Sådan administreres distribueret arbejde med Dropbox Spaces

Et eksempel på et kundeforslag, der er oprettet med Dropbox Spaces

Før Covid-19 var den mest stressende del af din dag måske pendlerturen fra dit hjem i den ende ende af byen til dit kontor i den anden ende af byen. Nu har du en mindre forudsigelig form for kaos. Der er de foruroligende nyheder, og der er den ekstra kamp for at lære at arbejde på en helt ny måde – hjemme, isoleret fra dit team.

Du er måske allerede erfaren med at arbejde eksternt og tilpas med lejlighedsvis at holde styr på opgaver hjemmefra. Men når hele dit team er ude af kontoret på ubestemt tid, er det et andet slags job.

Tidligere på måneden diskuterede Chris Marsh, Research Director hos 451 Research, en enhed i S&P Global Market Intelligence, den afgørende forskel mellem fjernarbejde og distribueret arbejdeHan har som pointe, at nyligt distribuerede virksomheder har en tendens til at stole for meget på realtidskommunikation som chat- og videomøder, fordi de ikke har bedre systemer til at organisere deres arbejde.

Selv før pandemien vendte bundne i vejret på vores liv og øjeblikkeligt ændrede vores måde at arbejde på, brugte vi meget tid på at hoppe mellem e-mail, chat-tråde, statusopdateringer, cloud-dokumenter og filer, og det var en kamp at holde styr på alle detaljerne. Og i hver af disse kanaler får du kun et kronologisk overblik over udvekslinger med et par teammedlemmer. 

Dette ender med at skabe endeløse siloer, hvilket gør det svært at se konteksten i dit netværk – og dine projekter på tværs af organisationen. Disse problemer forstærkes kun i vores nye distribuerede arbejdsvirkelighed. Det er også de problemer, vi forsøger at løse ved at opbygge et smart workspace.

Med Spaces kan du have ét organisationssystem i stedet for et dusin. Og du kan søge på tværs af filtyper for hurtigt at finde det, du har brug for.

Nu hvor teams i hele verden skal tilpasse sig dislokationen og afbrydelsen ved at arbejde hjemmefra, er der endnu større udfordringer ved at kommunikere og samarbejde. I dag viser vi dig, hvordan dit distribuerede team kan bruge Dropbox Spaces til at reducere kaos og gendanne orden ved at skabe kontekst og forbedre synligheden.

Hold alt dit arbejde organiseret 

Når alle dine filer, mapper og dokumenter er spredt over flere apps, er det nemt at glemme, hvor du kan finde det, du har brug for. Det er især tilfældet nu, hvor dokumenter og notater hober sig hurtigere op end nogensinde. 

Når alt dette indhold lever i en blanding af synkrone og asynkrone værktøjer, bliver det hele endnu mere kompliceret. Du husker muligvis navnet på filen – eller i det mindste emnet – men hvis du ikke kan huske, om den blev sendt som en vedhæftet fil i en e-mail, en Slack-besked eller et Zoom-chatlink, ender du med at søge alle disse steder. Du ender med at bruge alt for meget tid på at gå ind og ud af disse fragmenterede arbejdsgange bare for at finde en fil.

Men med Spaces kan du have alle forskellige indholdstyper samme sted, så du har ét system, der organiserer alt dit arbejde. PDF-filer og Photoshop-filer kan bo sammen med cloud-dokumenter som f.eks. Google Docs eller Figma-filer. I Spaces er lokale filer og cloud-dokumenter ikke længere to separate verdener – de er alle tilgængelige samme sted. Det betyder, at du kan have ét organisationssystem i stedet for et dusin. Og du kan søge på tværs af filtyper for hurtigt at finde det, du har brug for.

Bakken viser de seneste dokumenter, du arbejdede på, samt forslag til indhold, du sandsynligvis får brug for til kommende møder, alt på ét organiseret sted.

Sæt indhold i kontekst

Når vi som standard bruger chat-tråde, e-mailkæder og videoopkald til at kommunikere om vores arbejde, skaber det et kontekstproblem. Projektets mål og feedback om fremskridt er begge adskilt fra det egentlige arbejde, hvilket skaber forvirring, misforståelser og skævheder.

Alle har deres egen måde at arbejde på. Nogen foretrækker samtaler via e-mail, fordi de er nemme at søge i. Andre kan lide at få hurtige svar i chats på Slack. Men jo flere mennesker, du har i dit team, jo flere kanaler skal du have styr på, og jo mere arbejde skal du gøre for at samle snesevis af samtaler om dit projekt. 

