Probabilmente è una situazione che hai già sperimentato: sei nel bel mezzo di una settimana impegnativa e ti stai sforzando di portare a termine un progetto, per il quale il team creativo ha esportato la modifica finale del video. Non ti resta che allegare il file in un'e-mail per i clienti e premere invio. Qualcosa, però, va storto: il file è troppo grande.
Sebbene molti di noi utilizzino la posta elettronica ogni giorno per lavoro, non sempre dobbiamo inviare file di grandi dimensioni, quindi, quando si scopre che il file da allegare è troppo grande, non è piacevole.
Cosa fare quando un file viene considerato "troppo grande" per l'email?
In questa guida spieghiamo perché le email impongono limiti di dimensione dei file e analizziamo tre metodi da provare per inviare un video di grandi dimensioni via email, compresi strumenti di trasferimento di file come Dropbox Transfer.
Tuttavia, prima di approfondire l'argomento, poniamoci la domanda più scottante: è possibile?
È possibile inviare file e video di grandi dimensioni tramite email?
La risposta è sì: inviare video e altri file di grandi dimensioni tramite e-mail è assolutamente possibile.
Sebbene esistano delle limitazioni in merito a ciò che è possibile allegare direttamente a un'email, altre soluzioni consentono di inviare versioni compresse del file o persino di includere un link al file della dimensione originale in modo da mantenerne la qualità.
Ecco un rapido riepilogo dei metodi trattati in questa guida:
Metodo |
Riepilogo breve |
Quando usarlo |
|
|
|
|
|
|
|
|
Le limitazioni agli allegati della posta elettronica
Prima di analizzare le soluzioni, vale la pena di capire perché allegare un file direttamente a un'e-mail spesso non funziona.
Dimensioni dei file
Come abbiamo già detto, i limiti di dimensione dei file sono uno dei principali svantaggi che si riscontrano quando di allegano file a un'e-mail.
I limiti esatti dei file variano, ma nella maggior parte dei casi ricadono nell'intervallo tra 10 e 25 MB. Vediamo, ad esempio, i limiti di dimensione dei file allegati per alcune delle piattaforme di posta elettronica più diffuse:
- Gmail: 25 MB
- Microsoft Outlook: 20 MB
- iCloud Mail: 20 MB
- ProtonMail: 25 MB
- AOL Mail: 25 MB
- Yahoo! Mail: 25 MB
- GMX: 50 MB
Sebbene queste piattaforme consentano la condivisione di documenti, fogli di calcolo o altri formati di file di piccole dimensioni, le immagini e i video ad alta risoluzione superano facilmente le dimensioni consentite.
Sicurezza
Tuttavia, il vantaggio non è solo la comodità di condividere file di dimensioni maggiori. Allegare file alla posta elettronica comporta anche rischi per la sicurezza.
Per chiarire questo punto, vediamo un esempio. Immagina di avere una valigetta contenente tutti i file che desideri inviare. Allegare questi file a un'e-mail equivale a lanciarli oltre un muro dietro il quale si trova il destinatario.
Subito dopo averla lanciata, la valigetta non è più sotto il tuo controllo e questo anche quando ti rendi conto di aver inviato i file sbagliati o di averli spediti alla persona sbagliata.
Ora, immagina la stessa situazione, con la differenza che lasci la valigetta in un armadietto remoto e protetto da PIN. Non solo il destinatario può accedere all'armadietto e aprirlo con i dati che gli hai fornito, ma puoi anche modificare da remoto il codice di accesso o cambiare completamente il destinatario.
Si tratta di un esempio semplice, ma aiuta a spiegare esattamente perché allegare file nelle e-mail può portare a spiacevoli rischi per la sicurezza quando immancabilmente si commettono errori. L'utilizzo di strumenti esterni offre un ulteriore livello di sicurezza e controllo, garantendo la massima serenità quando condividi il tuo lavoro.
Controllo sull'accesso e sulla versione
È capitato a tutti di essersi accorti della presenza di un errore nel file o nel video allegato a un'e-mail dopo aver premuto Invia.
Con la condivisione di file basata su cloud, puoi semplicemente correggere l'errore nel file condiviso senza dover inviare una seconda email. Allo stesso modo, le moderne soluzioni di condivisione di file offrono un controllo molto maggiore su chi può accedere ai file e su cosa può farne.
Quindi, nel caso tu voglia condividere l'ultima versione con il team assicurandoti che i gestori dell'account la possano vedere, ma che solo i tuoi colleghi editori possano modificarla, tutto ciò che devi fare è impostare le autorizzazioni di accesso per ciascun destinatario.
Naturalmente, se stai cercando strumenti avanzati che ti consentano di avere il controllo delle versioni e di gestire i feedback, una piattaforma di feedback su video creata appositamente, come Dropbox Replay, potrebbe essere la soluzione ideale per le tue esigenze. Per i documenti e altri tipi file, gli strumenti di collaborazione ai contenuti disponibili in Dropbox semplificano la fornitura e l'implementazione di feedback.
