una vez y aprovecharlo para las siguientes. También resulta interesante desarrollar plantillas para los diferentes tipos de planificaciones que tu organización usa con frecuencia. Se trata de un sistema probado y listo para usar que facilita la incorporación de clientes. Y ya que estamos, ¿por qué no usas plantillas de Dropbox Paper para los resúmenes creativos, los proyectos de producción de vídeo y otro tipo de contenido también? Este tipo de trabajo tan tedioso no tiene por qué hacerse tan pesado.
Crea una guía de bienvenida y define las expectativas
Tener un nuevo cliente es como empezar una relación: ambas partes están emocionadas por el futuro, pero también preocupadas por el rumbo que tomarán las cosas. Teniendo esto en cuenta, es esencial comenzar la experiencia con buen pie y crear una guía de bienvenida para que el cliente sepa qué esperar. En la guía, puedes explicar cómo funciona tu organización, añadir información sobre el equipo directivo y tal vez algo para romper el hielo. Envíasela al cliente de forma segura y explícale cómo abordarla. No olvides incluir listas de verificación para que el cliente comprenda los pasos a seguir.
Solicita, recibe archivos y colócalos en la ubicación correcta
Cuando incorporas a un cliente, es probable que necesites que te envíe algún archivo. Tal vez sean algunos de sus materiales o quizás solo un volcado de datos para que tu equipo los examine. Con las solicitudes de archivos, tu equipo podrá solicitar archivos específicos y el cliente podrá subirlos a su cuenta aunque no tenga Dropbox. Simplemente, crea una solicitud, especifica los detalles, elige la carpeta donde se subirán los archivos, establece una fecha límite y envía la solicitud. Si necesitas cambiar algún dato, puedes editar la solicitud. Todo lo que deberás hacer es esperar a que lleguen los archivos y luego cerrar la solicitud.
No te olvides de la seguridad de los datos
Por naturaleza, la incorporación de un nuevo cliente incluirá cierta cantidad de datos propios que se compartirán entre las partes y que se almacenarán en determinadas ubicaciones. Nadie quiere que sus datos se filtren, por lo que es importante mantener la seguridad. Dropbox protege la información de varias maneras distintas. Cifra los archivos con el estándar de cifrado avanzado de 256 bits para proteger los datos en tránsito entre las aplicaciones de Dropbox y sus servidores. Al mismo tiempo comprueba constantemente las vulnerabilidades de seguridad. Gracias a la protección con contraseña de Dropbox, solo las personas que tengan la contraseña podrán acceder al archivo o la carpeta en cuestión, y si se establecen fechas de vencimiento en un enlace, este solo funcionará durante un período de tiempo específico.
La incorporación de un nuevo cliente puede, y debe, ser sencilla. Con un poco de reflexión y preparación, el proceso se realizará casi solo. Si siguen los pasos descritos anteriormente, las agencias podrán agilizar los procesos de incorporación y ponerse manos a la obra con el trabajo creativo real, que, al fin y al cabo, es lo más divertido.
