Jak zarządzać pracą rozproszoną dzięki Dropbox Spaces

Podgląd propozycji dla klienta utworzonej za pomocą Dropbox Spaces

Przed pandemią COVID-19 najbardziej stresującą częścią dnia mogła być jazda samochodem do biura przez zatłoczone miasto. Teraz masz do czynienia z mniej przewidywalnym rodzajem chaosu. Dochodzą do Ciebie niepokojące informacje i musisz dodatkowo walczyć, aby nauczyć się pracować w zupełnie nowy sposób – w domu, z daleka od swojego zespołu.

Być może masz już doświadczenie w pracy zdalnej i czujesz się komfortowo, od czasu do czasu wykonując zadania w domu. Ale gdy cały Twój zespół ma pracować poza biurem przez nieokreślony bliżej czas, to całkiem inna sytuacja.

Na początku tego miesiąca Chris Marsh, dyrektor ds. badań w 451 Research, jednostce S&P Global Market Intelligence, przedstawił kluczową różnicę między pracą zdalną i pracą rozproszonąTwierdzi on, że firmy, które zaczynają wprowadzać nową metodę pracy rozproszonej, mają tendencję do zbytniego polegania na komunikacji w czasie rzeczywistym, takiej jak czat i spotkania wideo, ponieważ nie mają lepszych systemów do organizowania swojej pracy.

Nawet zanim pandemia wywróciła nasze życie do góry nogami i natychmiast zmieniła nasz sposób pracy, spędzaliśmy tak dużo czasu na przeskakiwaniu między wiadomościami e-mail, wątkami czatu, aktualizacjami stanu, dokumentami w chmurze i plikami, że trudno było śledzić wszystkie ich szczegóły. A w każdym z tych kanałów masz jedynie chronologiczny widok wymiany informacji z kilkoma członkami zespołu. 

W efekcie tworzą się niekończące się silosy danych, co utrudnia identyfikowanie kontekstu w sieci – i projektach w całej organizacji. W naszej nowej rzeczywistości pracy rozproszonej te problemy są dodatkowo potęgowane. Są to również problemy, które próbujemy rozwiązać, tworząc inteligentny obszar roboczy.

Dzięki usłudze Spaces możesz mieć w organizacji jeden system, a nie kilkanaście. Możesz też przeszukiwać różne typy plików, aby szybko znaleźć potrzebne informacje.

Teraz, gdy zespoły na całym świecie muszą przystosować się do izolacji i braku osobistego kontaktu podczas pracy w domu, pojawiają się jeszcze większe wyzwania związane z komunikacją i współpracą. Dzisiaj pokażemy Ci, jak Twój zespół rozproszony może dzięki Dropbox Spaces zmniejszyć chaos i przywrócić porządek, tworząc właściwy kontekst i ulepszając widoczność danych.

Zadbaj o porządek podczas pracy 

Gdy wszystkie Twoje pliki, foldery i dokumenty są rozproszone w wielu aplikacjach, łatwo zapomnieć, dokąd trzeba przejść, aby znaleźć potrzebne informacje. Jest to szczególnie prawdziwe teraz, gdy dokumenty i notatki gromadzą się szybciej niż kiedykolwiek. 

Jeśli cała ta zawartość jest przechowywana w kombinacji narzędzi synchronicznych i asynchronicznych, sprawy jeszcze bardziej się komplikują. Możesz pamiętać nazwę pliku – lub przynajmniej temat – ale jeśli nie pamiętasz, czy został on wysłany jako załącznik do wiadomości e-mail, wiadomość Slack, czy też łącze do czatu Zoom, musisz przeprowadzić to samo wyszukiwanie we wszystkich tych miejscach. W efekcie spędzasz zbyt dużo czasu na wchodzeniu do tych pofragmentowanych przepływów pracy i wychodzeniu z nich tylko w celu znalezienia jednego pliku.

Ale dzięki usłudze Spaces możesz przechowywać różne typy zawartości w tym samym miejscu. Masz więc jeden system, który organizuje wszystkie Twoje materiały służbowe. Pliki PDF i Photoshop można przechowywać razem z dokumentami w chmurze, takimi jak Dokumenty Google lub pliki Figma. W Spaces pliki lokalne i dokumenty w chmurze nie są już dwoma oddzielnymi światami – wszystkie są dostępne w tym samym miejscu. Oznacza to, że możesz mieć w organizacji jeden system, a nie kilkanaście. Możesz też przeszukiwać różne typy plików, aby szybko znaleźć potrzebne informacje.

W zasobniku są wyświetlane ostatnio używane dokumenty, a także sugerowana zawartość, której możesz potrzebować podczas przyszłych spotkań, a wszystko to w jednym uporządkowanym miejscu.

Dodawanie kontekstu do zawartości

Gdy domyślnie używamy wątków czatu, łańcuchów wiadomości e-mail i rozmów wideo do komunikacji dotyczącej naszej pracy, powstaje problem dotyczący kontekstu. Cele projektu i opinie na temat postępu są oddzielone od rzeczywistej pracy, co powoduje zamieszanie, nieporozumienia i brak wspólnego planu pracy.

Każdy pracuje tak, jak chce. Niektórzy wolą rozmawiać za pośrednictwem wiadomości e-mail, ponieważ łatwo je przeszukiwać. Inni lubią otrzymywać szybkie odpowiedzi na czatach usługi Slack. Ale im więcej członków ma Twój zespół, tym więcej kanałów musisz sprawdzić i tym więcej pracy musisz wykonać, aby zgromadzić dziesiątki rozmów na temat swojego projektu. 

