Как отправить длинное видео по электронной почте, даже когда файл «слишком большой»

Середина напряженной недели, вы в спешке доводите проект до конца, а креативная команда экспортирует окончательный вариант видео: знакомая ситуация? Все, что вам остается, это вложить файл в электронное письмо клиентам и нажать кнопку «Отправить». Но что-то пошло не так — файл слишком большой.

Хотя многие из нас ежедневно используют электронную почту для работы, мы не всегда отправляем большие файлы, поэтому, когда нужно прикрепить файл и обнаруживается, что этого нельзя сделать, это становится для нас неприятным сюрпризом.

Что же делать, если файл считается «слишком большим» для электронной почты?

В этом руководстве мы объясним, почему электронные письма имеют ограничения на размер файла, и рассмотрим три метода, которые можно попробовать при отправке большого видео по электронной почте, включая такие инструменты пересылки файлов, как Dropbox Transfer.

Но прежде чем мы углубимся в эту тему, давайте сразу перейдем к актуальному вопросу — а возможно ли это?

Можно ли отправлять видео большого размера по электронной почте?

Короткий ответ: да, можно отправлять видео и другие большие файлы по электронной почте.

Хотя существуют ограничения на то, что можно прикрепить непосредственно к электронному письму, есть решения, которые позволяют прикреплять сжатые версии файлов или даже включать ссылку на полноразмерный файл для сохранения качества.

Ниже кратко изложены основные способы, рассматриваемые в данном руководстве:

Ограничения для вложений в сообщения электронной почты

Прежде чем перейти к решениям, стоит немного разобраться, почему просто прикрепить файл к электронному письму часто не получается.

Размер файлов

Как мы уже говорили, основной недостаток при отправке файлов по электронной почте в виде вложений связан с ограничением на размер файлов.

Точных ограничений по размеру файлов нет, но большинство из них находятся в пределах 10-25 МБ. Например, посмотрим на ограничения по размеру файлов вложений для некоторых наиболее популярных платформ электронной почты:

• Gmail — 25 МБ
• Microsoft Outlook — 20 MБ
• iCloud Mail — 20 MБ
• Proton Mail — 25 MБ
• AOL Mail — 25 MБ
• Yahoo! Mail — 25 MБ
• GMX — 50 MБ

Такие ограничения вполне приемлемы для отправки документов, электронных таблиц и других небольших форматов файлов, но они будет быстро превышены в случае отправки изображений и видео высокого разрешения.

Безопасность

Однако дело не только в удобстве отправки файлов большего размера. Отправка файлов в виде вложений в сообщения электронной почте также связана с безопасностью.

Давайте рассмотрим это на примере. Представьте, что у вас есть папка, содержащая все файлы, которые вы хотели бы отправить. Прикрепить эти файлы к электронному письму — все равно, что перебросить их через стену получателю, который стоит по другую сторону.

Как только вы перебросили эту папку, она уже не в ваших руках — даже если вы вдруг поймете, что отправили не те файлы или не тому человеку.

Теперь представьте тот же сценарий, только вы в этом случае оставляете папку в удаленной, защищенной PIN-кодом ячейке. В этом случае не только получатель может получить доступ и открыть ячейку с помощью предоставленных вами данных, но и вы можете удаленно изменить код доступа или полностью поменять получателя.

Это простой пример, но он помогает проиллюстрировать, почему вложения файлов в электронные письма могут привести к печальным последствиям для безопасности, ведь ошибки неизбежны. Используя внешние инструменты, вы обеспечиваете дополнительный уровень безопасности и контроля, что дает вам уверенность при предоставлении общего доступа к результатам вашей работы.

Контроль версий и доступа

Такое случалось со всеми: вы только что нажали кнопку Отправить в важном письме и поняли, что во вложенном файле или видео есть ошибка.

При использовании услуги предоставления общего доступа к файлам в облаке вы можете просто исправить ошибку в файле, к которому предоставляете доступ, без необходимости отправлять письмо повторно. Аналогичным образом, современные решения для предоставления общего доступа к файлами обеспечивают гораздо больший контроль над тем, кто может получить доступ к вашим файлам и что он может с ними делать.

Поэтому, если вы делитесь своей последней правкой с рабочей группой и хотите, чтобы менеджеры аккаунтов могли ее видеть, а вносить коррективы могли только ваши коллеги-редакторы, вам достаточно установить разрешения доступа для каждого получателя.

Конечно, если вы ищете продвинутые инструменты контроля версий и обратной связи, наиболее подходящим решением в таком случае может стать специально разработанная платформа для обратной связи по видео, например, Dropbox Replay .

