Akhirnya! Selepas berbulan-bulan ke sana ke mari, RFP, perubahan pada RFP, perubahan demi perubahan, mesyuarat dengan pasukan pemasaran, mesyuarat dengan pasukan eksekutif, mesyuarat dengan semua orang, panggilan video dan kerjasama secara bersemuka yang terakhir untuk membincangkan butiran dan berjabat tangan, agensi kreatif anda mendapat klien baru. Ini merupakan kejayaan yang besar dengan banyak bahagian yang tidak tetap, dan rasa hebat apabila berjaya dilakukan.
Sekarang, kerja sebenar bermula.
Langkah pertama: Menerima kemasukan klien supaya aset dan kerja dapat ke sana ke mari dengan lancar. Proses kemasukan yang lancar dan cekap menyediakan asas yang hebat untuk membina projek yang berjaya. Klien baru akan kagum dengan kesederhanaan dan pertimbangan dalam pengalaman yang mantap dan lancar. Pasukan anda akan mengetahui bahawa mereka mempunyai segala-galanya yang mereka perlukan untuk bermula, dan juga sistem sedia ada untuk menghantar dan menerima fail dan folder tambahan. Mereka juga akan tahu bahawa mereka boleh mencari dan mengakses perkara yang mereka perlukan apabila mereka memerlukan perkara tersebut, sambil menggunakan amalan keselamatan untuk mencegah kebocoran data.
Berikut ialah beberapa strategi untuk membuatkan kemasukan klien semudah mungkin.
Seragamkan proses penciptaan dan tandatangan kontrak
Salah satu perkara yang paling menarik tentang mendapatkan kerja baru? Menandatangani kontrak yang menjadikan kerja itu rasmi. Salah satu yang paling teruk? Mencipta kontrak. Dengan templat Dropbox Sign, walau bagaimanapun, mudah untuk mencipta kontrak yang diseragamkan sekali, kemudian menggunakan templat itu berulang kali. Ciri ini juga bijak dalam membangunkan templat untuk pelbagai jenis jadual yang kerap digunakan oleh organisasi anda. Ciri ini ialah sistem yang telah diuji dan dicuba, dan sistem pasang dan pakai untuk memudahkan kemasukan klien. (Sementara kita di sini, mengapa tidak menggunakan juga templat Dropbox Paper untuk ringkasan kreatif, projek penghasilan video, dan keperluan lain? Jenis kerja membosankan itu tidak semestinya membosankan.)
Bina panduan permulaan dan tetapkan jangkaan
Klien baru adalah seperti perhubungan baru: kedua-dua pihak teruja untuk masa depan tetapi juga berhati-hati tentang perkara yang mungkin akan berlaku. Dengan mengambil kira perkara ini, penting untuk memulakan pengalaman dengan betul dengan mencipta panduan permulaan supaya klien mengetahui perkara yang boleh dijangka. Ini merangkumi cara organisasi anda berfungsi, sedikit tentang prinsipal, dan mungkin satu atau dua sesi sumbang saran. Hantarkan panduan dengan selamat, kemudian bawa mereka melihat panduan tersebut. Jangan lupa untuk menyertakan senarai semak supaya klien memahami hala tuju.
Minta dan terima fail (dan dapatkan fail di lokasi yang betul)
Apabila anda memasukkan klien, kemungkinan besar anda memerlukan fail daripada mereka. Mungkin ini bermakna sebahagian daripada aset sedia ada mereka atau mungkin hanya lambakan data maklumat untuk diperiksa oleh pasukan anda. Dengan permintaan fail, pasukan anda boleh meminta fail tertentu dan klien boleh memuat naik fail ke dalam akaun anda walaupun mereka sendiri tidak mempunyai Dropbox. Hanya cipta permintaan baru, masukkan beberapa butiran, pilih folder tempat fail akan dimuat naik, tetapkan tarikh akhir, dan hantar permintaan itu segera. Permintaan boleh disunting sekiranya anda perlu menukar maklumat tersebut. Anda hanya perlu menunggu fail tersebut diterima, kemudian tutup permintaan sebaik sahaja anda menerima fail.
Jangan lupa tentang keselamatan data
Sudah menjadi perkara biasa, kemasukan klien baru akan merangkumi beberapa tahap data proprietari yang dikongsi antara pihak, kemudian disimpan di beberapa lokasi. Tiada sesiapa yang mahu melihat data itu bocor ke luar, jadi mengekalkan keselamatan adalah penting. Dropbox memastikan maklumat selamat dalam beberapa cara yang berbeza. Dropbox menyulitkan fail dengan Advanced Encryption Standard 256-bit untuk melindungi data dalam transit antara apl Dropbox dengan pelayan Dropbox sambil sentiasa menguji kelemahan keselamatan. Dengan perlindungan kata laluan Dropbox, hanya orang yang mempunyai kata laluan boleh mengakses fail atau folder, sambil menetapkan tarikh luput pada pautan, jadi pautan hanya berfungsi dalam tempoh masa tertentu.
Kemasukan klien baru boleh—dan sepatutnya—tidak rumit. Dengan sedikit idea dan persediaan, proses itu hampir dapat menjaga diri sendiri. Dengan mengikut langkah yang ditetapkan di atas, agensi boleh bergerak dengan cepat melalui proses kemasukan dan melakukan perkara yang paling asas, ringkas dan penting dalam melakukan kerja kreatif sebenar. Lagipun, itu adalah bahagian yang menyeronokkan.
