Cómo administrar el trabajo distribuido con Dropbox Spaces

Vista previa de una propuesta de cliente creada con Dropbox Spaces

Antes de la COVID-19, la parte más estresante de tu día podría haber sido el viaje de punta a punta de la ciudad a la oficina. Ahora estás lidiando con un tipo de caos menos predecible. Están las noticias inquietantes y la lucha adicional de aprender a trabajar de una manera completamente nueva, en casa, aislado de tu equipo.

Es posible que ya tengas experiencia en el trabajo remoto
y te sientas cómodo con el control ocasional de las tareas desde tu casa. Pero cuando todo tu equipo está fuera de la oficina por tiempo indefinido, es un trabajo diferente.

A principios de este mes, Chris Marsh, director de investigación de 451 Research, una unidad de inteligencia de mercado global de S&P, analizó la diferencia crucial entre el trabajo remoto y el trabajo distribuidoArgumenta que las empresas de nueva distribución tienden a depender demasiado de la comunicación en tiempo real, como las reuniones de chat y video, porque no tienen mejores sistemas para organizar su trabajo.

Incluso antes de que la pandemia modificara nuestras vidas y cambiara instantáneamente nuestra forma de trabajar, habíamos estado pasando tanto tiempo rebotando entre el correo electrónico, las conversaciones de chat, las actualizaciones de estado, los documentos en la nube y los archivos. Era difícil hacer un seguimiento de todos los detalles. Y, dentro de cada uno de esos canales, solo obtienes una vista cronológica de los intercambios con algunos miembros del equipo. 

Esto termina creando silos interminables, lo que dificulta ver el contexto dentro de tu red y tus proyectos en toda la organización. Estos problemas solo se acentúan en nuestra nueva realidad de trabajo distribuido. También son los problemas que intentamos resolver mediante la creación de un espacio de trabajo inteligente.

Con Spaces, puedes tener un sistema de organización en lugar de una docena. Y puedes buscar entre tipos de archivos para encontrar lo que necesitas de forma rápida.

Ahora que los equipos de todo el mundo tienen que adaptarse a la dislocación y desconexión del trabajo desde casa, existen desafíos aún mayores para comunicarse y colaborar. Hoy te mostraremos cómo tu equipo distribuido puede usar Dropbox Spaces para reducir el caos y restaurar el orden, al crear contexto y mejorar la visibilidad.

Mantén todo tu trabajo organizado 

Cuando todos tus archivos, carpetas y documentos se encuentran dispersos en muchas aplicaciones, es fácil olvidar a dónde ir para encontrar lo que necesitas. Eso es sobre todo cierto ahora que los documentos y las notas se están acumulando más rápido que nunca. 

Cuando todo ese contenido vive en una combinación de herramientas sincrónicas y asincrónicas, las cosas se complican aún más. Es posible que recuerdes el nombre del archivo, o al menos el tema, pero si no recuerdas si se envió como un archivo adjunto de correo electrónico, un mensaje de Slack o un vínculo de chat de Zoom, debes realizar la misma búsqueda en todos esos lugares. Terminas pasando demasiado tiempo entrando a estos flujos de trabajo fragmentados y saliendo de ellos solo para localizar un archivo.

Pero, con Spaces, puedes mantener todos los diferentes tipos de contenido en el mismo lugar, de modo que tengas un sistema que organice todo tu trabajo. Los archivos PDF y Photoshop pueden convivir con documentos en la nube, como Documentos de Google o archivos Figma. En Spaces los archivos locales y los documentos en la nube no son dos mundos distintos, sino que se accede a ellos en el mismo lugar. Eso significa que puedes tener un sistema de organización en lugar de una docena. Y puedes buscar entre tipos de archivos para encontrar lo que necesitas de forma rápida.

La bandeja muestra los documentos recientes en los que estabas trabajando, así como el contenido sugerido que es probable que necesites para tus próximas reuniones, todo en un solo lugar organizado.

Coloca contenido en contexto

Cuando por defecto usamos conversaciones de chat, cadenas de correo electrónico y videollamadas para comunicarnos sobre nuestro trabajo, se crea un problema de contexto. Los objetivos del proyecto y los comentarios sobre el progreso están separados del trabajo real, lo que genera confusión, malentendidos y desalineación.

Todos tienen su propia forma de trabajar. Algunos prefieren las conversaciones por correo electrónico porque son fáciles de buscar. A otros les gusta recibir respuestas rápidas en los chats de Slack. Sin embargo, cuantas más personas tengas en tu equipo, más canales deberás revisar y más trabajo deberás hacer para compilar docenas de conversaciones sobre tu proyecto.

