同步是什麼意思?

在數位時代,同步已有完全不同的全新意義。以下我們將說明為什麼同步對您以及重要檔案來說相當有益。

一個人正在使用 Dropbox 同步檔案

同步是什麼意思?

同步 (Sync) 是同步 (Synchronize) 的縮寫,指的是兩件以上的事物彼此協調運作。例如:如果一部電影不同步,表示演員的嘴型與音軌不一致。這很惱人,但也比不上檔案未同步來得糟糕。

同步檔案即表示您要在兩部以上的裝置上讓檔案以相同方式更新。這表示您不必再擔心如何把珍貴的相片存在家用 PC 上,或是透過 USB 傳遞文件。只要在一部裝置上同步文件,就能在任何裝置上存取。筆記型電腦電力不足嗎?改用手機就好。能同步檔案代表無論您是從手機、PC 還是平板電腦上傳、編輯或分享,檔案都能維持在最新狀態。您可以隨時取得所需檔案。

同步檔案和備份檔案的差異有哪些呢?

它們兩者的差異並不像您想像的那麼複雜。

動畫與插圖:詳細介紹如何說明 Dropbox Backup 和備份的差異

Dropbox 如何同步檔案?

Dropbox 使用雲端儲存同步檔案。這表示無論您使用哪一部裝置存取 Dropbox 帳戶,都能取得所有檔案。第一步只要先建立 Dropbox 帳戶,再來上傳任何您想同步的檔案,便可開始使用。Dropbox 有點像線上保險箱,您或許會不小心丟失或刪除手機或 PC 上的珍貴相片,但只要上傳到 Dropbox 就一定能取得。

為什麼該把檔案同步到 Dropbox?

便利性是最顯而易見的答案,但還有其他運用雲端儲存的方式可以幫助您節省時間、心力、甚至成本:

釋放儲存空間

購買新裝置時,若想取得多一點儲存空間,最終結帳時很可能要多付 100 美元以上。將檔案和資料夾儲存為僅供線上存取,現在能將內容儲存在雲端中,而非裝置的內部儲存空間。您就不必忙著刪除檔案,來騰出空間儲存新的檔案或應用程式。

檔案隨時在手

無論是出席會議、家庭聚會或是列印重要文件,不必再擔心不小心把檔案留在家中或公司,因為一切盡在您的 Dropbox 帳戶中。這表示您需要時,可以從手機、PC、筆記型電腦、平板電腦、甚至是圖書館的電腦存取檔案。

編輯檔案永不嫌遲

您正要去列印一封正式信件或是創意手稿,卻發現檔案上有錯誤嗎?別擔心,只要在 Dropbox 中透過 MS Office 或 G Suite 編輯即可。這些變更會儲存在您所有的裝置上,並讓您可以列印出最終版本。不必急忙四處尋找 PC 只為了改掉一個錯字,現在您也可以在 iOS 或 Android 手機上編輯。

檔案備份

將檔案儲存在裝置上,似乎是最簡單的解決方案。畢竟,您不需要常常回頭查閱簡訊,才能找出推薦餐廳的相片或名稱。問題是,若您的手機毀損或遺失,所有的檔案也將消失無蹤。當然,您可以試著復原檔案,但專業服務的費用可能相當昂貴,不過,只要使用雲端就能解決問題了。無論您的裝置發生什麼問題,檔案備份功能都可以確保您所有的文件與影像依然安然無恙,隨時供您存取。

協作

您可以和親朋好友或同事共享文件,並邀請他們編輯或留言。這項功能非常適合用來整理歸納電話號碼等日常資料,或是建立線上共享通訊錄,從今以後您就不會再遺失聯絡人資料囉!

時常和同樣的人共享及協作文件嗎?Dropbox Family 方案提供家庭資料室供每位成員共享檔案,而且每個人都能享有專屬的私人帳戶。

我可以用 Dropbox 同步哪些檔案?

Dropbox 支援的檔案類型十分多樣,包含 Word 文件、影像、PDF、影片與 ZIP 檔案,是存取長時間影片等大型檔案的最佳工具,您不必再擔心檔案佔用智慧型手機與 PC 的重要空間。無論您要同步什麼檔案,都能使用 Dropbox。

若離線該怎麼辦?

就算網路斷線,Dropbox 桌面應用程式也讓您依然能夠存取資料夾。就算您輸入重要句子到一半網路突然斷線,也不用擔心。Dropbox 會繼續追蹤您的變更,並在您恢復連線時,更新其他裝置上最後一次同步的版本。這很適合遠端工作團隊,或是彼此距離遙遠的家庭成員使用,因為無論您的網路多可靠 (或不可靠),Dropbox 都能確保您依然可以存取檔案與資料夾。

如果有人不小心變更我的文件該怎麼辦?

同步功能很不賴,但人為疏失總是會發生。如果您或您共享文件的對象不小心變更或刪除重要內容,不必擔心,因為 Dropbox 可以讓您還原舊版本。只要您想還原的是過去 30 天內的文件版本都沒問題。若您不滿意重新撰寫的段落,也可以回復上次同步的版本,給您全然的編輯自由。

我的共享文件有多安全?

相當安全!您可以精準選擇共享檔案的對象,甚至可以利用密碼保護的連結共享檔案,或是設定存取權到期日,讓您選擇的收件者只能在限定期間內存取您的檔案。若您有攝影或寫作等新的創作嗜好,並擔心自己的智慧財產遭竊,您還可以新增浮水印,讓 Dropbox 成為您與潛在客戶分享作品預覽的絕佳工具。

使用 Dropbox 同步

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