드디어! 몇 달간 제안 요청서(RFP) 조정을 거듭하고, 마케팅팀, 경영진 등 온갖 사람들과 회의, 화상 통화를 하고, 마지막으로 대면해 세부 사항을 확정한 끝에 새로운 클라이언트를 확보하는 데 성공했습니다. 불확실하고 가변적인 상황이긴 하지만 대형 클라이언트를 확보하게 되어 큰 보람을 느낍니다.
하지만 진짜 업무는 이제부터 시작입니다.
가장 먼저 자료와 를 작업물을 원활하게 주고받을 수 있도록 클라이언트를 온보딩해야 합니다. 원활하고 효율적인 온보딩 프로세스는 프로젝트를 성공으로 이끄는 든든한 기반이 되고, 새로운 클라이언트는 물 흐르듯 흘러가는 탄탄한 경험이 주는 단순함과 배려심에 깊은 인상을 받을 겁니다. 팀은 시작에 필요한 모든 자료와 추가적인 파일 및 폴더를 주고받을 수 있는 시스템이 잘 가동되고 있다는 사실을 알고 있을 테고, 데이터 유출을 방지하는 보안 사례를 실행하며 필요한 순간에 필요한 자료를 간편하게 찾아 액세스할 수 있을 겁니다.
다음은 클라이언트 온보딩 작업을 가능한 한 원활하게 만드는 전략입니다.
계약서 작성과 서명 프로세스 표준화
새로운 일을 수주하면서 가장 신나는 부분은 바로 계약서에 서명해 계약을 공식화하는 것입니다. 반면 가장 귀찮은 부분은 계약서를 작성하는 일이죠. 하지만 Dropbox Sign 템플릿을 사용하면 간편하게 표준화된 계약서를 만들어 추후 반복적으로 사용할 수 있습니다. 조직에서 자주 사용하는 다양한 문서를 템플릿으로 만드는 것도 좋은 생각입니다. 템플릿은 클라이언트 온보딩 경험을 간편하게 만들어주는 검증된 도구입니다. (이왕 이 기사를 살펴보는 김에 Dropbox Paper가 제공하는 크리에이티브 브리프, 동영상 제작 프로젝트, 기타 템플릿을 사용해보는 건 어떤가요? 지겹고 단조로운 작업이라고 해서 꼭 지겹고 단조로울 필요는 없습니다.)
환영 가이드를 제작해 기대치 설정
새로운 클라이언트와의 작업은 새로운 관계를 맺는 것과 비슷합니다. 양쪽 모두 미래에 대한 기대감에 들떠있지만 일이 어떻게 진행될지 몰라 조심스러워하죠. 이를 염두에 두고 환영 가이드를 제작하면 클라이언트가 자신이 무엇을 기대하면 되는지 알 수 있어 새로운 관계를 순조롭게 시작할 수 있습니다. 환영 가이드에는 조직이 운영되는 방식, 회사 경영진은 어떤 사람들인지에 대한 간략한 설명에 더불어 분위기를 누그러뜨리는 인사말 등을 포함할 수 있습니다. 가이드를 안전하게 전송한 후 단계별로 차근차근 안내하세요. 클라이언트가 앞으로 거쳐야 할 단계를 알 수 있도록 확인 목록도 포함하는 것이 좋습니다.
파일 요청해 받기 (그리고 정확한 위치에 저장하기)
클라이언트를 온보딩하는 과정에서는 클라이언트로부터 파일을 받아야 하는 경우가 많습니다. 클라이언트가 기존에 가지고 있던 자료일 수도 있고, 팀이 정보를 검토하는 데 필요한 데이터 덤프일 수도 있죠. 파일 요청 기능을 사용하면 특정 파일을 요청해 클라이언트가 해당 파일을 조직 계정에 업로드하도록 할 수 있습니다. 클라이언트에게 Dropbox 계정이 없어도 상관없습니다. 새로운 요청을 만들고, 세부 정보 몇 가지를 입력한 후, 파일이 업로드될 폴더를 선택하고, 마감 시한을 정해 요청을 전송하기만 하면 되죠. 정보를 변경해야 하는 경우 사후에 요청을 편집할 수도 있습니다. 할 일이라고는 파일이 업로드될 때까지 기다렸다가 파일이 업로드되면 요청을 닫기만 하면 되죠.
데이터 보안 유지
온보딩의 특성상 새로운 클라이언트를 온보딩하는 과정에서는 양 당사자 간에 일정한 수준의 독점 데이터가 공유되고 여러 위치에 저장됩니다. 하지만 데이터가 유출되는 것을 원하는 사람은 없습니다. 그래서 데이터 보안을 유지하는 것이 매우 중요하죠. Dropbox는 다양한 방식으로 정보의 보안을 유지합니다. 256bit 고급 암호화 표준(AES)으로 파일을 암호화해 Dropbox 앱과 서버 간에 전송되는 데이터를 보호하고, 보안 취약점을 상시로 테스트하죠. Dropbox 비밀번호 설정 기능을 사용해 비밀번호를 아는 사람만 파일이나 폴더에 액세스하도록 할 수 있고, 링크에 만료일을 설정해 링크가 특정 기간 동안에만 활성화되도록 할 수 있습니다.
새로운 클라이언트를 온보딩하는 일이 꼭 어려울 필요는 없습니다. 어려워서도 안 되고요. 약간만 생각하고 준비한다면 온보딩 프로세스를 거의 자동으로 처리할 수 있습니다. 위에 설명된 단계를 따르면 온보딩 프로세스를 신속하게 마무리하고 실제 크리에이티브 작업을 진행하는 데 더욱 집중할 수 있습니다. 결국 크리에이티브 에이전시에서 가장 재미있는 일은 크리에이티브 작업이니까요.
