Como gerenciar o trabalho distribuído com o Dropbox Spaces

Uma prévia de uma proposta de cliente que foi criada com o Dropbox Spaces

Antes da COVID-19, a parte mais estressante do seu dia talvez fosse o trânsito para se deslocar até o escritório. Agora você está lidando com um tipo menos previsível de caos. Há as notícias perturbadoras, assim como a dificuldade adicional de aprender a trabalhar de uma maneira totalmente nova — em casa e longe da sua equipe.

Talvez você já tenha experiência com o trabalho remoto e se sinta confortável em ocasionalmente manter o controle das tarefas em casa. Mas, com toda a equipe fora do escritório indefinidamente, o trabalho muda.

No início deste mês, Chris Marsh, diretor de pesquisa da 451 Research, uma unidade da S&P Global Market Intelligence, discutiu a diferença crucial entre trabalho remoto e trabalho distribuído. Ele argumentou que as empresas recém-distribuídas tendem a confiar demais na comunicação em tempo real, como bate-papo e videoconferências, porque não têm sistemas melhores para organizar o trabalho.

Mesmo antes de a pandemia virar nossas vidas de cabeça para baixo e mudar instantaneamente nossa maneira de trabalhar, passávamos tanto tempo alternando entre e-mails, conversas de bate-papo, atualizações de status, documentos em nuvem e arquivos, que era uma batalha acompanhar todos os detalhes. E, em cada um desses canais, você só tinha acesso a uma visão cronológica das trocas com alguns membros da equipe. 

Isso acaba criando silos infinitos, dificultando a visualização do contexto dentro de sua rede e de seus projetos em toda a organização. Esses problemas só aumentaram em nossa nova realidade de trabalho distribuída. Também são os problemas que estamos tentando resolver criando um espaço de trabalho inteligente.

Com o Spaces, você pode ter um único sistema organizacional, em vez de uma dezena. E pode pesquisar em vários tipos de arquivos para encontrar o que precisa rapidamente.

Agora que as equipes em todo o mundo precisam se adaptar ao deslocamento e à desconexão do trabalho em casa, existem desafios ainda maiores para se comunicar e colaborar. Hoje, mostraremos como sua equipe distribuída pode usar o Dropbox Spaces para reduzir o caos e restaurar a ordem criando contexto e melhorando a visibilidade.

Mantenha todo o seu trabalho organizado 

Quando todos os seus arquivos, pastas e documentos estão espalhados por vários aplicativos, é fácil esquecer aonde ir para encontrar o que precisa. Isso é particularmente verdade agora que documentos e memorandos estão se acumulando mais rápido do que nunca. 

Quando todo esse conteúdo reside em uma mistura de ferramentas síncronas e assíncronas, as coisas ficam ainda mais complicadas. Talvez você se lembre do nome do arquivo, ou pelo menos do tópico, mas se não se lembra se ele foi enviado como anexo de e-mail, mensagem do Slack ou link de bate-papo do Zoom, e precisa fazer a mesma pesquisa em todos esses lugares. Você acaba gastando muito tempo entrando e saindo desses fluxos de trabalho fragmentados apenas para rastrear um arquivo.

Mas com o Spaces, você pode manter todos os tipos de conteúdo diferentes no mesmo lugar, usando um único sistema para organizar todo o seu trabalho. PDFs e arquivos do Photoshop podem conviver com documentos na nuvem, como arquivos do Google Docs ou Figma. No Spaces, os arquivos locais e os documentos na nuvem não estão mais em dois mundos separados, todos podem ser acessados no mesmo lugar. Isso significa que você pode ter um único sistema organizacional, em vez de uma dezena. E pode pesquisar em vários tipos de arquivos para encontrar o que precisa rapidamente.

A bandeja mostra os documentos recentes em que você estava trabalhando, bem como o conteúdo sugerido de que provavelmente precisará para as próximas reuniões, tudo em um único local organizado.

Contextualize o conteúdo

Quando usamos como padrão tópicos de bate-papo, cadeias de e-mail e chamadas de vídeo para nos comunicarmos sobre nosso trabalho, isso cria um problema de contexto. Os objetivos do projeto e o feedback sobre o progresso são separados do trabalho real, o que cria confusão, mal-entendidos e desalinhamento.

Todos possuem seu jeito próprio de trabalhar. Alguns preferem conversas por e-mail porque são fáceis de pesquisar. Outros gostam de receber respostas rápidas em bate-papos no Slack. Mas, quanto mais pessoas você tiver em sua equipe, mais canais terá que verificar e mais trabalho terá que fazer para compilar dezenas de conversas sobre seu projeto. 

