Cara mengelola kerja terdistribusi dengan Dropbox Spaces

Pratinjau proposal pelanggan yang telah dibuat dengan Dropbox Spaces

Sebelum COVID-19, bagian yang paling menegangkan di keseharian Anda mungkin adalah pulang pergi melintasi kota ke kantor Anda. Sekarang Anda berhadapan dengan tipe kekacauan yang kurang dapat diprediksi. Ada berita yang mengganggu, dan ada usaha tambahan untuk mempelajari cara kerja yang sama sekali baru—di rumah jauh dari tim Anda.

Anda mungkin sudah berpengalaman dengan pekerjaan jarak jauh  dan nyaman dengan sesekali mengikuti perkembangan tugas dari rumah. Namun saat seluruh tim Anda di luar kantor dalam waktu yang tak tentu, itu merupakan pekerjaan yang berbeda.

Awal bulan ini, Chris Marsh, Direktur Riset di 451 Research, unit S&P GLobal Market Intelligence,  membahas perbedaan antara kerja jarak jauh dan kerja terdistribusi yang sangat penting.Dia menyatakan bahwa perusahaan yang baru didistribusikan cenderung sangat bergantung dengan komunikasi real time seperti obrolan dan rapat video karena tidak memiliki sistem yang lebih baik untuk mengatur pekerjaan mereka.

Bahkan sebelum pandemi memutar balik kehidupan kita dan langsung mengubah cara kita bekerja, kita telah menghabiskan banyak waktu berpindah-pindah antara email, utas obrolan, pembaruan status, dokumen awan, dan file, dan untuk melacak semua detailnya adalah hal yang sulit. Dan dalam setiap kanal tersebut, Anda hanya mendapatkan pandangan kronologis dari komunikasi dengan beberapa anggota tim. 

Hal ini akhirnya menciptakan silo yang tiada akhir, membuatnya sulit untuk melihat konteks di dalam jaringan Anda—dan proyek Anda di seluruh organisasi. Masalah ini semakin meningkat di realitas kerja terdistribusi baru kami. Itu juga masalah yang kami coba selesaikan dengan membangun ruang kerja smart.

Dengan Spaces, Anda dapat memiliki satu sistem organisasi, bukan selusin. Dan Anda dapat mencari seluruh jenis file untuk menemukan apa Anda butuhkan dengan cepat.

Karena sekarang tim di seluruh dunia harus beradaptasi dengan pergeseran dan pemisahan kerja dari rumah, ada tantangan yang lebih besar untuk berkomunikasi dan berkolaborasi. Hari ini, kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana tim terdistribusi dapat menggunakan Dropbox Spaces untuk mengurangi kekacauan dan memulihkan perintah dengan menciptakan konteks dan meningkatkan visibilitas.

Buat semua pekerjaan Anda tetap teratur 

Saat semua file, folder, dan dokumen Anda tersebar di beberapa aplikasi, mudah melupakan tempat untuk menemukan apa yang Anda butuhkan. Hal tersebut benar terutama karena sekarang dokumen dan memo menumpuk lebih cepat dari sebelumnya. 

Ketika semua konten itu hadir di dalam paduan alat sinkron dan asinkron, segalanya menjadi lebih rumit. Anda mungkin mengingat nama file—atau setidaknya topiknya—tetapi jika Anda tidak ingat apakah file dikirim sebagai lampiran email, pesan Slack, atau tautan obrolan Zoom, Anda harus melakukan pencarian yang sama di semua lokasi tersebut. Akhirnya Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk masuk dan keluar dari alur kerja yang terfragmentasi ini hanya untuk melacak satu file.

Namun dengan Spaces, Anda dapat menyimpan semua jenis konten yang berbeda di tempat yang sama, sehingga Anda memiliki satu sistem yang mengatur semua pekerjaan Anda. File PDF dan Photoshop dapat berada bersama dokumen awan seperti file Google Docs atau Figma. Di Spaces, file lokal dan dokumen awan bukan lagi dua dunia yang terpisah—semuanya diakses di tempat yang sama. Ini berarti Anda dapat memiliki satu sistem organisasi, bukan selusin. Dan Anda dapat mencari seluruh jenis file untuk menemukan apa Anda butuhkan dengan cepat.

Panel menunjukkan dokumen terbaru yang sedang Anda kerjakan, serta konten yang disarankan yang mungkin Anda butuhkan untuk rapat mendatang, semuanya ada di satu tempat yang terorganisir.

Menyesuaikan konten dengan konteks

Saat kita menggunakan utas obrolan, rantai email, dan panggilan video untuk berkomunikasi secara default tentang pekerjaan kita, hal itu menciptakan masalah konteks. Tujuan proyek maupun umpan balik tentang kemajuan terpisah dari pekerjaan sebenarnya, yang menciptakan kebingungan, kesalahpahaman, dan ketidakselarasan.

Semua orang memiliki cara bekerja sendiri. Beberapa orang lebih suka percakapan di email karena mudah dicari. Orang lain suka mendapatkan tanggapan cepat dalam obrolan di Slack. Namun, makin banyak orang di tim Anda, makin banyak kanal yang harus Anda periksa, dan makin banyak pekerjaan yang harus Anda lakukan untuk mengumpulkan selusin percakapan tentang proyek Anda. 

