Endelig! Dit kreative bureau har fået en ny kunde efter måneder med samtaler frem og tilbage, justeringer af tilbudsmaterialer, justeringer af justeringerne, møder med marketingteamet, møder med ledelsen, møder med alle (eller deromkring), videoopkald og det endelige fysiske møde til gennemgang af detaljer og udveksling af håndtryk. Det er en stor kunde med masser af detaljer, der skal falde på plads, og det føles rigtig godt at have hevet den i land.
Nu begynder det rigtige arbejde.
Første skridt: Få styr på onboarding af kunden, så aktiver og arbejde ubesværet kan flyde frem og tilbage. En ubesværet og effektiv onboardingproces er et godt fundament for videreudvikling af et vellykket projekt. Nye kunder vil blive imponeret over enkeltheden og tankerne bag en effektiv og ubesværet oplevelse. Teamet har allerede kendskab til alt fra start, og der er systemer på plads til at sende og modtage yderligere filer og mapper. Teamet ved også, hvor de kan finde og tilgå det, de skal bruge, når de skal bruge det, mens de tager højde for sikkerhedsforanstaltninger, der forhindrer datalæk.
Her er nogle strategier til, hvordan du gør onboardingprocessen af kunder så nem som mulig.
Standardiser processen til oprettelse og underskrivning af kontrakter
Der er mange spændende ting, når man har landet en ny kunde: Især at underskrive kontrakten, der gør det officielt. Noget af det værste? At udarbejde kontrakten. Med Dropbox Sign-skabeloner er det dog utrolig nemt at oprette en standardkontrakt én gang, så du kan bruge den igen og igen. Det er også praktisk i forbindelse med udvikling af skabeloner til de forskellige skemaer, som ofte anvendes i din organisation. Det er et gennemtestet og køreklart system, der sikrer ubesværet onboarding af kunder. (Og mens vi er her, hvorfor så ikke bruge også Dropbox Paper-skabeloner til kreative oplæg, projekter med videoproduktion og andre behov? Den slags kedelige arbejde behøver ikke at være så kedeligt endda).
Opret en velkomstguide og sæt de rette forventninger
En ny kunde er lidt ligesom et nyt parforhold: begge parter er spændte på fremtiden, men også lidt forsigtige med hensyn til, hvordan tingene udvikler sig. Derfor er det vigtigt at sikre en god oplevelse fra start ved at oprette en velkomstguide, så kunden ved, hvad der er i vente. Guiden kan f.eks. fortælle, hvordan din organisation fungerer, en smule om organisationens principper og måske lidt humoristisk, der kan bryde isen. Send guiden sikkert, og gennemgå den så med kunden. Husk at inkludere tjeklister, så kunden forstår, hvad der skal ske.
Anmod og modtag filer (til den rigtige placering)
Når du onboarder en kunde, skal du sandsynligvis bruge et antal filer fra kunden. Det kan f.eks. være nogle af kundens eksisterende materialer eller måske bare nogle ekstra oplysninger, som dit team kan gennemgå. Med filanmodninger kan dit team anmode om specifikke filer, og kunden kan uploade dem til din konto, selv hvis de ikke selv bruger Dropbox. Du skal blot oprette en ny anmodning, indtaste nogle få oplysninger, vælge den mappe, som filerne skal uploades til, angive en deadline og sende anmodningen afsted. Du kan redigere anmodningen efterfølgende, hvis du har brug for at ændre oplysningerne. Bare vent på at modtage filerne, og luk derefter anmodningen, når filerne er kommet.
Husk god datasikkerhed
Onboarding af en ny kunden indebærer naturligvis, at der deles data med et vist niveau af fortrolige data mellem parterne, som opbevares nogle få steder. Ingen ønsker at se disse data blive lækket til omverdenen, så det er vigtigt at opretholde god datasikkerhed. Dropbox beskytter oplysninger på flere forskellige måder. Filer krypteres ved hjælp af 256-bit AES (Advanced Encryption Standard) for at beskytte dataene, mens de overføres mellem Dropbox-apps og serverne. Der testes også konstant for sikkerhedsbrister. Med Dropbox' adgangskodebeskyttelse er det kun personer med adgangskoden, der kan tilgå filen eller mappen, og udløbsdatoerne for links betyder, at linkene kun virker i en begrænset periode.
Onboarding af en ny kunde kan – og skal – være nemt. Med en smule omtanke og forberedelse kan processen næsten køre af sig selv. Hvis dit bureau følger ovenstående trin, kan I hurtigt komme i gennem onboardingprocessen og komme i gang med det faktiske arbejde. Det er trods alt, det der er sjovt.
