Aandachtsspanne en beter focussen
Al wekenlang ben je op de automatische piloot bezig met allerlei taken tegelijkertijd en nu zit je vast in een eindeloze lus van late nachten en slaperige ochtenden. Op een dag komt er een belangrijke taak waarvoor je je wél echt langere tijd moet concentreren, en dan gaat het gewoon niet meer. Het is erg belangrijk om je beter te kunnen focussen op je werk, maar hoe doe je dat als je al op bent?
Of je nu als kind maar niet kon stilzitten tijdens de les of als een ware boekenwurm altijd oplette: als volwassene kan het nog steeds een uitdaging zijn om geconcentreerd te blijven op de werkplek.
Maar dit keer is het allemaal aan jou: in de werkomgeving ben je zelf verantwoordelijk voor je tijdbeheer, besluitvorming en je gedisciplineerde aandachtsspanne. Concentratieverlies kan op zowel grote als kleine teams een negatieve impact hebben. En als freelancer of eigenaar van een klein bedrijf is het voor het succes van je bedrijf belangrijk om te weten hoe je op je werk moet focussen terwijl je met meerdere projecten bezig bent.
Het is op zichzelf al een voldoening om je focus te verbeteren en taken veel sneller uit te voeren. Niet alleen presteer je beter, maar ook je algemene leefstijl kan erdoor verbeteren. Een slechte werk-privébalans wordt vaak als hoofdoorzaak genoemd van ontevredenheid onder werknemers. Onderzoek wijst uit dat je productiviteit verhogen misschien wel dé manier is om dit op te lossen, in plaats van je op de staat van je werk-privébalans te richten. En natuurlijk begint een betere focus uiteindelijk gewoon thuis.
Meer focus door een betere nachtrust
Wat je doelen ook zijn, bijvoorbeeld een project of deal afronden, of een achterstand aan papierwerk wegwerken: een goede nachtrust is essentieel. Als je uitgeput bent, krijg je niet veel meer gedaan, of in elk geval niet goed. Het is algemeen bekend dat slaap invloed heeft op je productiviteit. Geen wonder dat veel van 's werelds meest productieve genieën dutjes deden, de zogenoemde power nap, om hun energie op peil te houden. Als je een team leidt, heb je waarschijnlijk geen tijd voor middagdutjes, maar je moet er nog steeds voor zorgen dat je elke nacht een goede nachtrust krijgt, of anders overdag bijslapen waar je kunt. Een team dat extern of verspreid over verschillende verdiepingen werkt, kan je ertoe verleiden om tussen afdelingen of apparaten heen en weer te rennen om je project bij te houden. Gelukkig helpt Dropbox dit te vermijden. Elke vijf minuten waarin je gewoon zit en je gedachten op een rijtje krijgt, kunnen wonderen doen voor je focus en de gezondheid van je hersenen.
Slaap geeft je lichaam en geest de broodnodige tijd om bij te komen na een werkdag. De aanbevolen hoeveelheid slaap voor de gemiddelde volwassene ligt tussen zeven en negen uur per nacht. Minder dan dit kan slaapgebrek veroorzaken, maar te veel slapen kan je energie ook negatief beïnvloeden. Het kan slim lijken om met overwerken je werk af te maken en in het weekend slaap in te halen, maar dit werkt uiteindelijk averechts.
Zorg ervoor dat je elke nacht een goede nachtrust krijgt. Bel of sms/app niet meer vlak voor je naar bed gaat en leg je telefoon zo mogelijk in een andere kamer. Gebruik dit moment om te ontspannen en tot rust te komen. Als je jezelf op het eind van de dag echt bij laat komen, word je de volgende ochtend uitgerust en klaar voor werk wakker.
Focussen op werk met 'mindful thinking'
Concepten als 'deep work' en bewust oefenen zijn gebaseerd op het idee om controle te krijgen over je eigen geest. Aan 'mindfulness' doen wordt steeds meer gezien als essentieel voor je productiviteit.
Stel je een golfer voor die keer op keer dezelfde slag oefent. Zonder 'mindfulness' is zo'n slag niets meer dan een automatische handeling die de golfer keer op keer doet om maar aan zijn dagelijkse quota te komen. Bij bewuste oefening wordt elke slag geanalyseerd. Zo is er bij elke slag verbetering merkbaar, met kleine maar bewuste stapjes.
De werkplek is misschien geen golfbaan, maar daar geldt hetzelfde principe. In plaats van dat je naar kantoor gaat en hoopt dat pure wilskracht en veel energie een dag succesvol maken (wat niet realistisch is), moet je elk dagdeel van dichterbij bekijken.
Word je elke dag even laat wakker? Geef je jezelf voldoende tijd om je te wassen en aan te kleden? Heb je de tijd om van je ontbijt te genieten en iets anders te eten dan een overdosis suiker? Als je antwoord hierop 'nee' is, begint hier het verbeteren van je focus. Zo simpel is het. Kortom: je kunt je focus op het werk al verbeteren door je ochtendroutine aan te pakken.
