Det lyder måske som en velkendt situation – det er midt i en travl uge, du har travlt med at få et projekt afsluttet, og det kreative team har eksporteret den færdigredigerede udgave af videoen. Det eneste, du skal gøre, er at lægge filen ind i en e-mail til kunderne og klikke på Send. Men åh nej – filen er for stor.

Mange af os bruger e-mail hver dag på arbejdet, men vi har måske ikke ofte brug for at sende store filer. Det er en slem overraskelse, når du skal vedhæfte en fil og opdager, at det ikke er muligt.

Hvad gør du så, når en fil viser sig at være “for stor” til en e-mail?

I denne vejledning forklarer vi, hvorfor der er grænser på filstørrelser i e-mails, og vi undersøger tre metoder, som du kan prøve, når du skal sende en stor video via e-mail, herunder filoverførselsværktøjer som Dropbox Transfer.

Men før vi går i dybden med det, springer vi direkte til det brændende spørgsmål – er det muligt?

Kan man sende store videoer via e-mail?

Det korte svar er ja, du kan sagtens sende videoer og andre store filer via e-mail.

Der er begrænsninger for, hvad du kan vedhæfte direkte i en e-mail, men andre løsninger giver dig mulighed for at vedhæfte komprimerede versioner af filer eller endda inkludere et link til ukomprimerede versioner af dem, som bevarer den fulde kvalitet.

Her er en kort oversigt over de metoder, som vi vil gennemgå i denne vejledning:

Metode	Kort oversigt	Hvornår skal den bruges?
Deling via cloudlager	Del et link til en fil i dit cloudlager Brugerne får mulighed for at se den seneste version af en fil, herunder ændringer, der er foretaget efter delingen af linket Hvis du får “redigeringsadgang”, kan brugerne endda samarbejde om filen med dig	Når du samarbejder med andre Når du vil dele en videofil, der bliver arbejdet på løbende
Send en kopi med et værktøj til filoverførsel	Del et link til en kopi af filen, som kan downloades Konfigurer adgangstilladelser og linkudløb for at opnå ekstra sikkerhed Downloadsider med tilpasset branding, som giver et stærkt førstehåndsindtryk	Når du leverer færdigeksporterede videoer Når du vil sende filer, men ikke ønsker, at modtageren skal se din version i cloudlageret
Vedhæft en komprimeret fil	Komprimer videoen ned til en mindre størrelse, hvilket forringer billedkvaliteten	Hvis du skal bruge vedhæftede filer i e-mails Værktøjer til cloudlager-deling og filoverførsel giver mere kontrol og mulighed for overførsel af større filer

Begrænsninger for vedhæftede filer i e-mails

Inden vi går videre til løsningerne, bør vi lige forstå, hvorfor det ofte ikke virker at vedhæfte en fil direkte i en e-mail.

Filstørrelse

Som vi allerede har været inde på, er de begrænsede filstørrelser en stor ulempe, når du sender vedhæftede filer via e-mail.

De nøjagtige grænser varierer, men de fleste ligger mellem 10-25 MB. Tag et kig på størrelsesgrænserne for vedhæftede filer på nogle af de mest populære e-mailplatforme:

Gmail – 25 MB
Microsoft Outlook – 20 MB
iCloud Mail – 20 MB
ProtonMail – 25 MB
AOL Mail – 25 MB
Yahoo! Mail – 25 MB
GMX – 50 MB

Disse filstørrelser er fine til deling af dokumenter, regneark og andre små filformater, men billeder og video i høj opløsning vil hurtigt overskride den tilladte grænse.

Sikkerhed

Det handler dog ikke kun om bekvemmeligheden ved at dele store filstørrelser. Processen med at sende vedhæftede filer i e-mails har også konsekvenser for sikkerheden.

Lad os se på et eksempel for at illustrere dette. Forestil dig, at du har en dokumentmappe med alle de filer, du gerne vil sende. Når du vedhæfte disse filer i en e-mail, svarer det til at kaste dem over en mur til modtageren, som står på den anden side.

Så snart du har smidt dokumentmappen afsted, er den ude af dine hænder – også selv om du opdager, at du har sendt de forkerte filer eller sendt dem til den forkerte person.

Forestil dig nu det samme scenarie, men her lægger du dokumentmappen i en ekstern, aflåst boks med pinkode. Modtageren kan bruge dine delte oplysninger til at få adgang til boksen og åbne den, men ikke nok med det – du kan også ændre adgangskoden eller endda modtageren.

Det er et simpelt eksempel, men det er med til at illustrere præcis, hvorfor vedhæftede filer i e-mails kan medføre problematiske sikkerhedsrisici, når der uundgåeligt sker fejl. Når du bruger eksterne værktøjer, tilføjer du et ekstra lag af sikkerhed og kontrol, så du kan være tryg ved at dele dit arbejde.

Illustration af en person, der kaster en papirflyver, hvilket repræsenterer at sende en vedhæftet fil via e-mail

Adgang og versionskontrol

Vi har alle sammen prøvet det – du har lige klikket på Send i en vigtig e-mail, men i samme øjeblik indser du, at der er en fejl i den vedhæftede fil eller video.

