Vous avez sans doute déjà vécu cette situation : en plein milieu d’une semaine particulièrement chargée, vous êtes sous pression pour terminer un projet et l’équipe créative a exporté le montage vidéo final. Il ne reste plus qu’à ajouter le fichier dans un courriel adressé aux clients et à cliquer sur « Envoyer ». Seulement voilà : le fichier s’avère trop volumineux.
Beaucoup d’entre nous envoyons des courriels tous les jours pour le travail, mais nous n’envoyons pas souvent de gros fichiers. Quand ça arrive, et que ces fichiers sont trop volumineux, nous sommes pris de court.
Alors, que faire quand un fichier est jugé « trop volumineux » pour être transmis par courriel?
Dans ce guide, nous expliquerons pourquoi les courriels ont des limites de taille de fichier et nous présenterons ensuite trois méthodes pour envoyer une vidéo ou un fichier volumineux par courriel, dont des outils de transfert de fichiers comme Dropbox Transfer.
Mais avant d’aborder ce sujet, venons-en à la question centrale : est-ce possible?
Peut-on envoyer des vidéos et des fichiers de grande taille par courriel?
En bref, la réponse est oui. Vous pouvez tout à fait envoyer des vidéos et d’autres fichiers volumineux par courriel.
Bien qu’il y ait des limites à ce que vous pouvez joindre directement à un courriel, d’autres solutions vous permettent de joindre des versions compressées du fichier, voire d’inclure un lien vers le fichier à sa taille d’origine afin d’en préserver la qualité.
Voici un rapide résumé des méthodes abordées dans ce guide :
Méthode |
Résumé |
Quand l’utiliser |
Pour partager le fichier sur un site de stockage infonuagique |
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Pour envoyer une copie du fichier à l’aide d’un outil de transfert |
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Limites de la taille des pièces jointes aux courriels
Avant d’aborder les solutions, il est intéressant de comprendre pourquoi il est souvent impossible de joindre certains fichiers directement à un courriel.
Taille des fichiers
Comme nous l’avons déjà mentionné, les limites de taille constituent un inconvénient majeur lors d’envois de fichiers par courriel sous forme de pièces jointes.
Les limites exactes varient, mais elles se situent généralement entre 10 et 25 Mo. À titre d’exemple, voici les limites de taille des fichiers joints pour certaines des plateformes de courriel les plus populaires :
- Gmail : 25 Mo
- Microsoft Outlook : 20 Mo
- iCloud Mail : 20 Mo
- ProtonMail : 25 Mo
- AOL Mail : 25 Mo
- Yahoo! Mail : 25 Mo
- GMX : 50 Mo
Ces limites conviennent pour le partage de documents, de feuilles de calcul ou d’autres formats de fichiers de petite taille, mais seront rapidement dépassées par les images et les vidéos en haute résolution.
Sécurité
Mais il ne suffit pas de simplifier le partage de fichiers plus volumineux. L’envoi de fichiers sous forme de pièces jointes par courriel a également des implications en matière de sécurité.
Prenons l’exemple d’une mallette contenant tous les fichiers que vous souhaiteriez utiliser. Le fait de joindre ces fichiers à un courriel équivaut à jeter votre mallette par-dessus un mur au destinataire qui se trouve de l’autre côté.
Sitôt lancée, la mallette ne vous appartient plus et vous n’avez plus aucun contrôle sur son utilisation, même si vous vous rendez compte que vous avez envoyé les mauvais fichiers ou les avez adressés au mauvais destinataire.
Imaginons maintenant un scénario similaire, à ceci près que vous choisissez cette fois de placer votre mallette dans un casier protégé par un code numérique. Votre destinataire peut accéder au casier et l’ouvrir avec les données que vous avez partagées, mais vous pouvez également modifier à distance le code d’accès, ou même changer de destinataire.
Il s’agit d’un exemple simple, mais qui illustre bien la raison pour laquelle les pièces jointes dans les courriels peuvent créer des risques de sécurité problématiques en cas d’erreur, sachant que ces erreurs sont souvent inévitables. L’utilisation d’outils externes vous fait bénéficier d’un niveau de sécurité et de contrôle supplémentaire pour partager vos fichiers professionnels en toute sérénité.
Contrôle d’accès et historique des versions
Nous avons tous vécu cette situation : vous rédigez un courriel important, cliquez sur Envoyer, puis vous vous rendez aussitôt compte d’une erreur dans le fichier joint ou dans la vidéo.
Avec le partage de fichiers dans le nuage, vous pouvez facilement corriger l’erreur dans le fichier partagé sans avoir à envoyer un courriel de suivi. De même, les solutions modernes de partage de fichiers permettent de mieux contrôler qui peut accéder à vos fichiers et les modifications qui peuvent y être apportées.
Ainsi, si vous partagez votre dernière version avec l’équipe et devez vous assurer que les gestionnaires de comptes peuvent y accéder, mais que seuls certains de vos collègues peuvent y apporter des modifications, il vous suffit de définir les autorisations d’accès appropriées pour chaque destinataire.
Naturellement, si vous recherchez des outils avancés de contrôle de version et de commentaires, une plateforme vidéo spécialement conçue à cet effet, comme Dropbox Replay, peut être la solution idéale. Pour les documents et d’autres types de fichiers, les outils de collaboration sur du contenu offerts dans Dropbox facilitent la transmission et l’application des commentaires.
