Så hanterar du distansarbete med Dropbox Spaces

En förhandsvisning av ett kundförslag som har skapats med Dropbox Spaces

Före covid-19 kunde den stressigaste delen av din arbetsdag vara morgonpendlingen till kontoret. Nu hanterar du ett mindre förutsägbart kaos. Du måste ta till dig jobbiga nyheter, och du måste lära dig att arbeta på ett helt nytt sätt – i hemmet, isolerad från ditt team.

Du har kanske redan massor av erfarenhet av distansarbete och är bekväm med att ibland hantera dina arbetsuppgifter hemifrån. Men när hela teamet är borta från kontoret på obestämd tid blir utmaningen en annan.

Tidigare denna månad diskuterade Chris Marsh, forskningsdirektör på 451 Research, en enhet inom S&P Global Market Intelligence, den avgörande skillnaden mellan distansarbete och utspritt arbete.Han hävdar att företag som nyligen gått över till distansarbete tenderar att förlita sig för mycket på realtidskommunikation som chatt- och videomöten eftersom de inte har något bättre system att organisera sitt arbete med.

Redan innan pandemin välte våra liv över ända och omedelbart förändrade våra arbetssätt lade vis massor av tid på att hoppa mellan e-post, chattrådar, statusuppdateringar, molndokument och filer – det var en kamp att hålla reda på alla detaljer. Och inom var och en av dessa kanaler får du bara en kronologisk översikt över interaktioner med några teammedlemmar. 

Detta skapar i slutändan oändliga barriärer, vilket gör det svårt att se sammanhanget i ditt nätverk – och dina projekt i hela organisationen. Dessa problem har förstärkts ytterligare i våra nya utspridda arbetsmiljöer. Det är också dessa problem vi försöker lösa genom att bygga en smart arbetsyta.

Med Spaces får du ett enda organisationssystem istället för ett dussin. Och du kan söka över olika filtyper för att snabbt hitta det du behöver.

Nu när team runt om i världen måste anpassa sig till isoleringen och bristen på sammanhang som uppstår när man arbetar hemifrån finns det ännu större utmaningar i kommunikationen och samarbetet. Idag visar vi dig hur ditt distansteam kan använda Dropbox Spaces för att minska kaoset och återställa ordningen genom att skapa sammanhang och förbättra översikten.

Håller allt ditt arbete organiserat 

När alla dina filer, mappar och dokument är utspridda över flera appar är det lätt att glömma bort var du ska leta för att hitta det du behöver. Det gäller särskilt nu när dokument och anteckningar hopar sig snabbare än någonsin. 

När allt detta innehåll bor i en blandning av synkrona och asynkrona verktyg blir saker och ting ännu mer komplicerade. Du kanske kommer ihåg namnet på filen – eller åtminstone ämnet – men om du inte kommer ihåg om den skickades som en e-postbilaga, ett Slack-meddelande eller en Zoom-chattlänk måste du göra din sökning i alla dessa kanaler. I slutändan slösar du bort massor av tid på att hoppa in i och ut ur dessa fragmenterade arbetsflöden bara för att hitta en fil.

Med Spaces kan du istället ha alla olika innehållstyper på samma plats, så att du får ett enda system som organiserar allt arbete. PDF- och Photoshop-filer kan bo tillsammans med molndokument som Google Docs eller Figma-filer. I Spaces är lokala filer och molndokument inte längre två separata världar – du når dem alla från samma plats. Det innebär att du får ett enda organisationssystem istället för ett dussin. Och du kan söka över olika filtyper för att snabbt hitta det du behöver.

Systemfältet visar de senaste dokumenten du arbetat med samt förslag på innehåll som du sannolikt kommer att behöva för kommande möten, på en enda organiserad plats.

Skapa sammanhang i innehållet

När vi som standard använder chattrådar, e-postkedjor och videosamtal för att kommunicera i arbetet skapar detta ett sammanhangsproblem. Både projektmål och feedback om framsteg separeras från det faktiska arbetet, vilket skapar förvirring, missförstånd och brist på harmoni.

Alla har sitt eget arbetssätt. Vissa föredrar konversationer via e-post eftersom de är enkla att söka igenom. Andra gillar att få snabba svar i Slack-chatten. Men ju fler människor du har i teamet, desto fler kanaler måste du kontrollera och desto mer arbete krävs för att sammanställa dussintals konversationer i ditt projekt. 

