ถึงจะเป็นลูกค้าใหม่ ก็ไม่มีปัญหา

ในที่สุด! ครีเอทีฟเอเจนซีของคุณก็สามารถชนะใจลูกค้ารายใหม่ หลังจากที่ต้องสื่อสารกันไปมา จัดทำ RFP ปรับ RFP ปรับแก้ใหม่หลายต่อหลายครั้ง ประชุมกับทีมการตลาด ประชุมกับทีมผู้บริหาร ประชุมกับใครต่อใครเยอะไปหมด ทั้งยังต้องพูดคุยผ่านวิดีโอ และมาทำงานรอบสุดท้ายด้วยกันแบบตัวต่อตัวหนึ่งรอบเพื่อที่จะหารือรายละเอียดแล้วทำข้อตกลงอยู่นานหลายเดือน ลูกค้ารายนี้เป็นลูกค้ารายใหญ่ที่มีเงื่อนไขซับซ้อนหลายอย่าง เมื่อเจรจาเป็นผลสำเร็จจึงทำให้รู้สึกดีมาก

ทีนี้ก็ถึงเวลาลงมือทำงานจริงๆ แล้ว

ขั้นตอนแรกคือการรับลูกค้าเข้าระบบ เพื่อให้รับส่งงานและข้อมูลสำคัญไปมาได้โดยไม่ติดขัด กระบวนการรับเข้าระบบที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพจะสร้างรากฐานมั่นคงในการพัฒนาโปรเจกต์ที่ประสบความสำเร็จ ลูกค้าใหม่จะรู้สึกประทับใจกับความง่ายและความใส่ใจรอบคอบจากการได้รับประสบการณ์ที่ต่อเนื่องและราบรื่น ทีมของคุณจะทราบว่าตนเองมีสิ่งที่ต้องการครบถ้วนในการเริ่มต้นทำงาน ตลอดจนมีระบบที่พร้อมสำหรับการรับส่งไฟล์และโฟลเดอร์อื่นๆ เพิ่มเติม สมาชิกในทีมจะทราบด้วยว่าสามารถค้นหาและเข้าถึงสิ่งที่ต้องใช้เมื่อต้องการได้ พร้อมกับนำแนวทางปฏิบัติด้านการรักษาความปลอดภัยมาใช้เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลรั่วไหล

เรามีกลยุทธ์ที่จะช่วยให้การรับลูกค้าเข้าระบบยุ่งยากน้อยที่สุด

กำหนดมาตรฐานสำหรับการสร้างสัญญาและกระบวนการลงนาม

ทราบไหมว่าสิ่งที่น่าตื่นเต้นที่สุดอย่างหนึ่งเมื่อได้งานใหม่จากลูกค้าคืออะไร คำตอบคือ การลงนามในสัญญาอย่างเป็นทางการนั่นเอง ส่วนสิ่งที่แย่ที่สุดก็คือ การสร้างสัญญา แต่แม่แบบของ Dropbox Sign จะช่วยให้สร้างสัญญาที่ได้มาตรฐานในครั้งเดียวได้อย่างง่ายดายไม่ซับซ้อน แล้วนำไปใช้ซ้ำอีกได้ การสร้างแม่แบบสำหรับตารางรายการประเภทต่างๆ ที่องค์กรของคุณใช้งานบ่อยก็เป็นวิธีที่ชาญฉลาดเช่นกัน วิธีนี้เป็นระบบที่พิสูจน์แล้วว่าใช้ได้ผลดีและพร้อมให้ใช้งานได้ทันที เพื่อให้รับลูกค้าเข้าระบบได้อย่างง่ายดาย (ไหนๆ ก็ไหนๆ แล้ว ทำไมไม่ลองใช้แม่แบบของ Dropbox Paper สำหรับบรีฟงานครีเอทีฟ โปรเจกต์ผลิตวิดีโอ และความต้องการด้านอื่นๆ ด้วยเลยล่ะ งานที่จำเจจะได้ไม่น่าเบื่อเกินไปนัก)