Bayangkan jika hanya memiliki satu Space yang berfungsi sebagai lokasi sentral untuk proyek tersebut. Alih-alih memiliki interaksi terpisah berdasarkan komunikasi tentang proyek, interaksi terjadi dalam konteks. Gambaran umum dan kronologi proyek dapat dilihat di samping konten, sehingga Anda dapat lebih memahami ruang lingkup proyek dan cara memprioritaskan tugas.

Itulah ide di balik Spaces. Dengan menghubungkan orang-orang dan konten di tempat yang sama, Anda memastikan bahwa orang yang tepat mengerjakan proyek dengan cepat, dan semua orang memiliki konteks yang mereka butuhkan untuk berkontribusi secara efektif.  

Saat Anda ada di Space yang menguraikan strategi proyek dan tenggat waktu hasil pekerjaan, mudah untuk memberikan tugas kepada anggota tim, melacak kemajuan, dan melihat komentar pada konten, semuanya di satu tempat.

Mengatur waktu Anda dengan lebih efektif

Kerja tim yang terdistribusi dapat dengan mudah menyebabkan terlalu banyak notifikasi. Saat tim Anda bergantung pada alat real time seperti obrolan untuk dasar pekerjaan mereka, notifikasi akan terus berdenting. Anda merasa harus menanggapi secara langsung, atau dianggap sebagai orang yang tidak sopan. Hal ini membuat Anda sulit fokus pada prioritas. 

Ini juga akan membuat seluruh tim Anda kurang efektif dan memperlambat kemajuan. Pernah mengikuti rapat Zoom dan lupa mematikan notifikasi Slack? Di tengah rapat, Anda mendengar notifikasi dan secara refleks mengintipnya. Emblem merah hilang karena Anda telah melihat pesannya, tetapi setelah kembali ke rapat, Anda lupa dengan semua pesan Slack. Dua hari kemudian, rekan tim Anda mengingatkan bahwa dia masih menunggu keputusan proyek tersebut. Lipat gandakan dinamika ini dengan semua orang yang bekerja dengan Anda, dan alur di seluruh organisasi akan macet hanya karena pertanyaan yang terlupakan. 

Dropbox dirancang di untuk pekerjaan, bukan percakapan tentang pekerjaan. Anda dapat menanggapi komentar tanpa tergesa-gesa, saat Anda sudah siap. Hal ini memungkinkan Anda dan tim Anda memiliki ruang bekerja dan memformulasikan gagasan, bukan bergerak cepat untuk mengadakan rapat lainnya di kalender. 

Seperti yang ditulis Daniel Kahneman dalam Thinking Fast and Slow, banyak dari kita melakukan pemikiran terbaik dalam mode lambat dan saksama daripada percakapan real time. Saat Anda bisa berkomentar pada konten dalam konteks pratinjau proyek, Anda akan dapat menghemat waktu yang biasanya Anda habiskan dalam percakapan dan rapat dengan mencoba memperjelas konteks. Hal ini memungkinkan Anda untuk menggunakan waktu kerja Anda dengan lebih efektif dan memiliki dampak.

Mengurangi hambatan

Saat tim kita bertransisi ke kerja terdistribusi, sebagian besar meninggalkan monitor besar di kantor dan membawa pulang laptop. Itu adalah kesepakatan yang masuk akal saat kita tidak tahu WFH mungkin menjadi tatanan kenormalan baru kita. Karena sekarang kita bekerja dengan cara ini selama berminggu-minggu, mudah untuk melihat hambatan kognitif saat Anda tetap beralih antar aplikasi pada layar 13 inci.

Beralih dari alat pembuatan konten ke komunikasi sudah sulit, tetapi bahkan lebih sulit ketika Anda mengintipnya di jendela yang lebih kecil. Tetapi mengintegrasikan semua alat Anda di satu tempat dapat membantu. Spaces menyatukan Slack, Zoom, Google Cloud, Microsoft, Salesforce, Adobe, HelloSign, dan banyak alat lain yang Anda andalkan ke dalam satu ruang kerja. Ini memungkinkan Anda melakukan lebih banyak hal di satu tempat daripada harus bolak-balik ke alat yang berbeda.

Animasi lampiran file yang disarankan untuk kalender di Dropbox

Empat cara mengurangi hambatan dengan menggunakan Dropbox Spaces:

  • Lampirkan file untuk rapat Zoom mendatang sehingga mereka menunggu di sana saat Anda bergabung
  • Obrolan tentang dokumen melalui Slack langsung dari dokumen 
  • Lampirkan file ke papan Trello
  • Kirim kontrak atau dokumen untuk ditandatangani menggunakan HelloSign

Bahkan setelah krisis COVID-19 selesai, cara kerja kita akan terus berkembang menjadi lebih mengalir dan dinamis. Dan karena semakin banyak orang bekerja di beberapa kanal di beberapa perangkat, memiliki satu ruang kerja terpadu akan sangat penting dalam menjaga tim tetap selaras.

Untuk mempelajari lebih lanjut, baca  Memperkenalkan Dropbox Spaces atau kunjungi pusat bantuan kami untuk pratinjau singkat .

Pelajari lebih lanjut tentang Spaces dan hal lain yang ditawarkan Dropbox untuk bisnis Anda.

Hubungi Dropbox