Dropbox Spaces로 분산근무 관리하기

Dropbox Spaces로 만든 고객 제안서 미리 보기

코로나19 이전에는 아마 차량이 꼬리를 물고 늘어서 있는 출근길이 하루 중 가장 스트레스를 받는 시간이었을 겁니다. 하지만 오늘날 우리는 훨씬 더 예측하기 힘든 혼란 속에서 살고 있습니다. 팀과 떨어져 집에서 고립된 상태로 불편한 소식을 듣고, 완전히 새로운 업무 방식을 익히느라 고군분투해야 하죠.

원격근무를 해본 경험이 있고, 가끔씩 집에서 업무를 보는 데 익숙하다고 해도 팀 전체가 무기한으로 원격근무로 전환하는 것은 또 다른 문제입니다.

올해 초, S&P Global Market Intelligence 산하 451 Research의 연구 책임자 Chris Marsh는 원격근무와 분산근무의 근본적인 차이점에 관해 이야기하며분산근무를 시행하는 회사의 경우 업무를 체계적으로 진행하는 데 필요한 적절한 시스템이 갖춰져 있지 않아 채팅이나 영상 회의 등의 실시간 커뮤니케이션에 과도하게 의존하는 경향이 있다고 지적했습니다.

팬더믹이 우리의 삶과 업무 방식을 변화시키기 이전에도 우리는 많은 시간을 이메일, 채팅 스레드, 상태 업데이트, 클라우드 문서와 파일을 왔다 갔다 하는 데 소비했습니다. 그리고 이로 인해 세세한 사항을 추적하기가 힘들었죠. 이러한 커뮤니케이션 채널에서는 시간순으로 팀원 몇 명과 나눈 대화만 확인할 수 있습니다. 

그러다 보면 업무가 단절되기 시작하며 네트워크, 프로젝트, 회사 전체에서 벌어지는 상황을 파악하기가 힘들어집니다. 그리고 분산근무라는 새로운 현실은 이러한 문제를 악화시키기만 합니다. Dropbox가 스마트 작업 공간 구축을 통해 해결하려는 문제도 바로 이것이죠.

Dropbox Spaces를 사용하면 조직의 시스템이 여러 개에서 하나로 통합됩니다. 그리고 다양한 파일 유형들 중에서 필요한 콘텐츠를 빠르게 찾을 수 있죠.

전 세계가 재택근무라는 단절된 상황에 적응해나가고 있지만, 커뮤니케이션과 협업이라는 더 큰 문제가 남아 있습니다. 그래서 Dropbox가 Dropbox Spaces로 맥락을 제공하고 가시성을 향상하며 분산근무의 혼란을 줄이고 질서를 회복하는 방법을 정리해봤습니다.

체계적인 업무 파일 정리

모든 파일과 폴더, 문서가 여러 가지 앱에 흩어져 있을 때는 필요한 콘텐츠를 어디서 찾아야 하는지 알기가 힘듭니다. 문서와 메모가 그 어느 때보다 빠르게 쌓이는 오늘날에는 특히 더 그렇죠. 

모든 콘텐츠가 동기식 도구와 비동기식 도구에 섞여 있으면 상황이 더 복잡해집니다. 파일 이름이나 내용을 기억한다고 해도 이메일 첨부파일로 보냈는지, Slack 메시지로 보냈는지, Zoom 채팅 링크로 보냈는지 기억하지 못하면 모든 도구를 뒤져야 하는 것은 마찬가지입니다. 단 하나의 파일을 찾기 위해 단절된 워크플로를 왔다 갔다 하며 너무 많은 시간을 허비하게 되죠.

하지만 Dropbox Spaces를 사용하면 다양한 유형의 콘텐츠를 한 공간에 보관할 수 있어 업무 파일 정리 시스템이 하나로 통합됩니다. PDF와 Photoshop 파일을 Google 문서, Figma 파일 등의 클라우드 문서와 같은 공간에 보관할 수 있죠. Dropbox Spaces에서는 로컬 파일과 클라우드 문서도 더 이상 서로 양립할 수 없는 존재가 아닙니다. 모두 한 공간에서 액세스할 수 있죠. 즉, 여러 개의 시스템이 아닌 하나의 시스템을 갖추게 되고, 그리고 다양한 파일 유형들 중에서 필요한 콘텐츠를 빠르게 찾을 수 있죠.

작업 창에는 최근 작업 중인 문서와 다가오는 회의에 필요할 것 같은 추천 콘텐츠가 표시됩니다. 모두 한 공간에서 말이죠.

업무의 맥락에 맞는 콘텐츠

채팅, 이메일, 영상 회의를 사용해 업무 관련 커뮤니케이션을 하게 되면 맥락의 문제가 발생합니다. 프로젝트의 목표와 진행 상황에 관한 피드백이 실제 업무와 동떨어진 곳에 흩어져 있게 되어 혼란과 오해가 생기고 일이 어긋나기 쉽죠.

누구에게나 각자의 업무 방식이 있습니다. 어떤 사람은 찾아보기 쉽다는 이유로 이메일을 통한 대화를 선호하고, 어떤 사람은 Slack 채팅처럼 응답이 빠른 방식을 선호하죠. 하지만 팀 규모가 커질수록 확인해야 할 커뮤니케이션 채널도 많아지고, 그러다 보면 프로젝트에 관한 수십 개의 대화를 정리하느라 해야 할 일이 더 많아집니다. 

