Slik håndterer du distribuert arbeid med Dropbox Spaces

En forhåndsvisning av et kundeforslag som er opprettet med Dropbox Spaces

Før COVID-19 var kanskje den mest stressende delen av dagen den tette trafikken på vei til kontoret. Nå må du håndtere et mindre forutsigbart kaos. Det handler ikke bare om de opprørende nyhetene, men også om å måtte lære å jobbe på en helt ny måte, hjemme og isolert fra teamet.

Du har kanskje allerede mye erfaring med fjernarbeid og er komfortabel med å sjonglere alle oppgaver hjemmefra av og til. Men når hele teamet er borte fra kontoret på ubestemt tid, blir jobben en helt annen.

Tidligere denne måneden snakket Chris Marsh, forskningsleder for 451 Research, en avdeling av S&P Global Market Intelligence, om den viktige forskjellen mellom fjernarbeid og distribuert arbeidHan hevder at bedrifter som nylig har begynt med distribuert arbeid har en tendens til å stole for mye på sanntidskommunikasjon, som chat og videomøter, fordi de ikke har bedre systemer på plass for å organisere arbeidet.

Selv før pandemien snudde livene våre på hodet og endret måten vi jobber på et øyeblikk, brukte vi så mye tid på å hoppe mellom e-post, chat-tråder, statusoppdateringer, nettskydokumenter og filer at det var vanskelig å ha oversikt over alle detaljene. Og for hver enkelt av disse kanalene, får du bare en kronologisk oversikt over utvekslinger med noen få teammedlemmer. 

Til slutt skaper dette endeløse siloer som gjør det vanskelig å se sammenhenger innen nettverk og prosjekter i organisasjonen. Disse problemene blir forsterket i en ny virkelighet med distribuert arbeid. Vi prøver å løse disse problemene ved å bygge opp et smart arbeidsområde.

Med Spaces kan du ha ett system for å organisere i stedet for et dusin. Og du kan søke på tvers av filtyper for å finne det du trenger raskt.

Nå som team over hele verden må tilpasse seg forskyvning av og frakobling fra jobb når de jobber hjemmefra, får vi enda større kommunikasjons- og samarbeidsutfordringer. Vi viser deg hvordan distribuerte team kan bruke Dropbox Spaces for å få mindre kaos og gjenopprette orden ved å skape sammenhenger og bedre synlighet.

Organiser alt arbeidet ditt 

Når alle filer, mapper og dokumenter er spredt i flere apper, er det fort gjort å glemme hvor du finner det du trenger. Det gjelder særlig nå som haugene av dokumenter og notater vokser fortere enn noensinne. 

Når alt dette innholdet er lagret i flere synkrone og asynkrone verktøy, blir det enda mer komplisert. Du husker kanskje filnavnet, eller i hvert fall emnet, men hvis du ikke husker om den ble sendt som et e-postvedlegg, en Slack-melding eller en chat-kobling i Zoom, må du foreta samme søk på alle steder. Da ender du opp med å bruke altfor mye tid på å gå inn og ut av disse oppdelte arbeidsflytene bare for å finne én fil.

Men med Spaces kan du ha alle typer innhold på ett sted og ha ett system for å organisere alt arbeidet ditt. Du kan lagre PDF-er og Photoshop-filer sammen med nettskydokumenter som Google Dokumenter eller Figma-filer. I Spaces er ikke lokale filer og nettskydokumenter to separate verdener, du får tilgang til dem fra samme sted. Det betyr at du kan ha ett system for å organisere i stedet for et dusin. Og du kan søke på tvers av filtyper for å finne det du trenger raskt.

Skuffen viser nylige dokumenter du har jobbet med, samt foreslått innhold som du kan komme til å trenge for kommende møter, og alt er organisert og på ett sted.

Å sette innhold i sammenheng

Når vi tyr til chat-tråder, e-postkjeder og videosamtaler for å kommunisere om arbeidet vårt, får vi et sammenhengsproblem. Prosjektmål og tilbakemeldinger på fremdrift blir atskilt fra det faktiske arbeidet, noe som skaper forvirring, misforståelser og feiljusteringer.

Alle har sin egen måte å jobbe på. Noen foretrekker e-postkommunikasjon fordi det gjør det enkelt å søke. Andre vil gjerne ha raske svar på Slack-chat. Men jo flere medlemmer teamet har, desto flere kanaler må du sjekke, og desto mer jobb får du med å samle dusinvis av samtaler om prosjektet. 