Способы отправки видео большого размера по электронной почте

Благодаря множеству доступных вариантов отправить видео большого размера по электронной почте очень просто.

В этой части руководства мы рассмотрим следующие три метода, каждый из которых может пригодиться в зависимости от вашей цели.

• Поделиться файлом через облачное хранилище — со ссылкой на файлы в вашем облачном хранилище Dropbox или аналогичном.
• Отправить отдельную ссылку на скачивание — с помощью инструмента для пересылки больших файлов, например, Dropbox Transfer
• Прикрепить сжатый файл — если невозможно поделиться ссылкой, в результате чего пострадает качество.

Отправка файла через облачное хранилище

С помощью облачного хранилища, такого как Dropbox, вы сможете отправлять длинные видео без необходимости загружать или прикреплять что-либо к сообщению. Просто скопируйте ссылку на файл в вашем облачном хранилище, вставьте ее в письмо и нажмите кнопку «Отправить» — готово!

Когда вы делитесь ссылкой на файл в своем облачном хранилище, вы предоставляете общий доступ к тому же экземпляру файла, который вы видите, открывая его. Таким образом, любые внесенные вами изменения будут видны получателю, даже если эти изменения внесены после отправки письма.

Такой способ отлично подходит, чтобы поделиться незавершенной работой с коллегой или соавтором.

Если вы не хотите, чтобы кто-то редактировал файл, вы также можете установить привилегии доступа. Таким образом вы получаете полный контроль над тем, кто может видеть ваше видео, а также над тем, что он может с ним делать.

Отправка копии с помощью инструмента пересылки больших файлов

Если вам не нужны все возможности облачного хранилища, а вы просто хотите отправить готовые материалы, вам подойдут такие инструменты для пересылки больших файлов как Dropbox Transfer, — это идеальная платформа для отправки длинных видео.

Просто перетащите файлы объемом до 100 Гб в окно загрузки в Dropbox Transfer, выберите параметры и поделитесь файлами; либо отправьте письмо со ссылкой прямо из Transfer или вручную скопируйте ссылку в собственное письмо. Получатель затем сможет загрузить копию файлов по полученной ссылке.

Пользуясь Dropbox Transfer, вы сами контролируете свои файлы и всегда точно знаете их статус. У вас есть следующие возможности.

• Отправляйте копии, чтобы не допустить нежелательных изменений
• Управляйте доступом с помощью паролей
• Устанавливать срок действия для ссылки, чтобы получатели не тянули со скачиванием
• Подтверждение доставки с помощью уведомлений о скачивании

Зачем ждать, пока ваш клиент посмотрит видео, чтобы произвести первое впечатление? С помощью Dropbox Transfer вы можете настроить страницу загрузки с фоновым изображением и логотипом по своему выбору.

Прикрепление сжатого файла

По возможности, для отправки видеофайлов лучше всего использовать решение для предоставления доступа к файлам по ссылке, подобное двум решениям, рассмотренным выше.

Однако могут возникнуть ситуации, когда вы не сможете поделиться своим видео с помощью ссылки. В этих случаях можно попробовать сжать видео, чтобы уменьшить его размер в соответствии с ограничениями почтового клиента.

Сжатие видео представляет собой процесс удаления некоторых элементов или их сокращения, чтобы уменьшить размер файла. Это можно с помощью следующим методов.

• Уменьшение разрешения видео, например, с 1080 до 720 пикселей.
• Снижение частоты кадров, в результате чего изображение выглядит более прерывистым и менее плавным
• Изменение других технических факторов, таких как цвета или кодировка.

Существует также несколько способов для сжатия видео.

• Использование встроенного программного обеспечения, например, QuickTime, если вы работаете на Mac.
• Использование сторонних инструментов, таких как VLC Media Player
• Сжатие видеофайлов в архив .zip, что может быть полезно при отправке коллекций файлов.

Обратите внимание: при использовании сжатия для уменьшения размера файла качество видео снижается.

Если качество видео для вас важно, лучше воспользуйтесь облачным хранилищем для предоставления ссылки или инструментом пересылки файлов, например, Dropbox Transfer .

Отправка высококачественного длинного видео по электронной почте с помощью Dropbox

Если вы хотите отправить копию видео или поделиться ссылкой с коллегами, Dropbox поможет вам решить все эти задачи и отправить длинные видео в электронном сообщении.

Чтобы начать, поделитесь ссылкой из своего облачного хранилища Dropbox или просто перейдите в Dropbox Transfer и начните добавлять файлы.