Dit klinkt misschien als een bekend scenario: je zit middenin een drukke week, hebt haast om een project af te krijgen en het creatieve team heeft de definitieve videobewerking geëxporteerd. Je hoeft alleen nog maar het bestand in een e-mail te zetten om naar de klanten te sturen en op Verzenden te klikken. Alleen is er iets mis: het bestand is te groot.

Hoewel velen van ons elke dag de e-mail gebruiken voor het werk, hoeven we mogelijk niet altijd grote bestanden te verzenden. Daarom is het een onaangename verrassing wanneer je een bestand moet bijvoegen en je erachter komt dat dat niet lukt.

Wat moet je doen als een bestand 'te groot' is voor e-mail?

In deze handleiding wordt uitgelegd waarom e-mails bestandsgroottelimieten hebben en worden drie methoden verkend die je kunt proberen wanneer je een grote video via e-mail wilt verzenden, inclusief bestandsoverdrachtstools zoals Dropbox Transfer.

Maar voordat we daarin duiken, stellen we de brandende vraag: is het mogelijk?

Kun je grote video's via e-mail verzenden?

Het korte antwoord is ja, je kunt zeker video's en andere grote bestanden via e-mail verzenden.

Hoewel er beperkingen zijn voor wat betreft hetgeen je direct bij een e-mail kunt bijvoegen, kun je met andere oplossingen gecomprimeerde versies van het bestand bijvoegen. Je kunt zelfs een link opnemen naar het bestand op volledige grootte om de kwaliteit te behouden.

Hier vind je een kort overzicht van de methoden die we in deze handleiding bespreken:

Methode	Kort overzicht	Wanneer te gebruiken
Delen via cloudopslag	Een link delen naar een bestand in je cloudopslag Hiermee kunnen gebruikers de laatste versie van een bestand zien, inclusief bewerkingen die zijn aangebracht sinds het delen van de link Als gebruikers 'bewerken'-toegang hebben gekregen, kunnen ze zelfs met jou samenwerken aan het bestand	Wanneer samenwerken met anderen Wanneer je een videobestand waaraan nog wordt gewerkt en waaraan updates worden aangebracht wilt delen
Een kopie verzenden met een bestandsoverdrachtstool	Een link delen naar een te downloaden kopie van het bestand Toegangsmachtigingen en vervaldatum voor link instellen voor extra beveiliging Op maat gemaakte downloadpagina's met jouw merk voor een goede eerste indruk	Bij het leveren van voltooide video-exports Wanneer je bestanden wilt verzenden en niet wilt dat de ontvanger jouw versie bekijkt in cloudopslag
Een gecomprimeerd bestand bijvoegen	Comprimeer de video naar een kleiner formaat, waarbij de beeldkwaliteit ook achteruit gaat	Als je e-mailbijlage moet gebruiken Delen van cloudopslag en bestandsoverdrachtstools bieden meer controle en maken grotere bestanden mogelijk

Beperkingen van e-mailbijlagen

Voordat we de oplossingen bekijken, is het de moeite waard om even uit te zoeken waarom het niet werkt als je een bestand direct aan een e-mail toevoegt.

Bestandsgrootte

Zoals we al besproken hebben, zijn limieten voor bestandsgrootten een enorme tegenvaller wanneer bestanden als bijlagen via e-mail worden verzonden.

De exacte bestandslimieten variëren, maar moeten tussen 10-25 MB liggen. Bekijk bijvoorbeeld eens de limieten voor bestandsgrootte van bijlagen voor enkele van de populairste e-mailplatformen:

Gmail: 25 MB
Microsoft Outlook: 20 MB
iCloud Mail: 20 MB
ProtonMail: 25 MB
AOL Mail: 25 MB
Yahoo! Mail: 25 MB
GMX: 50 MB

Hoewel deze platformen prima zijn voor het delen van documenten, spreadsheets of andere kleine bestandsindelingen, overschrijden afbeeldingen en video met hoge resolutie snel de toegestane bestandsgrootte.

Beveiliging

Het gaat echter niet alleen om het gemak van het delen van grotere bestandsformaten. Het proces van het verzenden van bestanden als e-mailbijlagen heeft ook gevolgen voor de beveiliging.

Laten we eens naar een voorbeeld kijken. Stel je voor dat je een aktetas hebt met daarin alle bestanden die je wilt verzenden. Het bijvoegen van deze bestanden aan een e-mail is vergelijkbaar met ze over een muur gooien naar de ontvanger die aan de andere kant van de muur staat.

Zodra je de aktetas over de muur hebt gegooid, heb je hem niet meer in handen; zelfs als je erachter komt dat je de verkeerde bestanden hebt verzonden of dat je de bestanden naar de verkeerde persoon hebt verzonden.

Stel je nu hetzelfde scenario voor, alleen nu laat je de aktetas achter in een externe, met pincode beveiligde kluis. De ontvanger kan de kluis openen met de door jou gedeelde gegevens, maar je kunt ook de toegangscode op afstand wijzigen of de ontvanger wijzigen.

Het is een eenvoudig voorbeeld, maar wel een dat helpt precies te illustreren waarom bestandsbijlagen in e-mails kunnen leiden tot ongelukkige beveiligingsrisico's wanneer er onvermijdelijk fouten optreden. Als je externe tools gebruikt, bied je een extra beveiligings- en controlelaag. Zo heb je gemoedsrust bij het delen van je werk.

Illustratie van een persoon die een papieren vliegtuigje gooit, als het proces van het verzenden van een bestand via e-mail als bijlage

Toegang en versiebeheer

We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: je hebt net op Verzenden geklikt voor een belangrijke e-mail, maar komt er dan achter dat er een fout zit in het bijgevoegde bestand of de bijgevoegde video.

