Endelig! Etter flere måneder med mye fram og tilbake, tilbud, endringer av tilbud, endringer av endringene, møter med markedsføringsteamet, møter med ledelsesteamet, møter med alle, videosamtaler og en siste samarbeidsøkt ansikt til ansikt for å få detaljene og håndtrykket på plass, har det kreative byrået ditt fått en ny kunde. Det er en stor konto, mye skal skje og det føles supert å ha landet den.
Men nå starter den virkelige jobben.
Første trinn: Få en effektiv kundeinnføring slik at ressurser og arbeid kan flyte smidig fram og tilbake. En smidig og effektiv innføringsprosess danner et godt grunnlag for å bygge opp et vellykket prosjekt. En ny kunde vil bli imponert over hvor enkel, gjennomtenkt, solid og smidig opplevelsen er. Teamet kan være sikre på at de har alt de trenger for å komme i gang, og at systemer for å sende og motta flere filer og mapper er på plass. De kan også være sikre på at de kan finne og få tilgang til det de trenger når de trenger det, med sikkerhetsrutiner som forhindrer datalekkasje.
Dette er noen strategier for å få en så smertefri kundeinnføring som mulig.
Standardiserte kontrakter og underskriftsprosesser
Noe av det mest spennende ved å få nye prosjekter? Å skrive under kontrakten som gjør det offisielt. Noe av det verste? Å opprette kontrakten. Med maler fra Dropbox Sign er det enkelt å opprette en standardkontrakt én gang, og så bruke den igjen og igjen. Det er også lurt å utvikle maler for ulike typer planer organisasjonen bruker ofte. Dette er et utprøvd og enkelt system for effektiv kundeinnføring. (Og når vi snakker om det, hvorfor ikke bruke Dropbox Paper-maler til kreative utkast, videoproduksjon og andre ting også? For slike oppgaver trenger ikke være striskjorta og havrelefsa.)
Lag en velkomstguide som viser hva kunden kan vente seg
En ny kunde er som et nytt forhold. Begge parter er spente på framtiden, men også usikre på hvordan det vil gå. Da er det viktig å få en god start på forholdet ved å lage en velkomstguide som viser hva kunden kan vente seg. Den kan inneholde informasjon om hvordan organisasjonen jobber og om prinsipper, og kanskje noe som gir en god start og en avslappet tone. Send den på en sikker måte, og gå gjennom den med kunden. Husk å inkludere sjekklister, så kunden ser hvor veien går videre.
Be om og motta filer (som legger seg der de skal)
Når du får en ny kunde, må du sannsynligvis be om filer fra dem. Det kan være ressurser de allerede har, eller en overføring av data som teamet ditt kan gå gjennom. Med filanmodninger kan teamet be om bestemte filer som kunden kan laste opp i kontoen din, selv om de ikke har Dropbox. Bare opprett en ny anmodning, legg inn litt informasjon, velg hvilken mappe du vil at filene skal lastes opp til, angi en tidsfrist og send anmodningen. Anmodninger kan redigeres senere hvis du trenger å endre noen av opplysningene. Bare vent til filene kommer, så lukker du anmodningen.
Ikke glem datasikkerheten
Innføring av en ny kunde vil nødvendigvis innebære at enkelte personopplysninger blir delt mellom partene og så lagret på noen få steder. Ingen vil at opplysninger skal lekke ut til hele verden, så det er viktig å opprettholde sikkerheten. Dropbox sikrer informasjon på flere måter. Filer blir kryptert med 256-bit avansert krypteringsstandard for å beskytte data som overføres mellom Dropbox-apper og Dropbox-servere, og sikkerheten blir hele tiden sjekket for sårbarheter. Med passordbeskyttelse fra Dropbox får kun de som har passordet tilgang til filen eller mappen. Angir du en utløpsdato for en kobling, fungerer koblingen kun i en gitt tidsperiode.
Innføring av en ny kunde kan – og bør – være smertefritt. En gjennomtenkt og godt forberedt prosess går nærmest av seg selv. Ved å følge trinnene over, kan et byrå gå raskt gjennom innføringsprosessen og komme i gang med det faktiske, kreative arbeidet. Det er tross alt det som er gøy!
