這種情景應該令人感到相當熟悉：在週間您忙得不可開交，急著要讓專案趕上進度，而且創意團隊也已經匯出了最終版本的影片。您最後剩下的工作就是把檔案放進要給客戶的電子郵件，然後按下傳送。此時出問題了：檔案過大。
雖然許多人每天工作時都會用到電子郵件，但通常不太需要傳送大型檔案。如果等到需要附加大型檔案才發現無法如願，這種驚喜可不太愉快。
如果檔案遭認定為「過大」而無法以電子郵件附件的形式傳送，該如何是好？
這份指南會說明為何電子郵件具有檔案大小的限制，並探討用電子郵件傳送大型檔案或影片時值得嘗試的三種方式，包括使用 Dropbox Transfer 這類檔案傳輸工具。
不過開始深入研究之前，當務之急是面對這個最直接的問題：是否可能辦到？
是否能透過電子郵件傳送大型檔案和影片？
簡單來說，答案是肯定的。絕對可以透過電子郵件傳送影片和其他大型檔案。
雖然將檔案直接附加到電子郵件上有所限制，但有其他解決方案可供您傳送壓縮檔，甚至以附上檔案連結的方式來維持原始品質。
以下摘要列出本指南所要介紹的方式：
方法 |
簡短摘要 |
使用時機 |
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電子郵件附件的限制
在討論解決方案前，不妨花點時間瞭解為何常常難以直接在電子郵件中附加檔案。
檔案大小
如之前所述，檔案大小限制是以電子郵件寄送附件的主要缺點。
檔案大小的確切限制各不相同，不過大部分是介於 10 到 25 MB 間。舉個例子，來看看一些熱門電子郵件平台對附件檔案的檔案大小限制：
- Gmail—25 MB
- Microsoft Outlook—20 MB
- iCloud Mail—20 MB
- ProtonMail—25 MB
- AOL Mail—25 MB
- Yahoo! Mail—25 MB
- GMX—50 MB
雖然分享文件、試算表或其他小型檔案格式都沒問題，但高解析度的影像和影片一下就會超過允許的檔案大小。
安全性
但這不僅是為了方便分享較大型的檔案而已。以電子郵件附件傳送檔案時，在過程中會產生安全隱憂。
為了說明這點，需要舉個例子。假設您有個公事包，裡面裝了所有想要傳送的檔案。將檔案附加在電子郵件中，就如同將公事包丟過一面牆，要牆後的收件人接住。
將公事包丟出去的那一刻起，公事包就脫離了您的掌握。就算發現寄錯檔案或寄錯人，也已是覆水難收。
再來想像另外一種情境：這次改成將公事包放在受 PIN 碼保護的遠端置物櫃裡。收件人不但能用您提供的詳細資訊找到置物櫃，還能將置物櫃打開。而您還可以遠端變更存取代碼，或者完全改成其他的收件人。
透過這個簡單的例子，可看出為什麼要是電子郵件附件出錯，可能會導致不幸的安全性風險。如果使用外部工具，就能多一層安全保障和控制功能，在分享工作檔案時會更安心。
存取權與版本控制
大家一定有過這種經驗：剛按下 [傳送] 寄出一封重要電子郵件，然後馬上發現附件檔案或影片裡有錯誤。
如果使用雲端式的檔案共享功能，就能直接修正共享檔案裡的錯誤，不必再追加一封電子郵件。同樣地，新式的檔案共享解決方案具備更優秀的控制功能，可掌握存取檔案的對象，也能控制對方與檔案之間的互動。
因此若需要和工作團隊分享最新版本，同時要確保客戶經理能查看檔案，但又必須限制只讓負責編輯的同事調整檔案，那麼只要針對個別收件人設定存取權限即可。
當然，要是希望能使用進一步的版本控制和意見回饋工具，Dropbox Replay 這類專門的影片意見回饋平台，可能是最適合的理想解決方案。針對文件和其他的檔案類型，Dropbox 提供的內容合作工具可以讓您輕鬆地提供意見和採取行動。
