Как управлять удаленной работой с помощью Dropbox Spaces

Предварительный просмотр коммерческого предложения, созданного в Dropbox Spaces

До эпидемии COVID-19 максимальный стресс, который вы испытывали в повседневной жизни, скорее всего, был связан с необходимостью добираться до офиса через весь город сквозь постоянные пробки. Сегодня уровень хаоса повысился в разы. Со всех сторон звучат тревожные новости, да и работать теперь приходится совершенно по-другому — из дома, в отрыве от команды.

Возможно, у вас уже есть опыт удаленной работы, и вы успешно справляетесь с нагрузками. Но когда весь отдел вынужден на неопределенное время перейти на такой режим, это совсем другое дело.

Ранее в этом месяце Крис Марш, директор по исследованиям 451 Research, подразделения S&P Global Market Intelligence, рассказал о принципиальных различиях между тем, что подразумевалось под удаленной работой ранее и тем, что этот термин означает сегодняОн утверждает, что компании, недавно перешедшие на удаленную модель, не успели внедрить адекватные системы для организации работы, поэтому склонны слишком полагаться на общение в реальном времени, например с помощью чатов и видеоконференций.

Даже до того, как пандемия перевернула нашу жизнь и вынудила поспешно перейти на новые способы работы, мы тратили столько времени на жонглирование электронной почтой, чатами, обновлениями статуса, облачными документами и файлами, что уследить за всем было сложно. При этом каждый из этих способов коммуникации позволяет фиксировать только взаимодействия нескольких участников рабочей группы между собой в хронологическом порядке. 

Это приводит к созданию множества разрозненных структур для хранения информации, что затрудняет понимание контекста — и работу с проектами во всей организации. Переход на новый формат работы только усугубил существующие проблемы. Чтобы решить их, мы создали умное рабочее пространство.

Dropbox Spaces позволяет заменить десяток организационных систем одной-единственной. С ее помощью вы также можете выполнять быстрый поиск по типам файлов.

Сегодня компаниям по всему миру приходится адаптироваться к новым форматам работы и взаимодействия, что дополнительно усложняет общение и сотрудничество. Сегодня мы расскажем вам, как использовать Dropbox Spaces, чтобы уменьшить хаос и навести порядок в работе, обеспечив прозрачность процессов и понимание происходящего для сотрудников.

Организуйте все аспекты рабочего процесса 

Если все файлы, папки и документы разбросаны по нескольким приложениям, легко забыть, где искать нужное. Это особенно актуально сегодня, когда документы и инструкции с каждым днем только множатся. 

Когда все эти данные распределены по нескольким синхронным и асинхронным системам, управлять ими становится еще сложнее. Например, вы помните имя файла —или, по крайней мере, его тему — но не помните, был ли он отправлен в виде вложения электронной почты, сообщения Slack или ссылки в чате Zoom. В результате вам приходится искать его во всех перечисленных местах. В конечном итоге вы тратите уйму времени на переключение между разрозненными рабочими системами — и все ради того, чтобы найти один-единственный файл.

С помощью Spaces можно хранить разные типы данных в одном месте и использовать одну систему для организации всех рабочих процессов. Файлы PDF и Photoshop можно хранить вместе с облачными документами, например Google Docs или Figma. В Spaces больше нет разделения на локальные файлы и облачные документы — все они доступны в одном месте. Это означает, что вы можете использовать одну организационную систему, а не десять. С ее помощью вы также можете выполнять быстрый поиск по типам файлов.

На панели отображаются последние документы, с которыми вы работали, а также рекомендуемые файлы, которые могут понадобиться во время предстоящих совещаний. Все это упорядоченно хранится в одном месте.

Обеспечьте контекст

Использование и чатов, и электронной почты, и видеозвонков для рабочего общения одновременно неизбежно создает проблему контекста. Цели проекта и отзывы о прогрессе не связаны с фактическими рабочими процессами, что ведет к путанице, недоразумениям и расхождениям.

Все организуют свою работу по-разному. Некоторые предпочитают общаться по электронной почте, потому что сообщения легко найти. Другим нравится быстро получать ответ через чаты Slack. Но чем больше сотрудников в вашей команде, тем больше каналов нужно проверить и больше усилий приложить, чтобы объединить десятки сообщений в одну базу знаний по проекту. 