Imagine ter apenas um espaço que sirva de local central para o projeto. Em vez de ter interações isoladas baseadas na comunicação sobre o projeto, as interações acontecem em contexto. Visões gerais e linhas do tempo do projeto podem ser visualizadas ao lado do conteúdo, para que você possa entender melhor o escopo do projeto e como priorizar as tarefas.

Essa é a ideia por trás do Spaces. Ao conectar pessoas e conteúdo no mesmo lugar, você garante que as pessoas certas estejam em dia com os projetos e que todos saibam o contexto para contribuir de forma eficaz.  

Quando você cria um espaço que descreve a estratégia do projeto e os prazos de entrega, é fácil atribuir tarefas aos membros da equipe, acompanhar o progresso e ver comentários sobre o conteúdo — tudo em um só lugar.

Gerencie seu tempo de forma mais eficaz

O trabalho em equipe distribuído pode facilmente levar à sobrecarga de notificações. Quando sua equipe depende de ferramentas em tempo real, como bate-papo, para a base do trabalho, você recebe notificações constantemente. Você sente que precisa responder rapidamente ou corre o risco de parecer rude. Assim fica mais difícil focar nas suas prioridades. 

Isso também pode tornar toda a sua equipe menos eficaz e desacelerar o progresso. Já esteve em uma reunião do Zoom e esqueceu de desativar as notificações do Slack? No meio da reunião, você ouve uma notificação e a confere por reflexo. O emblema vermelho desaparece porque você viu a mensagem, mas depois de voltar à reunião, esquece tudo sobre a mensagem do Slack. Dois dias depois, sua colega de equipe lembra que ela ainda está esperando uma decisão sobre esse projeto. Multiplique essa dinâmica por todas as pessoas com quem você trabalha. Está claro que haverá problemas de comunicação em toda a organização que são simplesmente perguntas esquecidas. 

O Dropbox foi projetado em torno do trabalho, não da conversa sobre o trabalho. Você pode responder aos comentários no seu próprio tempo, quando estiver pronto. Isso permite que você e sua equipe tenham espaço para trabalhar e formular ideias em vez de sofrer para lançar outra reunião no calendário. 

Como Daniel Kahneman observa em Thinking Fast and Slow, muitos de nós pensamos melhor de modo lento e deliberado em vez de uma conversa em tempo real. Quando você consegue fazer comentários no conteúdo dentro do contexto da visão geral do projeto, pode economizar o tempo que costumava gastar em conversas e reuniões tentando esclarecer o contexto. Isso permite usar seu tempo de trabalho de forma mais eficaz e impactante.

Reduza o atrito

Quando nossa equipe fez a transição para o trabalho distribuído, a maioria de nós deixou os monitores grandes no escritório e levou para casa os laptops. Foi uma troca que fazia sentido quando não sabíamos que o home office poderia ser nosso novo normal. Agora que estamos trabalhando dessa forma há semanas, é fácil ver o atrito cognitivo que acontece quando precisamos continuar alternando entre aplicativos em uma tela de 13 polegadas.

Alternar entre a criação de conteúdo e a comunicação já era complicado, mas complicou um pouco mais agora olhando por uma telinha menor. Mas a integração de todas as suas ferramentas em um só lugar pode ajudar. O Spaces reúne Slack, Zoom, Google Cloud, Microsoft, Salesforce, Adobe, HelloSign e muitas outras ferramentas das quais você depende em um único espaço de trabalho. Com isso, você pode fazer mais em um só lugar, em vez de ter de ficar indo e voltando de locais diferentes.

Animação de anexos de arquivos sugeridos para calendários no Dropbox

Quatro maneiras de reduzir o atrito usando o Dropbox Spaces:

  • Anexe arquivos para as próximas reuniões do Zoom assim eles ficarão facilmente acessíveis quando você entrar na conferência
  • Converse sobre um documento pelo Slack diretamente do documento 
  • Anexe um arquivo a um quadro do Trello
  • Envie um contrato ou documento para assinatura usando o HelloSign

Mesmo depois que a crise da COVID-19 terminar, a forma como trabalhamos continuará evoluindo para ser mais fluida e dinâmica. E à medida que mais e mais pessoas trabalham em vários canais de vários dispositivos, ter um espaço de trabalho unificado será crucial para manter as equipes em sincronia.

Para saber mais, leia Introducing Dropbox Spaces ou visite nossa Central de ajuda para uma rápida visão geral.

Saiba mais sobre o Spaces e tudo o mais que o Dropbox tem para oferecer à sua empresa.

Entre em contato com o Dropbox