Tenk deg at du bare har ett område som en sentral plassering for prosjektet. I stedet for isolerte samhandlinger basert på kommunikasjon om prosjektet, kan du sette dem i sammenheng. Prosjektoversikter og tidslinjer kan vises ved siden av innholdet, slik at det blir enklere å forstå prosjektomfanget og hvordan du skal prioritere oppgaver.

Dette er tanken bak Spaces. Når du kobler mennesker og innhold på samme sted, kan du sørge for at de rette personene er oppdatert om prosjekter og at alle har sammenhengen de trenger for å kunne bidra effektivt.  

En Space-mappe som fremhever prosjektstrategi og leveringsfrister gjør det enkelt å tildele oppgaver til teammedlemmer, følge med på fremdrift og se kommentarer og innhold på ett sted.

Mer effektiv tidsstyring

Distribuert teamarbeid kan lett føre til en overflod av varslinger. Når teamet bruker sanntidsverktøy som chat som utgangspunkt for arbeidet, pinger det hele tiden inn varslinger. Du føler at det er uhøflig å ikke svare med en gang. Da blir det vanskelig å konsentrere seg om de viktigste tingene. 

Teamarbeidet kan bli mindre effektivt, og det kan bremse fremdriften. Har du noen gang vært i et Zoom-møte og glemt å slå av Slack-varslinger? Midt i møtet hører du en varsling og ser på den helt instinktivt. Det røde merket forsvinner fordi du har sett meldingen, men når du vender oppmerksomheten mot møtet igjen, glemmer du hele Slack-meldingen. To dager senere minner en teamkollega deg på at hun fortsatt venter på en avgjørelse om det prosjektet. Ganger du denne dynamikken med antall kollegaer, får du trafikkork i hele organisasjonen som skyldes spørsmål som blir glemt. 

Dropbox er utformet for arbeidet, ikke samtalen om arbeidet. Du kan svare på kommentarer når det passer deg og når du er klar. Da får du og teamet rom til å jobbe og formulere tanker, ikke bare kaste om på ting for å få inn et nytt møte i kalenderen. 

Som Daniel Kahneman merker seg i «Thinking Fast and Slow», tenker mange av oss bedre når vi kan gjøre det rolig og veloverveid, ikke i en samtale i sanntid. Når du kan kommentere på innhold i sammenheng med prosjektoversikten, kan du spare tiden du pleide å bruke på samtaler og møter for å oppklare sammenhenger. Da kan du bruke arbeidstiden din mer effektivt og virkningsfullt.

Færre friksjoner

Da team gikk over til distribuert arbeid, dro de fleste av oss fra store skjermer på kontoret til de små bærbare datamaskinene hjemme. Det var en byttehandel som virket fornuftig så lenge vi ikke visste at hjemmekontor ville bli den nye normalen. Nå som vi har jobbet på denne måten i ukevis, er det lett å se at kognitive friksjoner oppstår når du må bytte mellom apper på en skjerm på 13’’.

Å gå fra å skape innhold til å kommunisere var vanskelig nok, men det er enda vanskeligere når du myser mot et mindre vindu. Da kan det være til hjelp å integrere alle verktøyene på ett sted. Spaces bringer Slack, Zoom, Google Cloud, Microsoft, Salesforce, Adobe, HelloSign og mange andre verktøy du bruker sammen i ett arbeidsområde. Da kan du gjøre mer på ett sted i stedet for å gå fram og tilbake til ulike overflater.

Animasjon av foreslåtte filvedlegg for kalendere i Dropbox

Fire måter å redusere friksjon på ved hjelp av Dropbox Spaces:

  • Legg ved filer for de neste Zoom-møtene slik at de er klare når du skal delta.
  • Chat om et dokument via Slack rett fra dokumentet. 
  • Legg ved en fil i en Trello-tavle.
  • Send en kontrakt eller et dokument ut for underskrift med HelloSign.

Selv når COVID-19-krisen er over, vil måten vi jobber på fortsette å utvikle seg mot noe mer flytende og dynamisk. Og ettersom stadig flere jobber på tvers av flere kanaler på flere enheter, vil det bli avgjørende å ha ett enhetlig arbeidsområde for å sørge for at team er på samme side.

For å finne ut mer, les introduksjonen til Dropbox Spaces eller gå til hjelpesenteret for å få en rask oversikt.

Finn ut mer om Spaces og alt annet Dropbox kan tilby bedriften.

Kontakt Dropbox