タスクの優先順位をつける

バーチャル ファースト | エフェクティブネス キット

やるべきことの先延ばし、ごまかし、手抜き、仕事のための仕事。1 日がんばったあげく、肝心な仕事が片付いていないのに気づいたことはないでしょうか。タスクを 1 つずつ消化していくやり方は生産的に思えるかもしれませんが、有意義な進歩につながるとは限りません。この演習では自分の最も重要なタスクを見極め、それを中心として 1 週間の計画を立てます。

30 分 | パーソナル エクササイズ

ステップ 1:タスクの優先順位をつける

仕事に優先順位をつける前に、何が重要かを把握する必要があります。各週のはじめに、やらなければならないと思っていることをまとめたタスク リストを作成します。できあがったリストは、下の優先順位づけワークシートに追加してください。そのうえで、本当に重要なタスクと、単に重要なタスクがそれぞれいくつあるかじっくり考えてみましょう。
優先順位づけワークシート

委任、実行、削除、日程調整の切り分け

下のワークシートを使って、どのタスクが最も重要かを把握します。

優先順位づけワークシート

ステップ 2:減らすものを決める

重要なタスクを把握できたら、余裕をもってスケジュールを立てましょう。まずは重要でないものを排除することから始めます。他の人に対してはもちろんのこと、自分に対してでさえ「ノー」と言うのは難しいものです。そんなときは深呼吸して、忙しさを解消すれば意義のある仕事をするための余裕ができると自分に言い聞かせましょう。

  • 「削除」に分類したタスクは消去します。
  • 「委任」に分類したタスクは誰かに手伝ってもらいます。
  • カレンダーを開きます。自分が出席する必要のない会議は丁重に断るか、他の人に出席してもらいましょう。出席を辞退するときは、率直かつ丁寧な言葉を選ぶ必要があります。以下は断り方の一例です。

{name} 様

私は今、業務を効率化するために会議を減らすという実験をしています。今回の会議は私が出席しなくても問題ないように思えます。そこでお願いなのですが、代わりに出席して議事録を後で見せてもらえないでしょうか(デスクにおりますので、何かあればご連絡ください)。

ステップ 3:重要なことのスケジュールを決める

余分な仕事を減らしたら、次はスケジュールを組んでいきましょう。その週のカレンダーを開いて以下を実行します。

  • 「やるべきこと」と「予定を組む」からタスクを抜き出す
  • 各タスクに必要な時間を割り振る
  • 重要な仕事を終わらせるのに誰かとミーティングをする必要がある場合は、そのための時間を確保する
  • スケジュールに問題があれば解決する
  • 自分のスケジュールがチーム メンバーに影響する場合は、注意を促すことも忘れずに
カレンダーのスケジュールの一例

ステップ 4:優先順位づけを習慣化する

優先順位をつけることが誰にとっても当たり前とは限りません。新しいスキルを身につけるときと同じように、このスキルも練習が一番です。週 1 回の優先順位づけのエクササイズに加えて、毎日または毎月の習慣にしてみてはいかがでしょうか。

その他のリソース

3 つの成功法則

習慣化する

  • 明日:朝一番に 1 日のタスクを書き出し、どれが最も重要かを把握する
  • 来月:やるべきことのうち、自分でなくてもできることの 1 つを誰かに任せる
  • 四半期ごと:四半期全体で最優先することの計画を立てる