Cara mengurus kerja teragih dengan Dropbox Spaces

Pratonton cadangan pelanggan yang dicipta dengan Dropbox Spaces

Sebelum COVID-19, rutin anda dalam sehari yang paling mencabar mungkin merupakan perjalanan lama dari rumah ke pejabat anda. Sekarang anda perlu menangani tugas yang tidak begitu dapat diramalkan. Berita buruknya adalah bahawa anda kini perlu bergelut untuk mempelajari cara bekerja dengan baru—di rumah, jauh dari pasukan anda.

Anda mungkin sudah mempunyai pengalaman bekerja jarak jauh dan berasa selesa dengan mengerjakan tugas dari rumah sekali-sekala. Tetapi apabila seluruh pasukan anda tidak masuk pejabat buat suatu tempoh yang tidak pasti, caranya sudah berbeza.

Pada awal bulan ini, Chris Marsh, Pengarah Penyelidikan di 451 Research, iaitu sebuah unit daripada S&P Global Market Intelligence,  membincangkan perbezaan ketara antara bekerja jarak jauh dengan kerja teragihDia menyatakan bahawa syarikat yang baru melaksanakan mod kerja teragih lebih cenderung untuk sangat bergantung pada komunikasi masa nyata seperti sembang dan mesyuarat video kerana mereka tiada sistem yang lebih baik untuk mengaturkan kerja mereka.

Walaupun sebelum pandemik mengubah kehidupan kita dan serta-merta mengubah cara kita bekerja, kita telah menghabiskan banyak masa untuk beralih antara e-mel, rantaian sembang, kemas kini status, dokumen awan dan fail, dan perkara ini menyebabkan kesukaran untuk menjejak semua butiran. Dan dalam setiap satu saluran tersebut, anda hanya akan dapat melihat balas-membalas secara kronologi dengan beberapa ahli pasukan sahaja. 

Perkara ini mengakibatkan lubang yang tidak berdasar, dan menyukarkan gambaran konteks dalam rangkaian anda—dan projek anda di seluruh organisasi. Masalah ini pula meningkat dalam keadaan kerja teragih kita yang baru ini. Masalah inilah yang cuba kita selesaikan dengan membina ruang kerja pintar.

Dengan Spaces, anda boleh mempunyai satu sistem organisasi dan bukannya banyak. Dan anda boleh mencari dalam jenis fail untuk mendapatkan kandungan yang anda mahu dengan cepat.

Dalam keadaan sekarang yang pasukan di seluruh dunia perlu menyesuaikan diri dengan tempat kerja berbeza-beza dan tiada komunikasi semasa bekerja dari rumah, terdapat cabaran yang lebih besar daripada hanya komunikasi dan kerjasama. Hari ini, kita akan menunjukkan cara pasukan teragih anda boleh menggunakan Dropbox Spaces untuk mengurangkan kesukaran dan memulihkan tertib dengan mencipta konteks dan meningkatkan kebolehlihatan.

Buat semua kerja anda tersusun 

Apabila semua fail, folder dan dokumen anda berselerak merentas berbilang apl, pasti mudah untuk anda lupa tempat lokasinya. Terutamanya dalam keadaan sekarang yang dokumen dan memo lebih banyak digunakan daripada sebelum ini. 

Apabila semua kandungan tersebut digunakan dalam alat yang segerak dan tak segerak, keadaan menjadi lebih rumit. Anda mungkin mengingati nama fail—atau sekurang-kurangnya topiknya—tetapi jika anda tidak ingat sama ada fail tersebut telah dihantar sebagai lampiran e=mel, mesej Slack atau pautan sembang Zoom, anda perlu membuat carian dalam semua saluran tersebut. Anda akan menghabiskan terlalu banyak masa untuk beralih antara aliran kerja terpecah-pecah hanya untuk mencari satu fail.

Tetapi dengan Spaces, anda boleh menyimpan semua jenis kandungan yang berbeza di tempat yang sama, jadi anda akan mempunyai satu sistem yang menyusun semua kerja anda. Fail PDF dan Photoshop boleh disimpan bersama dengan dokumen awan seperti Google Docs atau fail Figma. Dalam Spaces, fail tempatan dan dokumen awan tidak diasingkan lagi—semuanya boleh diakses di tempat yang sama. Perkara ini bermakna anda boleh mempunyai satu sistem organisasi dan bukannya banyak. Dan anda boleh mencari dalam jenis fail untuk mendapatkan kandungan yang anda mahu dengan cepat.

Dulang menunjukkan dokumen terbaru yang anda kerjakan, serta kandungan dicadangkan yang mungkin anda perlukan untuk mesyuarat yang akan datang, semuanya di satu tempat yang tersusun.

Meletakkan kandungan dalam konteks

Apabila kita menggunakan rantaian sembang, rantaian e-mel dan panggilan video untuk berkomunikasi tentang kerja kita, ia menyebabkan masalah konteks. Matlamat projek dan maklum balas tentang kemajuan terasing daripada kerja sebenar, yang menyebabkan kekeliruan, salah faham dan salah jajaran.

Semua orang mempunyai cara kerja masing-masing. Ada orang yang suka perbualan pada e-mel kerana lebih mudah untuk dicari. Ada orang pula yang suka respons cepat dalam sembang seperti Slack. Tetapi semakin ramai orang dalam pasukan anda, semakin banyak saluran yang perlu anda semak, dan semakin banyak kerja yang perlu anda lakukan untuk menyusun banyak perbualan tentang projek anda. 

