Comment envoyer des vidéos volumineuses par e‑mail, même si le fichier semble trop grand?

Vous avez sans doute déjà vécu ça : en plein milieu d'une semaine particulièrement chargée, vous êtes sous pression pour terminer un projet et l'équipe créative a exporté le montage vidéo final. Il ne reste plus qu'à ajouter le fichier dans un e‑mail adressé aux clients et à cliquer sur “Envoyer”. Seulement voilà : le fichier s'avère trop volumineux.

Beaucoup d'entre nous utilisent leur e-mail tous les jours pour le travail, mais nous n'envoyons pas souvent des fichiers de grande taille. On peut donc être pris de court le jour où un tel fichier se présente et ne peut être transmis.

Que faire dans un tel cas ?

Dans ce guide, nous expliquerons pourquoi les e‑mails ont des limites de taille de fichier. Nous présenterons ensuite trois méthodes pour envoyer une vidéo volumineuse par e‑mail, dont des outils de transfert de fichiers tels que Dropbox Transfer.

Mais avant d'aborder ce sujet, venons-en à la question centrale : est-ce possible ?

Peut-on envoyer des vidéos de grande taille par e-mail ?

En bref, la réponse est oui. Vous pouvez tout à fait envoyer des vidéos et d'autres fichiers volumineux par e‑mail.

Bien qu'il y ait des limites à ce que vous pouvez joindre directement à un e-mail, d'autres solutions vous permettent de joindre des versions compressées du fichier, voire d'inclure un lien vers le fichier à sa taille d'origine afin d'en préserver la qualité.

Voici un rapide résumé des méthodes abordées dans ce guide :

Limites des pièces jointes

Avant d'aborder les solutions, il est intéressant de comprendre pourquoi il est souvent impossible de joindre certains fichiers directement à un e-mail.

Taille des fichiers

Comme nous l'avons déjà mentionné, les limites de taille constituent un inconvénient majeur lors d'envois de fichiers par e-mail sous forme de pièces jointes.

Les limites exactes varient, mais elles se situent généralement entre 10 et 25 Mo. À titre d'exemple, voici les limites de taille des fichiers joints pour certaines des plateformes d'e-mail électronique les plus populaires :

• Gmail : 25 Mo
• Microsoft Outlook : 20 Mo
• iCloud Mail : 20 Mo
• ProtonMail : 25 Mo
• AOL Mail : 25 Mo
• Yahoo! Mail : 25 Mo
• GMX : 50 Mo

Ces limites conviennent pour le partage de documents, de feuilles de calcul ou d'autres formats de fichiers de petite taille, mais seront rapidement dépassées par les images et les vidéos en haute résolution.

Sécurité

Mais il ne s'agit pas juste de simplifier le partage de fichiers plus volumineux. L'envoi de fichiers sous forme de pièces jointes par e-mail a également des implications en matière de sécurité.

Prenons l'exemple d'une mallette contenant tous les fichiers que vous souhaiteriez utiliser. Le fait de joindre ces fichiers à un e-mail équivaut à jeter votre mallette par-dessus un mur au destinataire qui se trouve de l'autre côté.

Sitôt lancée, la mallette ne vous appartient plus et vous n'avez plus de contrôle dessus, même si vous vous rendez compte que vous avez envoyé les mauvais fichiers ou les avez adressés au mauvais destinataire.

Imaginons maintenant un scénario similaire, à ceci près que vous choisissez cette fois de placer votre mallette dans un casier protégé par un code numérique. Votre destinataire peut accéder au casier et l'ouvrir avec les données que vous avez partagées, mais vous pouvez également modifier à distance le code d'accès, ou même changer de destinataire.

Il s'agit d'un exemple simple, mais qui illustre bien la raison pour laquelle les pièces jointes dans les e‑mails peuvent créer des risques de sécurité problématiques en cas d'erreur, sachant que ces erreurs sont souvent inévitables. L'utilisation d'outils externes vous fait bénéficier d'un niveau de sécurité et de contrôle supplémentaire pour partager vos fichiers professionnels en toute sérénité.

Contrôle d'accès et historique des versions

Nous sommes tous passés par là : vous rédigez un e-mail important, cliquez sur Envoyer, puis vous rendez aussitôt compte d'une erreur dans le fichier joint ou la vidéo.

Avec le partage de fichiers via le cloud, vous pouvez facilement corriger l'erreur dans le fichier partagé sans avoir à envoyer un e-mail de suivi. De même, les solutions modernes de partage de fichiers permettent de mieux contrôler qui peut accéder à vos fichiers et les modifications qui peuvent y être apportées.

Ainsi, si vous partagez votre dernière version avec l'équipe et devez vous assurer que les responsables de comptes peuvent y accéder, mais que seuls certains de vos collègues peuvent y apporter des modifications, il vous suffit de définir les autorisations d'accès appropriées pour chaque destinataire.

Naturellement, si vous recherchez des outils avancés de contrôle de version et de demande de commentaires, une plateforme vidéo spécialement conçue à cet effet, telle que Dropbox Replay, peut constituer une solution idéale.