Comment envoyer des vidéos et des fichiers volumineux par courriel
L’envoi d’une vidéo ou d’un fichier de grande taille par courriel est d’autant plus simple qu’une variété d’options s’offre à vous.
Dans cette partie du guide, nous aborderons trois méthodes à privilégier en fonction de votre objectif :
- Partager votre fichier sur un site de stockage infonuagique– utilisez un lien vers les fichiers de votre espace de stockage infonuagique Dropbox ou un équivalent.
- envoyer une copie séparée téléchargeable à l’aide d’un outil de transfert de fichiers volumineux comme Dropbox Transfer
- joindre un fichier compressé s’il n’est pas possible de partager un lien, tout en sachant que la qualité peut être compromise
Partager un fichier sur un site de stockage infonuagique
Avec une solution de stockage infonuagique comme Dropbox, vous pouvez envoyer de longues vidéos et d’autres fichiers, sans avoir besoin de téléverser ni de joindre quoi que ce soit. Il vous suffit de copier un lien vers ce fichier dans votre espace de stockage infonuagique, puis de le coller dans votre courriel et de cliquer sur Envoyer, c'est tout!.
Lorsque vous partagez un lien vers un fichier dans votre espace de stockage infonuagique, vous partagez l’accès à la même instance du fichier que celle qui s’affiche lorsque vous l’ouvrez. Les modifications que vous apportez seront donc visibles par le destinataire du lien, même si elles ont lieu après l’envoi du courriel.
Cela peut être parfait pour partager un fichier de travail en cours avec un collègue ou un collaborateur.
Si vous ne souhaitez pas que quelqu’un modifie votre fichier, vous pouvez également définir des privilèges d’accès. Vous avez ainsi un contrôle total sur les personnes qui peuvent voir votre vidéo et sur ce qu’elles peuvent en faire.
Utiliser un outil de transfert pour fichiers volumineux
Si vous n’avez pas besoin de toutes les fonctionnalités offertes par le stockage infonuagique, mais devez tout de même envoyer des travaux finalisés (par exemple de longues vidéos), les outils de transfert de fichiers volumineux comme Dropbox Transfer, constituent la plateforme idéale.
Il vous suffit de faire glisser et déposer jusqu’à 250 Go de fichiers dans la fenêtre de téléversement de Dropbox Transfer, de sélectionner vos options et d’activer le partage, soit en envoyant un courriel contenant le lien directement à partir de l’application ou en copiant manuellement le lien dans un courriel que vous rédigez. Votre destinataire pourra alors télécharger une copie des fichiers à partir du lien qu’il aura reçu.
Avec Dropbox Transfer, vous gardez le contrôle sur tous vos fichiers et connaissez toujours leur état. Vous pouvez :
- Envoyez des copies pour éviter les modifications non souhaitées.
- contrôler l’accès grâce à la protection par mot de passe
- définir un délai de validité pour encourager le téléchargement
- Suivez l’envoi grâce aux notifications de téléchargement.
Pourquoi attendre que votre client regarde la vidéo pour faire bonne impression? Avec Dropbox Transfer, vous pouvez personnaliser votre page de téléchargement avec une image d’arrière‑plan et un logo de votre choix.
Joindre un fichier compressé
Dans la mesure du possible, une solution de partage de fichiers basée sur un lien comme les deux solutions présentées ci-dessus sera votre meilleur choix pour transmettre des fichiers vidéo et tout autre fichier volumineux.
Toutefois, vous ne pourrez pas toujours utiliser un lien pour partager votre fichier ou votre vidéo. Dans de tels cas, vous pouvez envisager la compression comme moyen de réduire la taille de votre fichier afin de respecter les limites fixées par votre fournisseur de services de messagerie.
La compression des fichiers et des vidéos consiste à supprimer des éléments ou à en réduire la taille afin de diminuer la taille globale du fichier. Cela peut se traduire par :
- une réduction de la résolution d’une image ou d’une vidéo (de 4 K à 1 080 p, par exemple);
- une réduction de la fréquence d’images, ce qui rend la vidéo moins fluide;
- une diminution de la qualité d’un fichier audio en réduisant le débit binaire ou la fréquence d'échantillonnage;
- modifier d’autres facteurs techniques, comme les couleurs ou l’encodage
Si vous souhaitez compresser une vidéo, il existe plusieurs façons de procéder :
- utiliser un logiciel intégré comme QuickTime, sur les Mac
- avoir recours à des outils tiers comme VLC Media Player)
- l’envoi de fichiers ou de vidéos vers un dossier .zip, ce qui peut faciliter l’envoi d’un groupe de fichiers.
Attention : la qualité de votre fichier ou de votre vidéo sera réduite si vous utilisez la compression pour réduire la taille du fichier.
Si la qualité vidéo est importante pour vous, nous vous conseillons de privilégier le partage de lien vers un site de stockage infonuagique ou un outil de transfert de fichiers comme Dropbox Transfer.
Envoyer des vidéos et des fichiers volumineux par courriel avec Dropbox
Que vous envoyiez une copie ou que vous partagiez un lien pour collaborer, Dropbox répond à tous vos besoins en matière de partage de fichiers volumineux et d’envoi de longues vidéos par courriel.
Pour commencer, partagez un lien à partir de votre espace de stockage infonuagique ou accédez à Dropbox Transfer, puis ajoutez des fichiers.