Bayangkan satu Ruang sahaja yang dijadikan lokasi pusat untuk projek. Daripada interaksi terasing berdasarkan komunikasi tentang projek, interaksi diadakan dalam konteks. Gambaran keseluruhan dan garis masa projek boleh dilihat sebelah-menyebelah dengan konteks, supaya anda lebih memahami skop projek dan cara mengutamakan tugas.

Inilah idea teras untuk Spaces. Dengan menghubungkan orang dan konteks di tempat yang sama, anda memastikan bahawa orang yang betul dimaklumkan tentang perkembangan projek, dan semua orang mempunyai konteks yang diperlukan oleh mereka untuk menyumbang dengan berkesan.  

Apabila anda menggunakan Ruang yang menggariskan strategi projek dan tarikh akhir hantaran, anda akan lebih mudah untuk menugaskan tugas kepada ahli pasukan, menjejak kemajuan dan melihat komen tentang kandungan, semuanya di satu tempat.

Mengurus masa anda dengan lebih cekap

Kerja berpasukan teragih boleh mengakibatkan terlampau bebas pemberitahuan. Apabila pasukan anda bergantung pada alat masa nyata seperti sembang sebagai asas kerja mereka, anda akan sentiasa mendapat pemberitahuan. Anda berasa anda perlu menyemak dan membalas serta-merta. Perkara ini menyukarkan anda bertumpu pada tugas keutamaan anda. 

Ia juga membuat seluruh pasukan anda kurang cekap dan melambatkan kemajuan. Pernah memasuki mesyuarat Zoom dan terlupa untuk menutup pemberitahuan Slack? Dalam mesyuarat, anda akan mendengar pemberitahuan dan melihatnya secara tidak sengaja. Lambang merah hilang selepas anda melihat mesej tersebut, tetapi selepas mesyuarat anda selesai, anda terlupa tentang mesej Slack tersebut. Dua hari kemudian, ahli pasukan anda mengingatkan anda bahawa dia masih sedang menunggu keputusan anda tentang projek tersebut. Darabkan kes ini dengan sebanyak orang yang bekerja bersama anda, dan anda akan melihat kesesakan trafik dalam seluruh organisasi yang merupakan soalan yang dilupai. 

Dropbox direka untuk kegunaan kerja, bukan untuk perbualan tentang kerja. Anda boleh membalas komen mengikut masa anda sendiri, apabila anda sedia. Perkara ini membolehkan anda dan pasukan anda untuk mendapat ruang untuk bekerja dan membentuk fikiran dan bukannya terburu-buru untuk mengadakan mesyuarat lagi mengikut kalendar. 

Seperti yang dikatakan oleh Daniel Kahneman dalam Thinking Fast and Slow, kebanyakan daripada kita berfikir dengan cara yang perlahan dan bukannya perbualan masa nyata. Apabila anda dapat memberikan komen tentang kandungan dalam konteks gambaran keseluruhan projek, anda akan dapat menjimat masa yang anda gunakan dalam perbualan dan mesyuarat untuk cuba menerangkan konteks. Ini membolehkan anda menggunakan masa kerja anda dengan lebih baik dan berkesan.

Mengurangkan geseran

Apabila pasukan kami beralih kepada kerja teragih, kebanyakan daripada kita meninggalkan monitor besar di pejabat dan hanya bawa pulang komputer riba kita. Keputusan tersebut masuk akal kerana kita tidak tahu keadaan Bekerja dari Rumah akan menjadi norma baru kita. Sekarang, kita telah bekerja dengan keadaan sebegini selama berminggu-minggu, kita sudah pasti merasai cabaran kognitif yang berlaku apabila anda perlu menukar-nukar antara apl pada skrin yang berukuran 13".

Menukar alat daripada penciptaan kandungan kepada komunikasi sudah begitu sukar, tetapi lebih mencabar apabila anda berhadapan dengan tetingkap yang kecil. Namun, pengintegrasian semua alat anda di satu tempat akan membantu anda. Spaces menyatukan Slack, Zoom, Google Cloud, Microsoft, Salesforce, Adobe, HelloSign dan banyak alat lain yang anda perlukan ke dalam satu ruang kerja. Perkara ini membolehkan anda melakukan lebih banyak perkara di satu tempat dan bukannya perlu bertukar-tukar kepada apl yang berlainan.

Animasi lampiran fail dicadangkan untuk kalendar dalam Dropbox

Empat cara untuk mengurangkan geseran menggunakan Dropbox Spaces:

  • Lampirkan fail untuk mesyuarat Zoom yang akan datang supaya semuanya tersedia di sana apabila anda masuk
  • Sembang tentang dokumen melalui Slack terus daripada dokumen 
  • Lampirkan fail kepada papan Trello
  • Hantar kontrak atau dokumen untuk tandatangan menggunakan HelloSign

Walaupun selepas krisis COVID-19 berakhir, cara kita bekerja akan terus berubah untuk menjadi lebih fleksibel dan dinamik. Dan apabila semakin ramai orang bekerja merentas berbilang saluran pada berbilang peranti, satu ruang kerja yang disatukan akan menjadi penting untuk mengekalkan kefahaman yang sama dalam pasukan.

Untuk mengetahui lebih lanjut, baca Memperkenalkan Dropbox Spaces atau lawat pusat bantuan kami untuk mendapatkan gambaran keseluruhan ringkas.

Ketahui lebih lanjut tentang Spaces dan segala yang ditawarkan oleh Dropbox untuk perniagaan anda.

Hubungi Dropbox