Tänk dig att ha bara ett utrymme som fungerar som den centrala platsen för projektet. Istället för att ha isolerade interaktioner baserade på projektkommunikation sker interaktionerna i sitt sammanhang. Projektöversikter och tidslinjer syns bredvid innehållet så att du bättre kan förstå projektets omfattning och hur du ska prioritera uppgifterna.

Detta är tanken bakom Spaces. Genom att koppla samman människor och innehåll på samma ställe säkerställer du att rätt personer är uppdaterade kring projektet, och att alla har det sammanhang som krävs för att kunna bidra effektivt.  

När du arbetar i ett Space som beskriver projektstrategin och leveransdeadlines är det enkelt att på ett och samma ställe dela ut uppgifter till teammedlemmar, följa framstegen och se kommentarer om innehållet.

Hantera din tid mer effektivt

Teamarbete på distans kan enkelt leda till aviseringskaos. När teamet förlitar sig på realtidsverktyg som chatt i arbetet plingar det ständigt i telefonen av aviseringar. Du känner att du måste svara direkt för att inte verka oartig. Detta gör det svårt att fokusera på dina prioriteringar. 

Det kan också göra hela teamet mindre effektivt och bromsa upp framstegen. Har du någonsin varit i ett Zoom-möte men glömt att stänga av Slack-aviseringarna? Mitt i mötet hör du en avisering och kollar vad det är av ren reflex. Den röda markeringen försvinner eftersom du har tittat på meddelandet, men när du återvänder till mötet glömmer du bort Slack-meddelandet. Två dagar senare påminner din kollega dig om att hon fortfarande väntar på ditt beslut i projektet. Multiplicera denna dynamik med antalet människor du arbetar med så får du ett kaos i organisationens arbetsprocesser som till stor del beror på ärenden som glömts bort. 

Dropbox har byggts runt arbetet, inte konversationen om arbetet. Du kan svara på kommentarer under din egen tid när du är redo. På så vis kan du och ditt team få utrymme att arbeta och formulera tankar istället för att kämpa för att peta in ytterligare ett möte i kalendern. 

Som Daniel Kahneman observerar i Thinking Fast and Slow tänker många av oss allra bäst i en långsam, avsiktlig situation snarare än i konversationer i realtid. När du kan kommentera på innehållet inom ramen för projektöversikten kan du spara tid som du brukade slösa bort på konversationer och möten för att försöka klargöra sammanhang. På så vis kan du använda din arbetstid mer effektivt.

Minska friktion

När teamet gick över till distansarbete lämnade de flesta av oss de stora bildskärmarna på kontoret och tog med oss våra bärbara datorer hem. Det var en avvägning som kändes rimlig när vi inte visste att arbete hemifrån kan vara det nya normala. Nu när vi har arbetat på det här sättet i flera veckor märker vi alla av den kognitiva friktion som uppstår när du måste fortsätta växla mellan appar på en 13''-skärm.

Att växla från innehållsskapande till kommunikation var också förr en utmaning, men det är ännu svårare nu när du försöker fokusera på ett mycket mindre fönster. Att integrera alla sina verktyg på ett och samma ställe kan underlätta. Spaces samlar Slack, Zoom, Google Cloud, Microsoft, Salesforce, Adobe, HelloSign och många andra verktyg du förlitar dig på i en enda arbetsyta. På så vis kan du göra mer på ett ställe istället för att hoppa fram och tillbaka mellan olika ytor.

Animering av föreslagna filbilagor för kalendrar i Dropbox

Fyra sätt att minska friktionen med Dropbox Spaces:

  • Bifoga filer till kommande Zoom-möten så att de väntar på dig när du går med
  • Chatta om ett dokument via Slack direkt från dokumentet 
  • Bifoga en fil till ett Trello-kort
  • Skicka ett avtal eller dokument för signatur med HelloSign

Även när covid-19-krisen är över kommer vårt arbete att fortsätta utvecklas till att bli mer flytande och dynamiskt. Och eftersom allt fler människor arbetar över flera kanaler på flera enheter kommer en enhetlig arbetsyta att vara avgörande för att hålla hela teamet på banan.

Om du vill veta mera ska du läsa Vi presenterar Dropbox Spaces eller gå till vårt hjälpcenter för en snabb översikt.

Läs mer om Spaces och allt annat som Dropbox har att erbjuda ditt företag.

Kontakta Dropbox