Comment gérer le travail distribué avec Dropbox Spaces

Capture d'écran d'une proposition commerciale créée avec Dropbox Spaces

Avant l'arrivée de la pandémie de COVID-19, le trajet entre votre domicile et le bureau était probablement le moment le plus imprévisible de la journée. Aujourd'hui, vous faites face à un chaos bien plus insidieux. Les actualités sont souvent déroutantes, et il faut également apprendre à travailler d'une manière totalement nouvelle, à la maison, loin de son équipe.

Le télétravail ne vous est peut-être pas totalement étranger, et gérer occasionnellement des tâches depuis votre domicile ne vous pose donc pas de problème. Mais lorsque toute votre équipe travaille à distance à temps plein, c'est une autre affaire.

Plus tôt ce mois-ci, Chris Marsh, directeur de recherche chez 451 Research, une entité de S&P Global Market Intelligence, a évoqué la différence cruciale entre le travail à distance et le travail distribuéIl a expliqué que les entreprises qui découvrent le travail distribué ont tendance à trop miser sur la communication en temps réel, comme le chat et les vidéoconférences, car elles ne disposent pas de meilleurs systèmes pour organiser le travail de leurs équipes.

Bien avant que la pandémie ne bouleverse nos vies et ne change instantanément notre façon de travailler, nous passions déjà trop de temps à jongler entre les e‑mails, les fils de discussion, les mises à jour de statut, les documents cloud et les fichiers, et de nombreux détails finissaient par nous échapper. De plus, ces canaux ne proposent qu'une vue chronologique des échanges avec quelques membres de l'équipe. 

Par conséquent, les silos se multiplient, et les informations contextuelles se perdent dans les méandres du réseau, et au sein même des projets de l'entreprise. L'essor du travail distribué ne fait qu'accentuer ces problèmes que nous essayons également de résoudre en créant un espace de travail intelligent.

Avec Dropbox Spaces, vous n'avez plus besoin que d'un système de gestion, et non plus d'une dizaine. Et vous pouvez effectuer des recherches dans tous les types de fichiers pour trouver rapidement ce dont vous avez besoin.

Les équipes du monde entier doivent s'adapter à un environnement de travail de plus en plus fragmenté, ce qui pose des défis encore plus grands en matière de communication et de collaboration. Aujourd'hui, nous allons vous montrer comment votre équipe distribuée peut utiliser Dropbox Spaces pour réduire le chaos et restaurer l'ordre en créant du contexte et en améliorant la visibilité.

Organiser vos fichiers professionnels

Lorsque les fichiers, dossiers et documents sont répartis dans plusieurs applications, il est parfois difficile de savoir où trouver ce dont on a besoin, surtout avec des documents et des notes qui s'accumulent à une vitesse sans précédent. 

Et lorsque tout ce contenu est hébergé à la fois dans des outils synchrones et asynchrones, les choses se compliquent encore davantage. Quand bien même vous vous souvenez du nom du fichier, ou du moins de son sujet, si vous ne vous rappelez pas s'il a été envoyé en tant que pièce jointe d'un e‑mail, dans un message Slack ou via un lien Zoom, vous devez effectuer la même recherche dans tous ces outils. Vous perdez alors un temps considérable à faire des allers-retours entre les applications pour localiser un seul fichier.

Avec Spaces, vous pouvez stocker tous vos contenus au même endroit, et donc disposer d'un système unique pour organiser l'ensemble de vos fichiers professionnels. Les fichiers PDF et Photoshop peuvent côtoyer des documents cloud comme les fichiers Google Docs ou Figma. Dans Spaces, les fichiers locaux et les documents cloud sont hébergés et accessibles au même endroit. Vous n'avez plus besoin que d'un système de gestion, et non plus d'une dizaine. Et vous pouvez effectuer des recherches dans tous les types de fichiers pour trouver rapidement ce dont vous avez besoin.

L'interface affiche les documents sur lesquels vous avez travaillé récemment et vous suggère du contenu dont vous pouvez avoir besoin pour vos prochaines réunions. Tout est organisé et centralisé.

Placer les contenus en contexte

Lorsque nous misons uniquement sur le chat, les chaînes d'e‑mail et les appels vidéo pour communiquer au travail, nous perdons du contexte. Les objectifs et les commentaires en cours de projet sont dissociés du travail en lui-même, ce qui crée de la confusion et des incompréhensions.

Chaque collaborateur travaille à sa façon. Certains privilégient les e‑mails, car les recherches y sont faciles, tandis que d'autres apprécient la réactivité offerte par les messageries comme Slack. Mais plus il y a de personnes dans votre équipe, plus il y a de canaux à consulter, et plus la charge de travail pour compiler des dizaines de conversations associées à votre projet est élevée. 

