Gedistribueerd werk beheren met Dropbox Spaces

Een voorbeeld van een voorstel voor een klant dat met Dropbox Spaces is gemaakt

Misschien was vóór COVID-19 in de file staan op weg naar kantoor het meest stressvolle moment van jouw dag. Nu heb je te maken met een minder voorspelbaar soort chaos. Dit verontrustende nieuws brengt ook de lastige uitdaging met zich mee dat je een volledig nieuwe werkwijze moet aanleren: thuis, afgezonderd van jouw team.

Misschien heb je al ervaring met werken op afstand en vind je het prettig om af en toe taken bij te houden vanuit huis. Het is echter een heel ander verhaal wanneer jouw hele team voor onbepaalde tijd niet op kantoor werkt.

Eerder deze maand besprak Chris Marsh, Research Director bij 451 Research, een bedrijfsonderdeel van S&P Global Market Intelligence,   het cruciale verschil tussen werken op afstand en gedistribueerd werkenHij is van mening dat beginnende gedistribueerde bedrijven te veel vertrouwen op realtimecommunicatie, zoals chatten en videovergaderingen, omdat ze geen betere systemen hebben om hun werk te organiseren.

Zelfs voordat de pandemie ons leven op zijn kop zette en op slag onze manier van werken veranderde, besteedden we al dusdanig veel tijd aan het heen en weer schakelen tussen e-mails, chatdiscussies, statusupdates, clouddocumenten en -bestanden dat het lastig was om alle details bij te houden. En elk van deze kanalen biedt alleen een chronologisch overzicht van de uitwisselingen met een paar teamleden. 

Dit leidt uiteindelijk tot eindeloze silo's, waardoor het moeilijk is om de context te zien binnen jouw netwerk en jouw projecten in de hele organisatie. Door onze nieuwe realiteit van gedistribueerd werken worden deze problemen alleen maar verergerd. Dit zijn echter ook de problemen die we proberen op te lossen door het ontwikkelen van een smart workspace.

Met Spaces kun je één organisatiesysteem hanteren in plaats van tientallen. Daarnaast kun je verschillende bestandstypen doorzoeken, zodat je snel vindt wat je nodig hebt.

Nu teams over de hele wereld zich moeten aanpassen aan de ontwrichting en afzondering die werken op afstand met zich meebrengt, vormen communicatie en samenwerking nog grotere uitdagingen. Vandaag laten we je zien hoe je gedistribueerde team Dropbox Spaces kan gebruiken om de chaos te verminderen en de orde te herstellen door het creëren van context en het verbeteren van de zichtbaarheid.

Al je werk georganiseerd houden 

Wanneer al jouw bestanden, mappen en documenten over verschillende apps zijn verspreid, vergeet je gemakkelijk waar je naartoe moet om te vinden wat je nodig hebt. Dat geldt vooral nu documenten en memo's zich sneller opstapelen dan ooit. 

Wanneer al dit materiaal zich in een mengeling van synchrone en asynchrone tools bevindt, wordt het nog ingewikkelder. Misschien herinner je je alleen de bestandsnaam of het onderwerp, maar als je niet meer weet of het als e-mailbijlage, Slack-bericht of Zoom-chatlink is verstuurd, moet je op al die plekken dezelfde zoekopdracht uitvoeren. Doordat je je een weg probeert te banen door deze gefragmenteerde workflows, ben je uiteindelijk ontzettend veel tijd kwijt aan het opsporen van een enkel bestand.

Met Spaces kun je echter alle verschillende soorten materiaal op dezelfde plek bewaren, zodat je één systeem hebt voor de organisatie van al je werk. Zo kunnen PDF's en Photoshop-bestanden samen met clouddocumenten als Google Documenten en Figma-bestanden worden opgeslagen. In Spaces wordt geen onderscheid gemaakt tussen lokale bestanden en clouddocumenten: beide zijn op dezelfde plek toegankelijk. Dit betekent dat je één organisatiesysteem kunt hanteren in plaats van tientallen. Daarnaast kun je verschillende bestandstypen doorzoeken, zodat je snel vindt wat je nodig hebt.

Het vak toont niet alleen de documenten waaraan je recent hebt gewerkt, maar ook aanbevolen materiaal dat je waarschijnlijk voor aankomende vergaderingen nodig zult hebben, allemaal op één overzichtelijke plek.

Materiaal in context plaatsen

Wanneer we voor de communicatie over ons werk terugvallen op chatdiscussies, eindeloze e-mails en videogesprekken, schept dat een contextueel probleem. De doelstellingen van het project en de feedback over de voortgang staan los van het eigenlijke werk. Als we deze scheiding niet aanhouden, veroorzaakt dat verwarring, misverstanden en een gebrekkige afstemming.

Iedereen heeft een eigen manier van werken. Sommigen geven de voorkeur aan gesprekken per e-mail, omdat ze gemakkelijk zijn te doorzoeken. Anderen houden juist van snelle reacties via de chat van Slack. Maar hoe meer mensen je in jouw team hebt, hoe meer kanalen je moet doorspitten en hoe meer werk je moet verzetten om tientallen gesprekken over jouw project te verzamelen. 