'Deep work' werkt op soortgelijke manier. Het houdt in dat je afleidingen elimineert om je daarna heel gericht op een taak te concentreren. Als je je telefoon al niet langer vlak voor het slapengaan gebruikt en gedisciplineerd je ochtendroutine uitvoert, kun je dezelfde mentaliteit gemakkelijk toepassen op je werklast. Van daaruit kun je zelfs je team helpen deze levensverbeterende veranderingen door te voeren.
'Mindfulness' helpt je je bewust te zijn van slechte gewoonten en deze in te ruilen voor goede. Dit is essentieel om je productiviteit te verbeteren. Niemand is immers klaar voor een goede werkdag als hij of zij onrustig en hongerig aankomt na hectisch en gehaast pendelen.
Productiviteit op het werk verbeteren met digitale tools
Zodra je je focus begint te verbeteren door je basis van je dagelijkse gewoonten aan te pakken, kun je er ook enkele externe tools bij halen. Buiten werktijd is iedereen verantwoordelijk voor zijn of haar eigen slaap, maar op kantoor kunnen digitale tools jou en je team helpen gefocust te blijven en georganiseerder te zijn.
Het kan hierbij helpen om je team met een Dropbox voor bedrijven-account te verbinden. Je hoeft dan niet langer tussen verschillende mappen, vensters en apparaten te wisselen om de bestanden van je teamleden te vinden. Ook hoef je niet langer van afdeling naar afdeling te hollen om iemand te spreken. Bij tijdsdruk wordt Dropbox een digitale hub waarmee je alles wat je nodig hebt op één plek kunt verzamelen.
In plaats van iedereen naar een vergadering te laten komen, bespaar je kostbare tijd met een vooraf opgenomen video. Met Dropbox Capture kun je eenvoudig video's, schermafdrukken of GIFjes creëren, een voice-over opnemen, iets annoteren en delen.
'Ik zag het bericht niet' is niet langer een excuus. En je hoeft ook geen tijd meer te verspillen aan het hele kantoor rondhollen om uit te vinden wie wat doet, terwijl je ondertussen wordt afgeleid door een praatje. Als je eenmaal gefocust en 'in de zone' bent, kun je productiever zijn en misschien zelfs genieten van waar je mee bezig bent.
Probeer eens een digitale ontwenningskuur
Digitale tools kunnen geweldig zijn, maar er is een verschil tussen productieve werktools zoals Slack of Trello en digitale afleidingen zoals sociale media en sms'en/appen. Productiviteit op de werkplek draait om toewijding en in het moment aanwezig zijn. Je kunt deze productiviteitverslindende afleidingen meteen elimineren door je vrienden en volgers te dempen. Laat je niet verleiden om 'heel eventjes' een kijkje te nemen, want je hoeft niet eens naar een bericht te kijken om ermee bezig te zijn en afgeleid te raken.
Als je om negen uur 's ochtends vooral bezig bent met de tijdlijn van je sociale media, kun je niet even gemotiveerd zijn voor je werk als er om vijf over negen weer een spreadsheet in je inbox zit. Hetzelfde kan gebeuren met de honderden verschillende programma's waarmee je dagelijks werkt. Met de slimme werkomgeving van Dropbox hebben jij en je team echter altijd toegang tot al je belangrijke apps en bestanden, zonder dat je telkens hoeft te wisselen tussen apps en platforms. Je kunt zo een bestand vanuit Slack op het Trello-bord van je team zetten, zonder dat iemand door browsertabbladen hoeft te bladeren. Met Dropbox kun je aan afleidingen ontsnappen en toch verbonden blijven.
Samenwerken en luisteren
Samenwerking is nog zoiets waarbij mensen snel hun focus verliezen. Zelfs als je naadloos samenwerkt met een team met een tiental leden, vormen eindeloze meldingen en vragen een constante afleiding. Maar met de juiste productiviteitstools kan groepswerk leuk en boeiend zijn in plaats van irritant. In Dropbox kun je verbonden blijven met je team en werk in verschillende apps en op verschillende apparaten toewijzen en opmerkingen toevoegen. Zo wordt een teamspeler zijn tweede natuur. In Dropbox Paper kun je als team materiaal maken en bewerken, einddatums instellen, bestanden veilig aanvragen en je workflow stroomlijnen, allemaal met volledige zichtbaarheid zodat je precies weet wat iedereen doet. Bij een hogere productiviteit kun je ook korte pauzes toevoegen zodat je op stressvolle dagen je gedachten weer op een rijtje kunt krijgen. En als je alleen werkt, kunnen deze tools je helpen om alles op je takenlijst bij te houden terwijl je klanten veilig kunt uitnodigen om feedback te delen.
Gefocust blijven
Als je wilt weten hoe je je beter kunt focussen, is het belangrijk om te begrijpen dat je focus niet alleen op het werk relevant is. Als je leert om 'mindfulness' in je dagelijkse leven toe te passen, van het moment dat 's ochtends de wekker gaat totdat je 's avonds weer in bed ligt, kun je je focus drastisch verbeteren. Uiteindelijk zal je werk je beter afgaan, zodat je het beste uit je team haalt en er ook nog eens meer van geniet.