Представьте себе, что у вас есть единое пространство для централизованной работы над проектом. Все взаимодействия происходят не изолировано, а в общем контексте. Ключевые точки и сроки выполнения проектов можно просмотреть на одном экране с уже готовыми файлами, что позволяет более эффективно оценить масштаб проекта и приоритизировать задачи.

В этом и есть ключевая идея сервиса Spaces. Он обеспечивает взаимодействие и доступ к содержимому в одном месте, чтобы все сотрудники были в курсе своих обязанностей и располагали всей информацией, необходимой для их эффективного выполнения.  

Использование единого рабочего пространства, которое включает в себя сведения о стратегии работы над проектом, сроках и результатах, упрощает назначение задач участникам рабочей группы, отслеживание прогресса и комментирование данных.

Эффективно ли вы расходуете свое время?

Удаленная работа может легко привести к информационной перегрузке. Если вы используете инструменты для взаимодействия в реальном времени, например чаты, то вам постоянно приходят уведомления. Они вызывают ощущение, что нужно ответить немедленно, чтобы не показаться невежливым. Это мешает сосредоточиться на приоритетных задачах. 

Эффективность работы всей команды снижается, что замедляет общий прогресс. Случалось ли вам получать уведомление Slack во время совещания в Zoom? Вы слышите сигнал и рефлекторно проверяете сообщение. Значок исчезает. Вы возвращаетесь к совещанию и забываете о сообщении. Два дня спустя коллега напоминает вам, что все еще ждет вашего решения по проекту. Умножьте этот сценарий на число сотрудников и вы сможете оценить масштаб проблем, которые возникнут в организации просто из-за того, что кто-то забыл ответить на вопрос. 

Dropbox ставит во главу угла работу, а не для разговоры о работе. Вы можете отвечать на комментарии в удобное для вас время, когда будете готовы. Это дает вам и вашим коллегам возможность спокойно работать и думать вместо того, чтобы пытаться втиснуть в календарь очередное совещание. 

Как отмечает Дэниел Канеман в своей книге «Думай медленно… решай быстро», для многих их нас продуктивнее всего мыслить медленно и обстоятельно, а не во время разговора в реальном времени. Возможность комментировать отдельные фрагменты проекта без отрыва от общей картины экономит время, которое раньше тратилось на разговоры и совещания в попытках прояснить контекст. Это приносит плоды: эффективность работы повышается.

Обеспечьте удобство

Когда наша команда перешла на удаленную работу, большинство из нас оставили компьютеры с большими мониторами в офисе и взяли с собой ноутбуки. Тогда мы еще не знали, что работа из дома — это надолго. После нескольких недель работы в таком режиме когнитивное неудобство, которое возникает при постоянном переключении между приложениями на 13-дюймовом экране, стало очевидным.

Переключиться с создания контента на общение само по себе непросто, — и еще сложнее сделать это, если все время приходится вглядываться в маленькие окошки. Объединение всех инструментов в одном месте помогает преодолеть эту проблему. Spaces позволяет объединить Slack, Zoom, Google Cloud, Microsoft, Salesforce, Adobe, HelloSign и множество других популярных инструментов в едином рабочем пространстве. Постоянно переключаться между несколькими приложениями больше не требуется.

Анимация рекомендуемых вложений файлов для календарей в Dropbox

Как уменьшить неудобство с помощью Dropbox Spaces? Предлагаем четыре способа.

  • Прикрепляйте файлы к предстоящим совещаниям в Zoom, чтобы они сразу были у вас под рукой
  • Обсуждения документа через Slack можно проводить непосредственного из этого документа
  • Добавляйте файлы на доски Trello
  • Чтобы отправить договор или документ на подпись, используйте HelloSign

Даже после того как кризис, вызванный COVID-19, закончится, мы продолжим совершенствовать наши решения, делая их более гибкими и динамичными. Сегодня все больше людей использует несколько способов связи для различных устройств, и наличие единого рабочего пространства становится критически важным для своевременного информирования сотрудников.

Для получения дополнительной информации прочитайте статью  Знакомство с Dropbox Spaces  или  краткий обзор сервиса в справочном центре.

Узнайте больше о Spaces и других решениях Dropbox для бизнеса.

Связаться с нами