Stel je voor dat je maar één Space hebt die als centrale plek voor het project dient. In plaats van afzonderlijke interacties op basis van de communicatie over het project, vinden de interacties zo in context plaats. Projectoverzichten en tijdlijnen kunnen naast het materiaal worden bekeken, zodat je een beter inzicht krijgt in de omvang van het project en beter kunt bepalen hoe je taken moeten prioriteren.

Dat is het idee achter Spaces. Door mensen en materiaal op dezelfde plek met elkaar te verbinden, zorg je dat de juiste mensen van projecten op de hoogte zijn en dat iedereen over de benodigde context beschikt om een doeltreffende bijdrage te leveren.  

Als je een Space gebruikt waarin de projectstrategie en de deadlines van deelleveringen staan, kun je eenvoudig en vanuit één plek taken aan teamleden toewijzen, de voortgang bijhouden en opmerkingen over het materiaal bekijken.

Effectiever met jouw tijd omgaan

Gedistribueerd teamwerk kan gemakkelijk leiden tot een overdaad aan meldingen. Als jouw teamleden voor het merendeel van hun werkzaamheden vertrouwen op realtimetools, zoals een chat, word je voortdurend bestookt met meldingen. Hierdoor krijg je misschien het gevoel dat je meteen moet reageren of het risico loopt om onbeleefd te zijn. Op die manier is het lastig om je op jouw prioriteiten te richten. 

Het kan ook de effectiviteit van jouw hele team beïnvloeden en de vooruitgang vertragen. Heb je ooit in een Zoom-vergadering gezeten en vergeten Slack-meldingen uit te schakelen? Met als gevolg dat je halverwege de vergadering een melding hoort en er uit gewoonte naar gluurt. De rode badge verdwijnt omdat je het bericht hebt gezien, maar zodra je jouw aandacht weer op de vergadering hebt gevestigd, ben je het Slack-bericht helemaal vergeten. Twee dagen later trekt jouw teamgenoot aan de bel, omdat ze nog steeds op een beslissing over het project wacht. Als je deze dynamiek vermenigvuldigt met het aantal mensen met wie je samenwerkt, ontstaan er knelpunten in de hele organisatie die simpelweg uit vergeten vragen bestaan. 

Dropbox is ontworpen met het oog op het werk zelf, in plaats van op het gesprek over het werk. Zo kun je op jouw tempo, wanneer het jou uitkomt, reageren op opmerkingen. Dit geeft jou en je team de ruimte om te werken en gedachten te formuleren, zodat je niet in allerijl nóg een vergadering in de agenda hoeft te zetten. 

Zoals Daniel Kahneman opmerkt in Thinking Fast and Slow: velen van ons verrichten ons beste denkwerk op een langzame, weloverwogen manier in plaats van in real time tijdens een gesprek. Wanneer je de mogelijkheid hebt om opmerkingen op het materiaal te plaatsen binnen de context van het projectoverzicht, bespaar je de tijd die je vroeger aan gesprekken en vergaderingen moest besteden om de context te verduidelijken. Zo kun je je werktijd doeltreffender en daadkrachtiger inzetten.

Wrijving verminderen

Toen ons team overstapte op gedistribueerd werken, lieten de meesten van ons de grote beeldschermen op kantoor staan en namen we onze laptops mee naar huis. Deze afweging leek logisch toen we nog niet wisten dat werken op afstand ons nieuwe normaal zou gaan worden. Nu we al weken op deze manier werken, is duidelijk te zien dat er cognitieve wrijving ontstaat als je op een 13-inch beeldscherm steeds tussen apps moet wisselen.

Het was al een hele opgave om de omschakeling van het maken van materiaal naar communicatie te maken, maar alles wordt nog lastiger als je voortdurend naar een kleiner venster zit te turen. Het kan echter helpen om al jouw tools in één plek te integreren. Spaces brengt Slack, Zoom, Google Cloud, Microsoft, Salesforce, Adobe, HelloSign en vele andere vertrouwde tools samen in één werkruimte. Op die manier kun je meer werk op één plek verrichten in plaats van heen en weer tussen vensters te schakelen.

Animatie van voorgestelde bestandsbijlagen voor agenda's in Dropbox

Vier manieren om wrijving te verminderen met Dropbox Spaces:

  • Voeg bestanden voor aankomende Zoom-vergaderingen bij, zodat je ze bij aanvang direct bij de hand hebt
  • Chat rechtstreeks vanuit een document over dat document via Slack 
  • Voeg een bestand toe aan een Trello-bord
  • Verstuur een contract of document ter ondertekening met HelloSign

Ook als de COVID-19-crisis voorbij is, zal de manier waarop we werken zich blijven ontwikkelen om een steeds vloeiendere en dynamischere vorm aan te nemen. Vooral nu steeds meer mensen via meerdere kanalen en op meerdere apparaten werken, zal een enkele uniforme werkruimte van cruciaal belang zijn om teams op één lijn te houden.

Lees voor meer informatie Maak kennis met Dropbox Spaces of ga naar ons helpcentrum voor een kort overzicht.

Ontdek meer over Spaces en alle andere mogelijkheden die Dropbox jouw bedrijf te bieden heeft.

Neem contact op met Dropbox