¿Qué significa sincronizar?
Sincronizar consiste en hacer que dos o más elementos funcionen en armonía. Por ejemplo, si una película no está sincronizada, los movimientos de los labios del actor no coincidirán con el audio. Puede resultar frustrante, pero no tanto como tener archivos que no están sincronizados.
Cuando sincronizas archivos, indicas que quieres que se actualicen de la misma manera en dos o más de tus dispositivos. Eso significa que ya no tendrás que preocuparte de no dejarte tus preciadas fotos en el ordenador de casa ni de tener que transportar documentos en un USB. Si sincronizas un documento en un dispositivo, podrás acceder a él desde cualquier otro. ¿Le queda poca batería al portátil? Cambia al móvil. Si sincronizas los archivos, estos siempre estarán actualizados, independientemente de si los subes, los editas o los compartes desde el teléfono, el ordenador o la tablet. Siempre tendrás lo que necesites cuando lo necesites.
Entonces, ¿en qué se distinguen la sincronización y la copia de seguridad?
La diferencia es más sencilla de lo que crees.
¿Cómo sincroniza Dropbox los archivos?
Dropbox utiliza el almacenamiento en la nube para sincronizar archivos. Eso significa que no importa desde qué dispositivo accedas a tu cuenta de Dropbox: todos los archivos estarán allí esperándote. Simplemente empieza por crear una cuenta dy carga los archivos que quieras sincronizar. Es como una especie de caja fuerte en línea. Esas fotos que tanto aprecias se pueden perder o eliminar accidentalmente en el teléfono o en el ordenador; pero, si las subes a Dropbox, siempre podrás acceder a ellas.
¿Por qué debería sincronizar archivos con Dropbox?
La respuesta más obvia es que deberías hacerlo por comodidad, pero lo cierto es que el uso del almacenamiento en la nube también puede ahorrarte tiempo, esfuerzo e incluso dinero:
Libera espacio
El almacenamiento adicional puede sumar fácilmente 85 euros o más a tu factura final por el hecho de tener que comprar nuevos dispositivos. Al guardar los archivos y las carpetas como solo online, el contenido se almacenará en la nube en lugar de hacerlo en el espacio interno del dispositivo. No tendrás que preocuparte de eliminar archivos para liberar espacio para nuevas carpetas o aplicaciones.
Llevarás siempre tus archivos contigo
Ya no volverás a dejarte en casa o en el trabajo los archivos de una reunión, de un encuentro familiar o alguno que necesites imprimir, porque todo estará en tu cuenta de Dropbox. Eso significa que podrás acceder a ellos desde cualquier teléfono, ordenador, portátil o tablet, o incluso desde un ordenador de la biblioteca si lo necesitas.
Nunca será tarde para editar
¿Estás de camino a la copistería para imprimir una carta formal o un texto creativo y has detectado un error? No hay problema, edita el archivo en Dropbox a través de MS Office o G Suite. Los cambios se guardarán en todos tus dispositivos y podrás imprimir tu versión final. Ya no tendrás que buscar deprisa y corriendo un ordenador para eliminar un solo error tipográfico, podrás hacerlo todo en tu teléfono iOS o Android.
Copia de seguridad
Almacenar los archivos en tus dispositivos puede parecer la solución más fácil. Al fin y al cabo, no es frecuente que tengas que volver a revisar los mensajes de texto para encontrar la foto que buscas o el nombre de un restaurante que te recomendaron. El problema es que, si tu teléfono se estropea o se pierde, también lo hacen todos tus archivos. Por supuesto, puedes intentar recuperar los archivos, lo que puede ser caro si utilizas un servicio profesional; o simplemente puedes usar la nube. No importa lo que les ocurra a tus dispositivos, con la copia de seguridad de los archivos, todos tus documentos e imágenes seguirán estando a salvo y listos cuando tú lo estés.
Colaboración
Podrás compartir documentos con amigos, familiares o compañeros de trabajo e invitarlos a editar o dejar comentarios. Esta puede ser una buena manera de organizar las tareas del día a día, como los números de teléfono, o de crear una libreta de direcciones online que se pueda compartir. Se acabó perder el contacto de alguien.
¿Compartes documentos y colaboras en ellos con frecuencia con las mismas personas? El plan Dropbox Family tiene una carpeta Espacio familiar para compartir archivos y, al mismo tiempo, todos los miembros tienen su propia cuenta privada.
¿Qué puedo sincronizar con Dropbox?
Dropbox admite una gran variedad de archivos, incluidos documentos de Word, imágenes, PDF, vídeos y archivos ZIP. Es la manera perfecta de tener acceso a archivos grandes, como vídeos largos, sin que ocupen un espacio crucial en el smartphone o en el ordenador. No importa lo que necesites sincronizar, Dropbox puede ayudarte.
¿Y qué pasa si no tengo conexión?
La aplicación para escritorio de Dropbox mantendrá las carpetas disponibles aunque no tengas conexión a Internet. Incluso aunque pierdas la conexión justo cuando estás escribiendo esa oración tan importante, estará todo controlado. Dropbox hará un seguimiento de los cambios y, cuando vuelvas a tener conexión, actualizará la última versión sincronizada en tus otros dispositivos. Esto es perfecto para trabajar con equipos remotos o simplemente para estar al día con miembros de la familia a distancia, ya que no importa la fiabilidad de tu conexión a Internet: Dropbox se asegurará de que puedas seguir accediendo a tus archivos y carpetas.
¿Qué pasa si alguien cambia algo accidentalmente?
La sincronización es fantástica, pero los errores humanos ocurren. Si tú o alguien con quien has compartido tu documento ha cambiado o eliminado accidentalmente algo importante, que no cunda el pánico: Dropbox permite restaurar versiones anteriores. Así que siempre puedes volver a una versión del documento que tenga menos de 30 días. Puedes volver a la última sincronización si decides que el párrafo reescrito no te acaba de convencer, lo que te proporciona libertad editorial.
¿Están protegidos mis documentos compartidos?
¡Mucho! Puedes elegir con quién quieres compartir tus archivos exactamente. Incluso puedes compartirlos mediante enlaces protegidos con contraseña o establecer una fecha para que finalice el acceso, de modo que el destinatario elegido solo tendrá acceso a los archivos durante un tiempo limitado. Si tienes una nueva afición creativa, como la fotografía o la escritura, y te preocupa que te roben tu propiedad intelectual, puedes incluso añadir una marca de agua, lo que convierte a Dropbox en una excelente manera de compartir vistas previas de tu trabajo con posibles clientes.