Met cloudgebaseerd bestanden delen kun je de fout in het gedeelde bestand heel eenvoudig corrigeren zonder een tweede e-mail te hoeven sturen. Moderne oplossingen voor bestanden delen bieden ook veel meer controle over wie er toegang heeft tot je bestanden en wat deze personen ermee kunnen doen.

Als je je laatste bewerking met het team deelt en ervoor moet zorgen dat de accountmanagers deze kunnen zien, maar alleen je medebewerkers aanpassingen kunnen aanbrengen, hoef je alleen maar de toegangsmachtigingen voor elke ontvanger in te stellen.

Als je op zoek bent naar geavanceerde tools voor versiebeheer en feedback, is een doelgericht videofeedbackplatform zoals Dropbox Replay misschien wel de ideale oplossing voor jouw behoeften.

Grote video's via e-mail verzenden

Een grote video via e-mail verzenden is eenvoudig dankzij de verschillende beschikbare opties.

In dit gedeelte van de handleiding bespreken we de volgende drie methoden, die allemaal haalbaar zijn afhankelijk van je doel:

Delen via cloudopslag: met een link naar bestanden op je Dropbox-cloudopslag of gelijksoortig
Een afzonderlijke, downloadbare kopie verzenden: met een grote bestandsoverdrachtstool zoals Dropbox Transfer
Een gecomprimeerd bestand bijvoegen: als het delen van een link niet mogelijk is, waarbij als gevolg wordt ingeleverd op de kwaliteit

Delen via cloudopslag

Met een cloudopslagoplossing zoals Dropbox kun je lange video's verzenden zonder iets te hoeven uploaden of bijvoegen. Kopieer een link naar het bestand in je cloudopslag, plak deze in je e-mail en klik op Verzenden. Klaar is kees!

Wanneer je een link naar een bestand in je cloudopslag deelt, deel je toegang tot dezelfde instantie van het bestand dat je ziet als je het opent. Dat betekent dat alle wijzigingen die je aanbrengt, zichtbaar zijn voor de ontvanger van de link, zelfs als ze worden aangebracht nadat je de e-mail hebt verzonden.

Dit kan perfect zijn voor het delen van een bestand waaraan nog wordt gewerkt met een collega.

Als je niet wilt dat iemand anders het bestand bewerkt, kun je ook toegangsmachtigingen instellen. Zo heb jij de volledige controle over wie je video kan zien en wat deze personen ermee kunnen doen.

Een kopie verzenden met een grote bestandsoverdrachtstool

Als je niet alle functies nodig hebt die cloudopslag te bieden heeft, maar wel definitieve assets moet leveren, zijn tools voor overdracht van grote bestanden zoals Dropbox Transfer het ideale platform voor het verzenden van lange video's.

Versleep tot maximaal 100 GB aan bestanden naar het uploadvenster in Dropbox Transfer, selecteer je opties en deel: door een e-mail met de link rechtstreeks vanuit Transfer te verzenden of door de link handmatig te kopiëren naar een eigen e-mail. De ontvanger kan dan via de ontvangen link een kopie van de bestanden downloaden.

Afbeelding die laat zien hoe de weergaven en downloads van bestanden gedeeld met Dropbox Transfer kunnen worden bekeken

Met Dropbox Transfer heb je de volledige controle over je bestanden en ben je altijd volledig op de hoogte van de status ervan: Je kunt:

Lever kopieën af om ongewenste bewerkingen te voorkomen
Beheer de toegang met wachtwoordbeveiliging
Vervaldatums voor links instellen om downloads te stimuleren
Bevestig de aflevering met downloadmeldingen

Waarom zou je wachten om een eerste indruk te maken totdat je klant de video bekijkt? Met Dropbox Transfer kun je je downloadpagina aanpassen met een achtergrondafbeelding en logo naar keuze.

Een gecomprimeerd bestand bijvoegen

Waar mogelijk is een oplossing voor het delen van bestanden op basis van links, zoals de twee hierboven genoemde oplossingen, je beste optie voor het verzenden van videobestanden.

Er kunnen echter situaties zijn waarin je geen link kunt gebruiken om je video te delen. In deze omstandigheden kun je eens kijken naar comprimeren als een manier om je video's te verkleinen zodat ze binnen de e-maillimieten van je klant vallen.

Video comprimeren is eigenlijk het wegnemen van zaken, of ze kleiner maken, om de algehele bestandsgrootte te verminderen. Dit kan het volgende omvatten:

De resolutie van de video verlagen, bijvoorbeeld van 1080p naar 720p
De framesnelheid verlagen, waardoor deze schokkeriger en minder vloeiend lijkt
Andere technische factoren wijzigen, zoals kleuren of codering

Als je een video wilt comprimeren, zijn er een paar manieren waarop je dit kunt doen:

Met behulp van ingebouwde software zoals QuickTime, als je een Mac gebruikt
Met tools van derden zoals VLC Media Player
Video's verzenden naar een .zip- map, wat handig kan zijn bij het verzenden van een verzameling bestanden

Wees gewaarschuwd: de kwaliteit van je video wordt lager als je de bestandsgrootte verkleint door de video te comprimeren.

Als je videokwaliteit belangrijk vindt, overweeg dan eens delen via een link naar cloudopslag of een bestandsoverdrachtstool zoals Dropbox Transfer te gebruiken.

Grote video's van volledige kwaliteit verzenden via e-mail, met Dropbox

Of je nu een kopie verzendt of een link deelt om samen te werken, Dropbox heeft iets voor alle behoeften voor wat betreft het verzenden van lange video's via e-mail.

Deel om te beginnen een link van je cloudopslag of ga naar Dropbox Transfer en begin met het toevoegen van bestanden.

Grote video's via e-mail verzenden, zelfs als het bestand 'te groot' is