프로젝트의 중심 공간 역할을 하는 하나의 공간(Space)이 있다고 생각해보세요. 그러면 단절된 대화 대신 맥락에 맞는 대화를 나눌 수 있습니다. 관련 내용 바로 옆에서 프로젝트 개요와 타임라인을 확인하면 프로젝트의 범위와 우선순위로 처리해야 할 작업을 훨씬 쉽게 파악할 수 있죠.

Dropbox Spaces를 개발한 이유가 바로 이 때문입니다. 사람과 콘텐츠를 한 공간에 연결해 관련된 사람들과 프로젝트를 원활하게 진행하고, 모두가 업무를 진행하는 데 필요한 전후 상황을 간편하게 파악할 수 있죠.  

프로젝트 전략과 최종 기한이 명시되어 있는 Space를 통해 팀원에게 업무를 배정하고, 진행 상황을 추적하고, 댓글을 확인하면 업무가 한결 간편해집니다. 그리고 이 모든 작업이 한 공간에서 가능하죠.

효율적인 시간 관리

분산근무를 하다 보면 과도한 알림에 압도되기 쉽습니다. 팀에서 채팅 같은 실시간 커뮤니케이션 도구를 기본 도구로 사용할 경우 알림이 끊임없이 울리곤 하죠. 바로 응답하지 않으면 무례해 보일 것 같고, 그러다 보면 우선순위에 집중하기가 힘들어집니다. 

이러한 방식은 팀 전체의 효율성과 진행 속도를 떨어트립니다. Zoom 회의 참석 중에 Slack 알림을 끄는 것을 깜박한 적이 있나요? 회의가 한창 진행 중일 때 알림이 울리면 반사적으로 메시지를 읽게 됩니다. 메시지를 읽고 나면 빨간색 점이 사라지지만 정신을 차리고 회의에 다시 집중하다 보면 Slack 메시지 내용을 잊어버리고 말죠. 그리고 이틀 후 팀원이 아직 그 프로젝트에 관한 결정을 기다리고 있다고 다시 넌지시 일러줍니다. 이러한 상황이 한 명의 팀원이 아닌 함께 일하는 모든 동료와의 관계에서 일어난다면 깜빡한 질문으로 인해 회사 전체가 심각한 체증을 겪게 될 겁니다. 

Dropbox는 업무에 관한 대화를 나누는 공간이 아닙니다. 업무를 진행하는 공간이죠. 문서에 달린 댓글은 시간이 날 때 답글을 남기면 됩니다. 그러면 급하게 회의 일정을 잡는 대신 하던 업무를 계속 진행하고 생각을 정리할 여력이 생기죠. 

생각에 관한 생각(Thinking Fast and Slow)의 저자 Daniel Kahneman은 책에서 많은 사람이 실시간 대화보다 천천히 신중하게 생각할 때 최상의 사고를 하게 된다고 말합니다. 프로젝트 개요가 설명되어 있는 콘텐츠에 댓글을 달면 맥락을 명확하게 파악하기 위해 대화나 회의를 하는 시간을 절약할 수 있습니다. 그러면 업무 시간을 더 효율적이고 현명하게 사용할 수 있죠.

마찰 최소화

Dropbox가 분산근무로 전환했을 때, 많은 사람이 노트북만 챙기고 대형 모니터는 회사에 남겨두었습니다. 재택근무가 '뉴노멀'이 될지 몰랐던 당시에는 이것이 합리적인 방식인 것 같았죠. 하지만 이러한 상황이 몇 주간 이어지면 13인치 화면에서 여러 가지 앱을 왔다 갔다 할 때 발생하는 인지적 마찰을 쉽게 감지할 수 있습니다.

콘텐츠 제작에서 커뮤니케이션으로 중심을 이동하는 일 자체도 힘들었지만, 작은 화면을 뚫어지게 쳐다봐야 할 때는 상황이 더 힘들어집니다. 이럴 땐 모든 도구를 한 공간에 통합해보세요. Dropbox Spaces에서는 Slack, Zoom, Google Cloud, Microsoft, Salesforce, Adobe, HelloSign을 비롯한 다양한 도구를 한 공간에 통합해 사용할 수 있습니다. 그러면 다양한 도구를 왔다 갔다 하지 않아도 한 공간에서 업무를 진행할 수 있어 업무 효율성이 향상됩니다.

Dropbox 추천 캘린더 첨부파일 애니메이션

Dropbox Spaces로 이러한 마찰을 최소화하는 방법 4가지를 소개합니다.

  • 회의 참석자가 바로 내려받을 수 있도록 다가오는 Zoom 회의에 파일 첨부
  • 문서에서 바로 Slack을 통해 문서 관련 대화 나누기
  • Trello 보드에 파일 첨부
  • HelloSign을 사용해 서명이 필요한 계약서나 문서 전송

코로나19 상황이 끝난 후에도 우리의 업무 방식은 계속해서 더 유연하고 역동적인 방향으로 진화할 겁니다. 그리고 점점 더 많은 사람이 다양한 장치를 사용해 다양한 채널에서 업무를 진행하는 오늘날에는 팀의 조직력을 유지하려면 하나의 통합된 작업 공간을 갖추는 것이 필수적이죠.

Dropbox Spaces에 관한 보다 자세한 정보는 Introducing Dropbox Spaces를 참조하세요. 간단한 개요는 Dropbox 도움말 센터에서 확인할 수 있습니다.

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