Endlich ist es so weit! Nach monatelangem Hin und Her mit Ausschreibungen, angepassten Ausschreibungen, angepassten Anpassungen, Meetings mit dem Marketingteam, Meetings mit dem Führungsteam, Meetings mit so ziemlich allen, Videokonferenzen und einem abschließenden persönlichen Treffen zum gemeinsamen Ausarbeiten der Details bis hin zum Handschlag, hat Ihre Agentur schließlich einen neuen Kunden gewonnen. Ein großer Kunde mit vielen zu berücksichtigenden Faktoren – da fühlt es sich gut an, wenn endlich alles unter Dach und Fach ist.
Jetzt beginnt die eigentliche Arbeit.
Der erste Schritt: Onboarding des Kunden, damit Ressourcen und Arbeit reibungslos hin und her bewegt werden können. Ein reibungsloser und effizienter Onboardingprozess ist eine hervorragende Grundlage für den Aufbau eines erfolgreichen Projekts. Neue Kunden werden überrascht sein von der Einfachheit und dem Facettenreichtum einer soliden und nahtlosen Erfahrung. Ihr Team wird genau wissen, wann es über alle notwendigen Informationen verfügt, um loszulegen und wann alle Systeme eingerichtet sind, um weitere Dateien und Ordner zu versenden und zu empfangen. Es wird zudem darüber informiert sein, dass es bei Bedarf jederzeit alles finden und auf alles zugreifen kann, und zugleich die notwendigen Sicherheitspraktiken anwenden, um Datenlecks zu verhindern.
Hier nun ein paar Strategien, um den Onboardingprozess für Kunden so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Standardisierter Prozess für Vertragserstellung und -unterzeichnung
Einer der spannendsten Momente beim Gewinnen neuer Kunden ist die Unterzeichnung des Vertrags, mit dem alles offiziell wird. Die unangenehmste Phase ist jedoch das Erstellen dieses Vertrags. Mit den Vorlagen von Dropbox Sign ist es jedoch ganz einfach, einmal einen standardisierten Vertrag zu erstellen und ihn dann immer wieder zu verwenden. Es ist außerdem sinnvoll, Vorlagen für verschiedene Arten von Zeitplänen zu erstellen, die Ihr Unternehmen regelmäßig verwendet. Dieses bewährte und unkomplizierte System sorgt für ein einfaches Onboarding neuer Kunden. (Wo wir gerade beim Thema sind: Wie wäre es außerdem mit Vorlagen für Dropbox Paper für Kreativ-Briefings, Videoprojekte und andere Anwendungsmöglichkeiten? Diese Art der Schinderei muss ja nicht unbedingt so unangenehm bleiben.
Hilfreich: ein Begrüßungsleitfaden und klare Erwartungen
Ein neuer Kunde ist wie eine neue Beziehung: Beide Seiten freuen sich auf die gemeinsame Zukunft und sind zugleich skeptisch darüber, wohin die Reise geht. Vor diesem Hintergrund ist es von wesentlicher Bedeutung, das Erlebnis gleich in die richtige Bahn zu lenken. Dabei hilft ein eigens erstellter Begrüßungsleitfaden, damit der Kunde weiß, was ihn erwartet. Darin kann erläutert sein, wie Ihr Unternehmen funktioniert, welche Prinzipien in etwa zugrunde liegen, und außerdem dürfen vielleicht auch ein oder zwei Eisbrecher enthalten sein. Senden Sie ihn auf sichere Weise zu und führen Sie Ihren Kunden dann durch den Leitfaden. Denken Sie auch unbedingt an Checklisten, damit der Kunde den weiteren Ablauf kennenlernt.
Dateien anfordern und empfangen (und korrekt ablegen)
Für das Onboarding eines Kunden benötigen Sie sehr wahrscheinlich auch Dateien von ihm. Das können etwa einige seiner bestehenden Ressourcen sein oder vielleicht auch nur eine unstrukturierte Sammlung von Informationen, die Ihr Team durchgehen muss. Mithilfe von Dateianfragen kann Ihr Team bestimmte Dateien anfordern. Ihr Kunde kann diese Dateien in Ihr Konto hochladen, auch wenn er selbst keine Dropbox besitzt. Erstellen Sie einfach eine neue Anfrage, geben Sie ein paar Details ein, wählen Sie den Ordner aus, in den die Dateien hochgeladen werden sollen, legen Sie eine Frist fest und senden Sie die Anfrage ab. Anfragen können auch nachträglich noch bearbeitet werden, falls Sie die Angaben ändern müssen. Anschließend müssen Sie nur noch auf das Eintreffen der Dateien warten und die Anfrage schließen, sobald die Dateien angekommen sind.
Datensicherheit nicht vergessen!
Das Onboarding eines neuen Kunden umfasst naturgemäß auch ein gewisses Maß an proprietären Daten, die zwischen beiden Seiten ausgetauscht und dann an wenigen Orten gespeichert werden müssen. Niemand möchte, dass diese Daten in unbefugte Hände gelangen. Daher ist die Wahrung der Sicherheit sehr wichtig. Dropbox sorgt auf verschiedene Weise für die Sicherheit von Informationen. Dropbox verschlüsselt Dateien mit dem 256-Bit Advanced Encryption Standard, um Daten bei der Übertragung zwischen Dropbox-Apps und den beteiligten Servern zu schützen und gleichzeitig permanent nach Sicherheitslücken Ausschau zu halten. Mit dem Dropbox-Passwortschutz können nur die Personen, die über das Passwort verfügen, auf die Datei oder den Ordner zugreifen. Durch das Festlegen eines Ablaufdatums für einen Link kann außerdem sichergestellt werden, dass der Link nur für einen gewissen Zeitraum funktioniert.
Das Onboarding eines neuen Kunden kann – und sollte – völlig reibungslos ablaufen. Mit ein bisschen Vorbereitung und Überlegung läuft der Prozess quasi von alleine. Befolgt eine Agentur die oben beschriebenen Schritte, kann sie den Onboardingprozess schnell durchlaufen und sich schon bald in die eigentliche kreative Arbeit stürzen. Hier beginnt dann schließlich der spaßige Teil.
