Eindelijk! Na maanden van heen en weer gepraat, RFP's, aanpassingen aan de RFP, aanpassingen aan de aanpassingen, vergaderingen met het marketingteam, vergaderingen met het directieteam, vergaderingen met, nou ja, iedereen, videogesprekken, en een laatste persoonlijke samenwerking om de details te bespreken en handen te schudden, heeft je creatieve bureau een nieuwe klant binnengehaald. Het is een groot account met veel bewegende delen en het voelt geweldig om alles succesvol te hebben afgerond.
Nu begint het echte werk.
De eerste stap: de onboarding van de klant, zodat materiaal en werk soepel heen en weer kunnen bewegen. Een soepel en efficiënt onboardingproces biedt een geweldige basis, waarop een succesvol project kan worden gebouwd. Een nieuwe klant zal onder de indruk zijn van de eenvoud en bedachtzaamheid van een degelijke en naadloze ervaring. Je team weet zo dat ze over al het benodigde materiaal beschikken om aan de slag te gaan en dat er systemen zijn om aanvullende bestanden en mappen te verzenden en te ontvangen. Verder weet iedereen dat ze alles kunnen vinden en openen wat ze nodig hebben, wanneer ze dat nodig hebben, terwijl ze beveiligingspraktijken toepassen om gegevenslekken te voorkomen.
Hier volgen enkele strategieën om de onboarding van klanten zo soepel mogelijk te laten verlopen.
Het aanmaken en ondertekenen van contracten standaardiseren
Een van de spannendste dingen van het binnenhalen van nieuwe klussen? Het contract ondertekenen, waardoor het officieel is. Een van de meest moeizame dingen? Het contract opstellen. Met de sjablonen van Dropbox Sign is het echter eenvoudig om één keer een standaardcontract op te stellen dat je vervolgens keer op keer kunt gebruiken. Het is ook slim om sjablonen te maken voor de verschillende soorten schema's die je organisatie vaak gebruikt. Het is een beproefd, gebruiksklaar systeem voor de eenvoudige onboarding van klanten. (Nu we het er toch over hebben: je kunt sjablonen van Dropbox Paper ook gebruiken voor creatieve briefings, videoproductieprojecten en andere behoeften. Dat soort ploeterwerk hoeft eigenlijk geen ploeterwerk te zijn).
Maak een welkomsthandleiding en stel de verwachtingen vast
Een nieuwe klant is als een nieuwe relatie: beide partijen zijn enthousiast over de toekomst, maar ook op hun hoede over waar het heen zou kunnen gaan. Met dit in het achterhoofd, is het belangrijk om de ervaring goed van start te laten gaan door een welkomsthandleiding te maken, zodat de klant weet wat hij kan verwachten. Naast een paar ijsbrekers, zou je hierin de werkwijze en grondbeginselen van je organisatie kunnen uitleggen. Verzend de handleiding veilig en bespreek deze vervolgens met de klant. Vergeet geen checklists toe te voegen, zodat de klant weet hoe de zaken verder verlopen.
Bestanden opvragen en ontvangen (en ze op de juiste locatie krijgen)
Bij de onboarding van een klant heb je waarschijnlijk bestanden van hem nodig. Misschien heb je wat bestaand materiaal nodig of gewoon een bestand met informatie die je team kan doornemen. Met bestandsaanvragen kan je team specifieke bestanden aanvragen, waarna de klant deze naar je account uploadt, zelfs als hij zelf geen Dropbox heeft. Maak simpelweg een nieuwe aanvraag, voer een paar gegevens in, kies de map waarin de bestanden moeten worden geüpload, stel een deadline in en verzend de aanvraag naar de klant. Aanvragen zijn achteraf bewerkbaar voor het geval je de gegevens moet wijzigen. Het enige dat je hoeft te doen, is wachten tot je de bestanden hebt ontvangen, waarna je de aanvraag kunt sluiten.
Vergeet de gegevensbeveiliging niet
Bij de onboarding van een nieuwe klant komt vaak een zekere mate van vertrouwelijke gegevens kijken die tussen de partijen worden gedeeld en vervolgens op een paar locaties worden opgeslagen. Niemand wil dat deze gegevens in verkeerde handen komen. Daarom is het waarborgen van de beveiliging belangrijk. Dropbox houdt op verschillende manieren informatie veilig. Bestanden worden versleuteld met een 256-bits Advanced Encryption Standard om gegevens tijdens de overdracht tussen Dropbox-apps en -servers te beschermen. Daarnaast test Dropbox voortdurend op beveiligingslekken. Met de wachtwoordbeveiliging van Dropbox hebben alleen mensen met het wachtwoord toegang tot het bestand of de map, terwijl het instellen van vervaldatums voor een link ervoor zorgt dat de link voor een bepaalde tijd beschikbaar is.
De onboarding van een nieuwe klant kan (en moet) soepel verlopen. Met een kleine dosis doordachtheid en voorbereiding verloopt het proces bijna vanzelf. Door de hierboven beschreven stappen te volgen, kan een bureau snel het onboardingproces doorlopen en aan het echte creatieve werk beginnen. Dat is immers het leuke gedeelte.