Wyobraź sobie, że masz tylko jedną przestrzeń Space, która służy jako centralna lokalizacja projektu. Zamiast izolowanych interakcji opartych na komunikacji dotyczącej projektu, interakcje odbywają się w odpowiednim kontekście. Przeglądy i osie czasu projektów można wyświetlać obok zawartości, aby lepiej zrozumieć zakres projektu i sposób ustalania priorytetów poszczególnych zadań.

Tak właśnie działa usługa Spaces. Łącząc ludzi i zawartość w jednym miejscu, zapewniasz, że właściwe osoby są na bieżąco z projektami, a każdy zna kontekst, w którym musi efektywnie wykonywać swoje zadania.  

Jeśli działasz w przestrzeni Space, która zawiera zarys strategii projektu i terminy realizacji, możesz łatwo przypisywać zadania do członków zespołu, śledzić postępy i wyświetlać komentarze do zawartości – i wszystko to w jednym miejscu.

Efektywniejsze zarządzanie czasem

Rozproszona praca zespołowa może łatwo doprowadzić do przeciążenia powiadomieniami. Jeśli Twój zespół podczas pracy polega na narzędziach działających w czasie rzeczywistym, takich jak czat, piknięcia ciągle informują Cię o powiadomieniach. Czujesz, że musisz zareagować we właściwy sposób, aby inni nie uznali Cię za osobę niegrzeczną. Utrudnia Ci to skupienie się na własnych priorytetach.

Może to również zmniejszyć efektywność całego zespołu i spowolnić postępy. Czy kiedyś w trakcie spotkania Zoom Twoje powiadomienia Slack były nadal włączone? W połowie spotkania słyszysz powiadomienie i odruchowo na nie zerkasz. Po przeczytaniu wiadomości czerwona plakietka znika, ale po powrocie na spotkanie zapominasz o wiadomości Slack. Dwa dni później członek Twojego zespołu przypomina Ci, że wciąż czeka na decyzję w sprawie tego projektu. Pomnóż tę dynamikę przez wszystkie osoby, z którymi pracujesz, i w rezultacie otrzymasz w całej organizacji blokady wynikające po prostu z pytań, na które nikt nie odpowiedział. 

Dropbox powstał z myślą o pracy, a nie o rozmowach dotyczących pracy. Możesz odpowiadać na komentarze, gdy będziesz mieć na to czas. Dzięki temu Ty i Twój zespół będziecie mieć przestrzeń do pracy i formułowania myśli, zamiast męczyć się dodawaniem kolejnego spotkania do kalendarza. 

Jak zauważa Daniel Kahneman w książce O myśleniu szybkim i wolnym, wiele osób najlepiej myśli w powolnym, świadomym trybie, a nie podczas rozmowy w czasie rzeczywistym. Jeśli możesz dodawać komentarze do zawartości w kontekście przeglądu projektu, oszczędzasz czas wcześniej spędzany na próbach wyjaśnienia kontekstu podczas rozmów i spotkań. Dzięki temu możesz efektywniej i skuteczniej wykorzystać swój czas pracy.

Redukowanie problemów

Gdy nasz zespół rozpoczął pracę rozproszoną, większość z nas zostawiła duże monitory w biurze i zabrała do domu laptopy. Był to kompromis, który miał sens, gdy nie wiedzieliśmy, że praca z domu może stać się naszym nowym standardem. Teraz, gdy pracujemy w ten sposób od wielu tygodni, łatwo zauważyć problemy poznawcze, które występują, kiedy musisz ciągle przełączać się między aplikacjami na 13-calowym ekranie.

Zmiana trybu pracy z tworzenia zawartości na komunikację była trudna, ale stała się jeszcze trudniejsza, ponieważ musisz ciągle mrużyć oczy, pracując w mniejszym oknie. Pomocne może się okazać zintegrowanie wszystkich narzędzi w jednym miejscu. Usługa Spaces łączy Slack, Zoom, Google Cloud, Microsoft, Salesforce, Adobe, HelloSign i wiele innych narzędzi, na których polegasz, w jednym obszarze roboczym. Dzięki temu możesz zrobić więcej w jednym miejscu, zamiast przechodzić tam i z powrotem między różnymi obszarami.

Animacja przedstawiająca sugerowane pliki załączników do kalendarzy w Dropbox

Cztery sposoby redukowania problemów za pomocą Dropbox Spaces:

  • Załączanie plików do nadchodzących spotkań Zoom, aby czekały na Ciebie, gdy dołączysz do spotkania
  • Prowadzenie czatu dotyczącego dokumentu przez Slack bezpośrednio z tego dokumentu 
  • Załączanie pliku do tablicy Trello
  • Wysyłanie umowy lub dokumentu do podpisu za pomocą HelloSign

Nawet po zakończeniu kryzysu związanego z pandemią COVID-19 sposób wykonywania pracy będzie ewoluować w stronę zwiększania płynności i dynamiki. A ponieważ coraz więcej osób pracuje w wielu kanałach na wielu urządzeniach, korzystanie z jednego ujednoliconego obszaru roboczego będzie mieć kluczowe znaczenie, jeśli zespoły mają otrzymywać aktualne informacje.

Aby dowiedzieć się więcej, przeczytaj Wprowadzenie do Dropbox Spaces lub odwiedź nasze centrum pomocy, w którym możesz zapoznać się z krótkim omówieniem.

Dowiedz się więcej o usłudze Spaces i sprawdź, co jeszcze Dropbox może zaoferować Twojej firmie.

Skontaktuj się z Dropbox