如何透過電子郵件傳送大型檔案和影片
透過電子郵件傳送大型檔案或影片相當簡單，因為目前有許多不同的方式可供選擇。
本指南接下來會介紹以下三種可行方式，端看目標需求：
- 透過雲端儲存空間分享：提供位在 Dropbox 雲端儲存或類似服務上的檔案連結
- 傳送可供下載的獨立複本：透過 Dropbox Transfer 這類大型檔案傳輸工具。
- 附加壓縮檔：如果無法分享連結，只好在檔案品質上妥協。
透過雲端儲存空間分享
透過 Dropbox 這類雲端儲存解決方案，不需上傳或附加任何檔案，就能傳送長影片和其他檔案。只需複製雲端儲存空間內檔案的連結，再貼到電子郵件中，按一下傳送就大功告成！
當您分享雲端儲存空間檔案連結時，等於是分享了自己在開啟檔案時所看到的同一份檔案的存取權。也就是說，連結收件人可看到您所做的任何變更，包括您在寄出電子郵件後所做的變更。
如果要和同事或協作者分享進行中的半成品檔案，這種做法就十分適合。
要是不希望任何人變更檔案，也可以設定存取權限。如此便能完全掌控能看到影片的對象，也可以控制對方與影片的互動。
用大型檔案傳輸工具傳送複本
如果不需要用到雲端儲存空間提供的所有功能，但還是要找方法傳遞最終版本的資料，Dropbox Transfer 這類大型檔案傳輸工具是傳送長影片的理想平台。
直接將高達 250 GB 的檔案拖放到 Dropbox Transfer 的上傳視窗，再選擇選項並分享出去就好。可以直接從 Transfer 傳送附有連結的電子郵件，也可以手動複製連結貼到自己的電子郵件中。如此一來，您的收件人之後就能透過收到的連結下載檔案複本。
Dropbox Transfer 可讓您完全控制自己的檔案，並隨時掌握檔案的狀態。您可以：
- 傳送複本，避免他人意外編輯原始檔案
- 透過加密功能來控制存取權限
- 設定連結到期日，鼓勵對方盡快下載檔案
- 取得下載通知，確認檔案送達
想讓客戶留下良好的第一印象，何苦等到客戶觀看影片？使用 Dropbox Transfer 來自訂下載頁面，自由呈現您想要的背景圖片和標誌。
附加壓縮檔
在能夠使用上述兩種檔案共享解決方案的情況下，這類透過連結的方式最適合用來傳送影片檔，以及其他任何需要傳送的大型檔案。
不過，有時候或許無法使用連結來分享檔案或影片。在這種情況下，壓縮檔案也是一種方式，能將檔案的大小縮減到電子郵件用戶端的限制之內。
檔案和影片壓縮其實就是削減或縮小檔案和影片的過程，目的是減少整體檔案的大小。過程可能包括以下做法：
- 降低圖片或影片的解析度，例如從 4K 降到 1080p
- 降低畫面播放速率，影片會因此看起來較為粗糙且不流暢
- 減少位元速率或取樣率，以降低音訊檔案的品質
- 變更其他技術上的要素，例如色彩或編碼。
如果想要壓縮影片，有幾種方式能做到：
- 使用 Mac 時，可透過 QuickTime 這類內建軟體。
- 使用 VLC Media Player 等第三方工具。
- 將檔案或影片放進 .zip 資料夾，適合用來傳送多個檔案
請注意：以壓縮方式來減少檔案大小時，檔案或影片畫質會降低。
如果注重影片畫質，建議使用雲端儲存空間的連結分享功能，或改用 Dropbox Transfer 這類檔案傳輸工具。
透過 Dropbox 用電子郵件傳送原始畫質的大型檔案和影片
如果想透過電子郵件分享大型檔案及傳送長影片，無論是要傳送複本，還是要分享適合一同協作的連結，Dropbox 都能滿足需求。
若要開始使用，可分享雲端儲存空間的連結，或前往 Dropbox Transfer 著手新增檔案。