Forestil dig, at du kun har ét sted, der fungerer som den centrale placering for projektet. I stedet for at have isolerede interaktioner baseret på kommunikation om projektet, sker interaktionerne i kontekst. Projektoversigter og tidslinjer kan ses ved siden af indholdet, så du bedre kan forstå projektets omfang og hvordan du prioriterer opgaver.

Det er tanken bag Spaces. Ved at forbinde mennesker og indhold på samme sted, sikrer du, at de rigtige mennesker er orienterede om projekter, og at alle har den kontekst, de har brug for til at kunne bidrage effektivt.  

Når du har et Space, der skitserer projektstrategien og leveringsfrister, er det nemt at tildele opgaver til teammedlemmer, spore fremskridt og se kommentarer til indhold, alt på ét sted.

Styr din tid mere effektivt

Distribueret samarbejde kan nemt føre til alt for mange meddelelser. Når dit team er afhængigt af realtidsværktøjer som chat som grundlag for deres arbejde, bliver du konstant bombarderet med meddelelser. Du oplever, at du skal reagere på den rigtige måde eller risikere at være uhøflig. Dette gør det svært at fokusere på dine prioriteter. 

Det kan også gøre hele dit team mindre effektivt og bremse fremskridt. Har du nogensinde været i et Zoom-møde og glemt at deaktivere Slack-meddelelser? Midt i mødet hører du en meddelelse og kigger på den som refleks. Det røde mærke forsvinder, fordi du har set beskeden, men når du er tilbage i mødet, glemmer du alt om Slack-beskeden. To dage senere minder din teamkammerat dig om, at hun stadig venter på en beslutning om det projekt. Multiplicer denne dynamik med alle de mennesker, du arbejder sammen med, og du får trafikpropper bestående af glemte spørgsmål. 

Dropbox er designet omkring arbejdet, ikke samtalen om arbejdet. Du kan svare på kommentarer i dit eget tempo, når du er klar. Herved kan du og dit team arbejde og formulere tanker i stedet for at kæmpe for at kaste endnu et møde i kalenderen. 

Som Daniel Kahneman bemærker i Thinking Fast and Slow, har mange af os vores bedste tanker i en langsom, bevidst tilstand frem for samtale i realtid. Når du kan kommentere indholdet inden for rammerne af projektoversigten, kan du spare tid, som du plejede at bruge i samtaler og møder, på at afklare kontekst. Herved kan du bruge din arbejdstid mere effektivt.

Reducering af friktion

Da vores team gik over til distribueret arbejde, efterlod de fleste af os de store computerskærme på kontoret og tog vores bærbare computer med hjem. Det var en beslutning, der gav mening på det tidspunkt, da vi ikke vidste, at fjernarbejde måske ville blive vores nye normaltilstand. Nu hvor vi har arbejdet på denne måde i mange uger, er det nemt at se den kognitive friktion, der sker, når du hele tiden skifter mellem apps på en 13'' skærm.

Det var allerede svært at skifte gear fra oprettelse af indhold til kommunikation, men det er endnu sværere, når du skal se det i et mindre vindue. Men at integrere alle dine værktøjer på ét sted kan hjælpe. Spaces samler Slack, Zoom, Google Cloud, Microsoft, Salesforce, Adobe, HelloSign og mange andre værktøjer, som du bruger, i et enkelt arbejdsområde. Herved kan du gøre mere på ét sted i stedet for at skulle gå frem og tilbage mellem forskellige flader.

Animation af foreslåede vedhæftede filer til kalendere i Dropbox

Fire måder at reducere friktion med Dropbox Spaces:

  • Vedhæft filer til kommende Zoom-møder, så de er der, når du går på
  • Chat om et dokument gennem Slack lige fra dokumentet 
  • Vedhæft en fil til et board i Trello
  • Send en kontrakt eller et dokument til underskrift med HelloSign

Selv når Covid-19-krisen er forbi, vil vores måde at arbejde på fortsætte med at udvikle sig til at blive mere flydende og dynamisk. Og da flere og flere mennesker arbejder i flere kanaler på flere enheder, vil det være afgørende at have et samlet arbejdsområde for at holde teams organiseret.

Hvis du vil vide mere, kan du læse Introduktion til Dropbox Spaces eller besøge vores hjælpecenter for en hurtig gennemgang.

Find ud af mere om Spaces og alt det andet, som Dropbox kan tilbyde din virksomhed.

Kontakt Dropbox