สร้างคู่มือยินดีต้อนรับและกำหนดผลลัพธ์ที่คาดหวัง

ลูกค้าใหม่ก็เหมือนกับความสัมพันธ์ครั้งใหม่ ทั้งสองฝ่ายต่างตื่นเต้นกับอนาคต แต่ก็ต้องคอยระวังว่าสิ่งต่างๆ จะดำเนินไปในทิศทางใดด้วย ด้วยเหตุผลนี้จึงจำเป็นต้องสร้างประสบการณ์ที่ดีตั้งแต่เริ่มต้น โดยการจัดทำคู่มือยินดีต้อนรับขึ้นมาเพื่อให้ลูกค้าทราบว่าตนจะได้รับสิ่งใดบ้าง คู่มืออาจประกอบด้วยข้อมูลวิธีการทำงานในองค์กรของคุณ ส่วนเล็กๆ ที่กล่าวถึงหลักการต่างๆ และอาจมีหัวข้อที่สร้างความคุ้นเคยสักหนึ่งหรือสองหัวข้อ จากนั้นส่งคู่มือให้ลูกค้าด้วยวิธีที่ปลอดภัย แล้วจึงแนะนำส่วนต่างๆ ในคู่มือให้แก่ลูกค้า อย่าลืมให้รายการตรวจสอบไว้ในคู่มือด้วย เพื่อให้ลูกค้าเข้าใจว่าควรดำเนินการอย่างไรต่อไป

ขอและรับไฟล์ (แล้วนำไปไว้ในที่ที่ถูกต้อง)

เมื่อคุณรับลูกค้าเข้าระบบ ก็มีโอกาสที่คุณจำเป็นต้องใช้ไฟล์จากลูกค้า ซึ่งอาจจะเป็นข้อมูลสำคัญที่ลูกค้ามีอยู่แล้ว หรืออาจเป็นข้อมูลจำนวนมากที่นำออกมาจากระบบเพื่อให้ทีมของคุณตรวจสอบ คุณสมบัติการขอไฟล์ช่วยให้ทีมสามารถขอไฟล์บางอย่างโดยเฉพาะและทำให้ลูกค้าอัพโหลดไฟล์นั้นเข้าไปในบัญชีของคุณได้ แม้ว่าลูกค้าจะไม่มี Dropbox เป็นของตนเอง เพียงสร้างคำขอใหม่ ใส่รายละเอียดเล็กน้อย เลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการอัพโหลดไฟล์ ตั้งวันครบกำหนด แล้วส่งคำขอนั้นไปให้ลูกค้า หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูล คุณสามารถแก้ไขคำขอได้หลังจากที่กระบวนการเสร็จสมบูรณ์แล้ว คุณเพียงต้องรอให้ได้ไฟล์ที่ขอมาก่อน แล้วจึงปิดคำขอ

อย่าลืมเรื่องการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

โดยปกติแล้ว การรับลูกค้าใหม่เข้าระบบจะมีข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์อยู่ระดับหนึ่งที่แต่ละฝ่ายใช้งานร่วมกันแล้วจัดเก็บไว้ในที่ต่างๆ สองสามที่ ไม่มีใครต้องการให้ข้อมูลรั่วไหลออกสู่ภายนอก จึงต้องคอยดูแลเรื่องการรักษาความปลอดภัย Dropbox มีหลายวิธีที่จะเก็บรักษาข้อมูลให้ปลอดภัย ทั้งการเข้ารหัสไฟล์โดยใช้มาตรฐานการเข้ารหัสขั้นสูง (Advanced Encryption Standard) 256 บิตเพื่อปกป้องข้อมูลที่รับส่งระหว่างแอปของ Dropbox กับเซิร์ฟเวอร์ พร้อมทั้งมีการทดสอบเพื่อหาช่องโหว่ในระบบรักษาความปลอดภัยอยู่เสมอ นอกจากนี้ การป้องกันด้วยรหัสผ่านของ Dropbox ทำให้มีเพียงผู้ที่มีรหัสผ่านเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์ได้ โดยมีการกำหนดวันที่หมดอายุให้กับลิงก์ด้วย ลิงก์นั้นจึงสามารถใช้งานได้เพียงระยะเวลาหนึ่งเท่านั้น

การรับลูกค้าใหม่เข้าระบบสามารถทำได้โดยไม่ยุ่งยาก และก็ควรเป็นเช่นนั้น การคิดวางแผนและเตรียมการเพียงเล็กน้อยทำให้กระบวนการดำเนินไปได้แทบจะโดยอัตโนมัติ เมื่อปฏิบัติตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ข้างต้น เอเจนซีสามารถดำเนินการในขั้นตอนรับเข้าระบบได้อย่างรวดเร็ว และจะได้ลงมือทำงานสำคัญซึ่งก็คือการสร้างสรรค์งานจริง ขั้นตอนนี้ต่างหากที่สนุก