Med cloudbaseret fildeling kan du blot rette fejlen i den delte fil uden at skulle sende en opfølgende e-mail. På samme måde giver moderne fildelingsløsninger langt større kontrol over, hvem der kan få adgang til dine filer, og hvad de kan gøre med dem.

Hvis du deler din seneste redigerede version med teamet og skal sikre, at kontoadministratorerne kan se den, men at kun dine medredaktører kan foretage ændringer, skal du blot angive adgangstilladelser for hver modtager.

Hvis du er på udkig efter avancerede værktøjer til versionskontrol og feedback, kan en specialudviklet platform til videofeedback, såsom Dropbox Replay, være den ideelle løsning til dine behov.

Sådan sender du store videoer via e-mail

Det er nemt at sende en stor video via e-mail takket være de mange forskellige muligheder, du har til rådighed.

I denne del af guiden vil vi gennemgå følgende tre metoder, som alle kan anvendes afhængigt af dit mål:

Del via cloudlager – med et link til filer i dit Dropbox-cloudlager eller tilsvarende
Send en separat kopi, som kan downloades – med et værktøj til overførsel af store filer såsom Dropbox Transfer
Vedhæft en komprimeret fil – hvis det ikke er muligt at dele et link, men dette går ud over kvaliteten

Del via cloudlager

Med en cloudlagerløsning som Dropbox kan du sende lange videoer uden at skulle uploade eller vedhæfte noget. Du skal blot kopiere et link til filen i dit cloudlager, indsætte det i din e-mail og klikke på Send – færdigt arbejde!

Når du deler et link til en fil i dit cloudlager, deler du adgang til den samme forekomst af filen, som du selv ser, når du åbner den. Det betyder, at alle de ændringer, du foretager, vil være synlige for modtageren af linket, selv om de foretages, efter at du har sendt e-mailen.

Dette kan være perfekt til at dele en fil, der er under udarbejdelse, med en kollega eller samarbejdspartner.

Hvis du ikke ønsker, at nogen skal redigere filen, kan du også angive adgangsrettigheder. Dette giver dig fuld kontrol over, hvem der kan se din video, og hvad de kan gøre med den.

Send en kopi med et værktøj til overførsel af store filer

Hvis du ikke har brug for alle de funktioner, som et cloudlager tilbyder, men stadig skal kunne levere færdige materialer, er værktøjer til overførsel af store filer, såsom Dropbox Transfer, den ideelle løsning til at sende lange videoer med.

Du kan bare trække og slippe op til 100 GB filer i uploadvinduet i Dropbox Transfer, vælge dine indstillinger og dele filerne – enten ved at sende en e-mail med linket direkte fra Transfer eller ved manuelt at kopiere linket og indsætte det i en e-mail. Din modtager vil derefter kunne downloade en kopi af filerne ved at klikke på dette link.

Billede, der viser, hvordan du ser antallet af visninger og downloads af filer, der er delt med Dropbox Transfer

Med Dropbox Transfer har du fuld kontrol over dine filer, og du har altid samtlige oplysninger om deres status. Du kan:

Send kopier for at forhindre uønskede ændringer
Kontrollér adgangen med adgangskodebeskyttelse
Sætte udløbsdatoer på links for at opfordre til at downloade
Bekræft levering med meddelelser om downloads

Hvorfor vente med at give et førstehåndsindtryk, indtil din kunde ser videoen? Med Dropbox Transfer kan du tilpasse din downloadside ved selv at vælge et baggrundsbillede og logo.

Vedhæft en komprimeret fil

Når det er muligt, er en linkbaseret fildelingsløsning, som de to ovennævnte løsninger, det bedste valg til at sende videofiler.

Der kan dog være situationer, hvor du ikke vil kunne bruge et link til at dele din video. I disse tilfælde kan du overveje komprimering som en måde at reducere videoens størrelse på, så den overholder dit e-mailprograms begrænsninger.

Videokomprimering er en proces, hvor man fjerner ting eller gør dem mindre for at reducere den samlede filstørrelse. Dette kan omfatte:

Reducering af videoens opløsning, f.eks. fra 1080p til 720p
Reducering af billedhastigheden, hvilket gør billedet mere hakkende og ujævnt
Ændring af andre tekniske faktorer, f.eks. farver eller kodning

Hvis du vil komprimere et videoklip, er der et par måder at gøre det på:

Brug af indbygget software som QuickTime, hvis du bruger en Mac
Med tredjepartsværktøjer som VLC Media Player
Sende videoer til en .zip-mappe, hvilket kan være nyttigt, når du sender samlinger af filer

Advarsel! Videokvaliteten bliver forringet, når du bruger komprimering til at reducere filstørrelsen.

Hvis videokvalitet er vigtig for dig, kan du overveje at bruge cloudlager-linkdeling eller et filoverførselsværktøj som Dropbox Transfer i stedet.

Send store videoer i fuld kvalitet via e-mail med Dropbox

Uanset om du sender en kopi af en fil eller deler et link til noget, du vil samarbejde om, dækker Dropbox alle dine behov for at sende lange videoer via e-mail.

Kom godt i gang ved enten at dele et link fra dit cloudlager eller gå til Dropbox Transfer og begynde at tilføje filer.

Sådan sender du en stor video via e-mail, selv når filen “fylder for meget”