Comment envoyer des fichiers volumineux par e‑mail ?

L'envoi d'une vidéo de grande taille par e-mail est d'autant plus simple qu'une variété d'options s'offre à vous.

Dans cette partie du guide, nous aborderons trois méthodes à choisir en fonction de votre objectif :

• Partagez votre fichier via un stockage cloud avec un lien vers les fichiers de votre espace de stockage cloud Dropbox ou équivalent.
• Envoyez une copie séparée téléchargeable à l'aide d'un outil de transfert de fichiers volumineux tel que Dropbox Transfer
• Joignez un fichier compressé s'il n'est pas possible de partager un lien, tout en sachant que la qualité peut être compromise

Partager un fichier via le stockage cloud

Avec une solution de stockage cloud telle que Dropbox, vous pouvez envoyer de longues vidéos sans avoir besoin d'importer ni de joindre quoi que ce soit. Il vous suffit de copier un lien vers ce fichier dans votre espace de stockage, puis de le coller dans votre e-mail et de cliquer sur Envoyer.

Lorsque vous partagez un lien vers un fichier dans votre espace de stockage cloud, vous partagez l'accès à la même instance du fichier que celle qui s'affiche lorsque vous l'ouvrez. Les modifications que vous apportez seront donc visibles par le destinataire du lien, même si elles ont lieu après l'envoi de l'e‑mail.

Cela peut être parfait pour partager un fichier de travail en cours avec un collègue ou un collaborateur.

Si vous ne souhaitez pas que quelqu'un modifie votre fichier, vous pouvez également définir des privilèges d'accès. Vous avez ainsi un contrôle total sur les personnes qui peuvent voir votre vidéo et sur ce qu'elles peuvent en faire.

Utiliser un outil de transfert pour fichiers volumineux

Si vous n'avez pas besoin de toutes les fonctionnalités offertes par le stockage cloud, mais devez tout de même envoyer des éléments finalisés (par exemple de longues vidéos), les outils de transfert de fichiers volumineux tels que Dropbox Transfer, constituent la plateforme idéale.

Il vous suffit de faire glisser et déposer jusqu'à 100 Go de fichiers dans la fenêtre d'importation de Dropbox Transfer, de sélectionner vos options et d'activer le partage, que ce soit en envoyant un e-mail contenant le lien directement depuis l'application ou en copiant manuellement le lien dans un e-mail que vous rédigez. Votre destinataire pourra alors télécharger une copie des fichiers à partir du lien qu'il aura reçu.

Avec Dropbox Transfer, vous gardez le contrôle sur tous vos fichiers et connaissez toujours leur état. Vous pouvez :

• Envoyer des copies pour éviter les modifications non souhaitées
• Contrôler l'accès grâce à la protection par mot de passe
• Définir un délai de validité pour inciter au téléchargement
• Suivre l'envoi grâce aux notifications de téléchargement

Pourquoi attendre que votre client regarde la vidéo pour faire bonne impression ? Avec Dropbox Transfer, vous pouvez personnaliser votre page de téléchargement avec une image d'arrière‑plan et un logo de votre choix.

Joindre un fichier compressé

Chaque fois que possible, une solution de partage de fichiers basée sur des liens, comme les deux présentées ci-dessus, est la meilleure solution pour envoyer des fichiers vidéo.

Toutefois, vous ne pourrez pas toujours utiliser un lien pour partager votre vidéo. Dans ce cas, vous pouvez envisager la compression comme moyen de réduire la taille de votre vidéo afin de respecter les limites fixées par votre client de messagerie.

La compression vidéo consiste à supprimer des éléments ou à les réduire afin de diminuer la taille globale du fichier, et notamment à :

• Réduire la résolution de la vidéo de 1080p à 720p, par exemple
• Réduire la fréquence d'images, ce qui rend la vidéo moins fluide
• Modifier d'autres facteurs techniques, tels que les couleurs ou l'encodage

Si vous souhaitez compresser une vidéo, il existe plusieurs façons de procéder :

• Utilisez un logiciel intégré (comme QuickTime, sur les Mac)
• Ayez recours à des outils tiers (comme VLC Media Player)
• Envoyez des vidéos dans un dossier .zip, ce qui peut faciliter l'envoi d'un groupe de fichiers

Attention : la qualité de votre vidéo sera réduite si vous utilisez la compression pour réduire la taille du fichier.

Si la qualité vidéo est importante pour vous, nous vous conseillons de privilégier le partage de lien vers un stockage cloud ou un outil de transfert de fichiers comme Dropbox Transfer.

Envoyez de longues vidéos dans leur qualité d'origine par e‑mail avec Dropbox

Que vous envoyiez la copie d'un montage terminé ou partagiez un lien à des fins de collaboration, Dropbox vous donne les moyens d'envoyer de longues vidéos par e-mail.

Pour commencer, partagez un lien depuis votre espace de stockage cloud ou accédez à Dropbox Transfer, puis ajoutez des fichiers.