Come inviare file e video di grandi dimensioni via email
Con la varietà di opzioni disponibili, inviare un file o un video di grandi dimensioni tramite email è un'operazione semplice.
In questa parte della guida illustriamo tre metodi, tutti validi a seconda di quale sia il tuo obiettivo. Questi sono:
- Condivisione su spazio di archiviazione cloud tramite un link ai file sul tuo spazio di archiviazione cloud di Dropbox o equivalente
- Invio di una copia separata e scaricabile utilizzando uno strumento di trasferimento di file di grandi dimensioni come Dropbox Transfer
- Allegato di un file compresso, sacrificando la qualità, nel caso in cui la condivisione di un link non sia possibile
Condivisione su spazio di archiviazione cloud
Con una soluzione di spazio di archiviazione cloud come Dropbox, è possibile inviare video lunghi e altri file senza dover caricare o allegare nulla. È sufficiente copiare un link al file presente nello spazio di archiviazione cloud, incollarlo nell'email e inviare: semplicissimo!
Condividendo un link a un file presente nello spazio di archiviazione cloud, condividi l'accesso alla stessa istanza del file che vedi quando lo apri. Ciò significa che qualsiasi modifica apportata sarà visibile al destinatario del link, anche se effettuata dopo l'invio dell'email.
Questo metodo può essere perfetto per condividere con un collega o un collaboratore un file sul quale si sta ancora lavorando.
Se non vuoi che qualcuno modifichi il file, hai anche la possibilità di impostare i privilegi di accesso. In questo modo, hai il pieno controllo su chi può vedere il video e su cosa può farci.
Invio tramite uno strumento per il trasferimento di file di grandi dimensioni
Se non hai bisogno di tutte le funzionalità offerte dallo spazio di archiviazione cloud, ma devi comunque inviare le risorse finali, gli strumenti per il trasferimento di file di grandi dimensioni, come Dropbox Transfer, sono la piattaforma ideale per l'invio di video lunghi.
È sufficiente trascinare file grandi fino a 250 GB nella finestra di caricamento in Dropbox Transfer, selezionare le opzioni ed effettuare la condivisione inviando un'email con il link direttamente da Transfer o copiando manualmente il link in una propria email. Il destinatario potrà quindi scaricare una copia dei file dal link ricevuto.
Con Dropbox Transfer hai il controllo completo dei tuoi file e sei sempre informato sul loro stato. Puoi:
- Inviare copie per evitare modifiche indesiderate
- Controllare gli accessi tramite la protezione con password
- Impostare date di scadenza dei link per sollecitare i destinatari a scaricare i file
- Ricevere la conferma di consegna grazie alle notifiche di download
Perché aspettare che il cliente guardi il video per suscitare una prima impressione? Con Dropbox Transfer, puoi personalizzare la pagina del download aggiungendo un'immagine sullo sfondo e un logo a tua scelta.
Allegato di un file compresso
Laddove possibile, la soluzione migliore per inviare file video e altri file di grandi dimensioni che devi trasferire è quella basata su un link, come le due soluzioni sopra descritte.
Tuttavia, potrebbero verificarsi situazioni in cui l'uso di un link per la condivisione di un video o un file non è possibile. In questi casi, puoi prendere in considerazione la compressione del video, in modo da ridurne le dimensioni del file e farlo rientrare nei limiti del client di posta elettronica.
La compressione video e file è di fatto il processo tramite cui si eliminano o si rimpiccioliscono gli elementi per ridurre le dimensioni complessive del file. Questo processo potrebbe includere:
- La riduzione della risoluzione dell'immagine o del video, ad esempio, da 4K a 1080p
- La riduzione della frequenza dei fotogrammi del video, che porta il video ad apparire più frammentato e meno fluido
- Ridurre la qualità di un file audio riducendo la velocità in bit o la frequenza di campionamento
- La modifica di altri fattori tecnici, come i colori o la codifica
Se si desidera comprimere un video, esistono vari modi per farlo:
- Ricorrendo a un software integrato come QuickTime, se si utilizza un Mac
- Con strumenti di terze parti come VLC Media Player
- Inviando i file o i video in una cartella zippata, il che può essere d'aiuto quando si inviano una serie di file
Va tenuto a mente, tuttavia, che comprimendo i file per ridurne la dimensione, si riduce la qualità dei file o video.
Se per te la qualità dei video è un elemento importante, prendi in considerazione la condivisione di un link allo spazio di archiviazione cloud oppure l'utilizzo di uno strumento di trasferimento file come Dropbox Transfer .
Invio tramite email di file e video di grandi dimensioni e con qualità completa utilizzando Dropbox
Quando è necessario condividere file di grandi dimensioni e inviare video lunghi tramite email, Dropbox soddisfa tutte le esigenze, sia che si tratti dell'invio di una copia o di un link per la collaborazione.
Per iniziare, condividi un link dal tuo spazio di archiviazione cloud o passa a Dropbox Transfer e inizia ad aggiungere file.