Imagina tener solo un espacio que funcione como la ubicación central del proyecto. En vez de tener interacciones aisladas basadas en la comunicación sobre el proyecto, las interacciones ocurren en contexto. Las descripciones generales y los cronogramas del proyecto se pueden ver junto al contenido, para que puedas comprender mejor el alcance del proyecto y cómo priorizar las tareas.

Esa es la idea detrás de Spaces. Mediante la conexión de personas y contenido en el mismo lugar, te aseguras de que las personas adecuadas estén al día con los proyectos y de que todos tengan el contexto que necesitan para contribuir de manera efectiva.  

Cuando vives en un espacio que describe la estrategia del proyecto y los plazos de entrega, es fácil asignar tareas a los miembros del equipo, realizar un seguimiento del progreso y ver comentarios sobre el contenido, todo en un solo lugar.

Administra tu tiempo de manera más eficaz

El trabajo en equipo distribuido puede generar sobrecarga de notificaciones con facilidad. Cuando tu equipo se sirve de herramientas en tiempo real, como el chat, para basarse en su trabajo, recibes notificaciones constantemente. Sientes que debes responder de la manera correcta o que te arriesgas a ser grosero. Esto hace que sea difícil concentrarte en tus prioridades. 

También puede hacer que todo tu equipo sea menos efectivo y ralentizar el progreso. ¿Alguna vez estuviste en una reunión de Zoom y te olvidaste de desactivar las notificaciones de Slack? En medio de la reunión, escuchas una notificación y la miras por reflejo. La insignia roja desaparece porque viste el mensaje, pero después de que vuelvas a entrar en la reunión, olvidas todo sobre el mensaje de Slack. Dos días después, tu compañero de equipo te recuerda que todavía está esperando una decisión sobre ese proyecto. Multiplica esta dinámica por todas las personas con las que trabajas y obtendrás atascos de tráfico en toda la organización que simplemente son preguntas olvidadas. 

Dropbox está diseñado en torno al trabajo, no en torno a la conversación sobre el trabajo. Puedes responder los comentarios cuando quieras, cuando estés listo. Esto les permite a ti y a tu equipo tener el espacio para trabajar y formular pensamientos en lugar de mezclarlos para lanzar otra reunión en el calendario. 

Como Daniel Kahneman señala en Thinking Fast and Slow, muchos de nosotros pensamos mejor de un modo lento y deliberado en lugar de en una conversación en tiempo real. Cuando puedas comentar sobre el contenido dentro del contexto de la descripción general del proyecto, podrás ahorrar el tiempo que perdías en conversaciones y reuniones tratando de aclarar el contexto. Esto te permite utilizar tu tiempo de trabajo de manera más eficaz e impactante.

Reduce la fricción

Cuando nuestro equipo pasó al trabajo distribuido, la mayoría de nosotros dejamos los monitores grandes en la oficina y nos llevamos a casa nuestras computadoras portátiles. Fue un intercambio que tuvo sentido cuando no sabíamos que el trabajo remoto podría ser nuestra nueva normalidad. Ahora que hemos estado trabajando de esta manera durante semanas, es fácil ver la fricción cognitiva que ocurre cuando tienes que seguir alternando entre aplicaciones en una pantalla de 13 pulgadas.

Pasar de la creación de contenido a la comunicación ya era difícil, pero lo es aún más cuando entrecierras los ojos en una ventana más pequeña. Pero integrar todas tus herramientas en un solo lugar puede ayudarte. Spaces reúne a Slack, Zoom, Google Cloud, Microsoft, Salesforce, Adobe, HelloSign y muchas otras herramientas que utilizas en un solo espacio de trabajo. Esto te permite hacer más en un solo lugar en vez de tener que dar vueltas por diferentes superficies.

Animación de archivos adjuntos sugeridos para calendarios en Dropbox

Cuatro formas de reducir la fricción con Dropbox Spaces:

  • Adjunta archivos para las próximas reuniones de Zoom para que estén esperando allí cuando te unas
  • Conversa sobre un documento a través de Slack directamente desde el documento 
  • Adjunta un archivo a un tablero de Trello
  • Envía un contrato o documento para su firma con HelloSign

Incluso después de que termine la crisis de la COVID-19, la forma en que trabajamos seguirá evolucionando para ser más fluida y dinámica. Y, a medida que cada vez más personas trabajen en múltiples canales en muchos dispositivos, tener un espacio de trabajo unificado será fundamental para mantener a los equipos en sintonía.

Para obtener más información, consulta Introducción a Dropbox Spaces o visita nuestro Centro de ayuda para ver una descripción general rápida.

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