Imaginez que vous n'ayez qu'un seul espace, ou Space, pour centraliser tous les éléments de votre projet. Les interactions autour du projet ne se feraient plus de manière isolée, mais en contexte. Les vues d'ensemble et les plannings peuvent être affichés en regard du contenu, afin que vous puissiez mieux comprendre l'étendue du projet et prioriser les tâches.

Dropbox Spaces a été conçu dans cette optique. En regroupant les collaborateurs et le contenu au même endroit, vous vous assurez que tous aient accès aux mêmes informations et disposent du contexte nécessaire pour participer efficacement au projet.

Travailler dans un espace qui détaille la stratégie d'un projet et les délais à respecter permet d'attribuer les tâches aux membres de l'équipe, de garder un œil sur l'avancement et de consulter les commentaires sur le contenu en toute simplicité, depuis une interface unique.

Mieux gérer son temps

Le travail distribué peut rapidement engendrer une avalanche de notifications. Si votre équipe utilise des outils de communication en temps réel comme le chat pour collaborer, ces notifications ne vous laisseront que peu de répit. Et vous vous sentirez obligé de répondre immédiatement pour ne pas paraître impoli. Dans un tel contexte, il est difficile de se concentrer sur ses priorités. 

Ce type de communication peut également nuire à l'efficacité de votre équipe et des projets. Imaginez que vous participiez à une réunion Zoom et que vous ayez oublié de désactiver les notifications Slack. Au cours de la réunion, vous entendez une notification et y jetez un coup d'œil par réflexe. Le badge rouge disparaît parce que vous avez vu le message, message dont vous oubliez l'existence au moment où vous vous replongez dans la réunion en cours. Deux jours plus tard, votre collègue vous rappelle qu'elle attend toujours une réponse de votre part concernant ce fameux projet. Si vous multipliez cela par le nombre de collaborateurs dans l'entreprise avec qui vous travaillez, cela représente de très nombreuses questions restées sans réponse qui ralentissent l'ensemble des projets en cours. 

Dropbox donne la priorité aux projets, et non aux interactions qui les entourent. Vous pouvez répondre aux commentaires à votre rythme, quand vous êtes prêt. Cela donne à toute l'équipe la latitude nécessaire pour avancer sur les projets et trouver des idées au lieu d'enchaîner les réunions pour programmer la prochaine. 

Comme l'explique Daniel Kahneman dans Thinking Fast and Slow, beaucoup d'entre nous trouvent de meilleures solutions lorsqu'ils se donnent le temps de la réflexion plutôt que dans le cadre de conversations en temps réel. En commentant le contenu dans le contexte du projet global, vous gagnez du temps que vous auriez autrement passé en conversations et en réunions pour clarifier ce même contexte. Ainsi, vous utilisez votre temps de travail bien plus efficacement et avec davantage d'impact.

Réduire les frictions

Lorsqu'il a fallu commencer à travailler à distance, la plupart d'entre nous ont laissé leurs grands écrans au bureau pour n'emporter chez eux que leur ordinateur portable. Et cela faisait sens à l'époque, car nous ignorions que le télétravail allait devenir notre nouvelle norme. Plusieurs semaines après, il n'est pas difficile de constater l'impact cognitif négatif qu'entraîne le fait de devoir sans cesse jongler entre les applications sur un écran de 13 pouces.

Passer de la création de contenu à la communication était déjà difficile, mais cela l'est encore plus sur un écran plus petit. Le fait de regrouper tous les outils au même endroit peut vous aider. Spaces réunit Slack, Zoom, Google Cloud, Microsoft, Salesforce, Adobe, HelloSign et de nombreux autres outils de votre quotidien dans un seul espace de travail. Vous pouvez ainsi travailler plus efficacement dans un même espace au lieu de jongler entre les différentes applications.

Animation de suggestions de pièces jointes pour les calendriers dans Dropbox

Quatre façons de réduire les frictions en utilisant Dropbox Spaces :

  • Joindre des fichiers pour les prochaines réunions Zoom afin qu'ils soient prêts dès le début de chaque réunion
  • Discuter d'un document via Slack directement à partir du document 
  • Joindre un fichier à un tableau Trello
  • Envoyer un contrat ou un document à signer avec HelloSign

Même après la crise de la COVID-19, nos modes de travail continueront d'évoluer pour devenir plus fluides et dynamiques. Et comme nous sommes de plus en plus nombreux à travailler sur plusieurs canaux et plusieurs appareils, seul un espace de travail unifié permettra aux équipes de rester sur la même longueur d'onde.

Pour en savoir plus, lisez l'article Découvrez Dropbox Spaces ou consultez notre centre d'assistance pour accéder à une présentation rapide.

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