Comment envoyer des vidéos et des fichiers de grande taille par e‑mail, même si le fichier semble trop grand ?

Vous avez sans doute déjà vécu ça : en plein milieu d’une semaine particulièrement chargée, vous êtes sous pression pour terminer un projet et l’équipe créative a exporté le montage vidéo final. Il ne reste plus qu’à ajouter le fichier dans un e‑mail adressé aux clients et à cliquer sur “Envoyer”. Seulement voilà : le fichier s’avère trop volumineux.

Beaucoup d’entre nous utilisent des e‑mails tous les jours pour le travail, mais nous n’envoyons pas souvent des fichiers de grande taille. On peut donc être pris de court le jour où un tel fichier se présente et ne peut être transmis.

Que faire dans un tel cas ?

Dans ce guide, nous expliquerons pourquoi les e‑mails ont des limites de taille de fichier. Nous présenterons ensuite trois méthodes pour envoyer une vidéo ou un fichier de grande taille par e‑mail, dont des outils de transfert de fichiers tels que Dropbox Transfer.

Mais avant d’aborder ce sujet, abordons la question centrale : est-ce possible ?

Peut-on envoyer des vidéos et des fichiers de grande taille par e‑mail ?

En bref, la réponse est oui. Vous pouvez tout à fait envoyer des vidéos et d’autres fichiers volumineux par e‑mail.

Bien qu’il y ait des limites à ce que vous pouvez joindre directement à un e‑mail, d’autres solutions vous permettent de joindre des versions compressées du fichier, voire d’inclure un lien vers le fichier à sa taille d’origine afin d’en préserver la qualité.

Voici un rapide résumé des méthodes abordées dans ce guide :

Contrôle d’accès et historique des versions

Nous sommes tous passés par là : vous rédigez un e-mail important, cliquez sur Envoyer, puis vous rendez aussitôt compte d’une erreur dans le fichier joint ou la vidéo.

Avec le partage de fichiers via le cloud, vous pouvez facilement corriger une erreur dans le fichier partagé sans avoir à envoyer un e‑mail de suivi. De même, les solutions modernes de partage de fichiers permettent de mieux contrôler qui peut accéder à vos fichiers et les modifications qui peuvent y être apportées.

Ainsi, si vous partagez votre dernière version avec l’équipe et devez vous assurer que les responsables de comptes peuvent y accéder, mais que seuls certains de vos collègues peuvent y apporter des modifications, il vous suffit de définir les autorisations d’accès appropriées pour chaque destinataire.

Naturellement, si vous recherchez des outils avancés de contrôle de version et de commentaires, une plateforme commentaires pour vidéo spécialement conçue à cet effet, telle que Dropbox Replay, peut constituer une solution idéale. En ce qui concerne les documents et d’autres types de fichiers, les outils de collaboration autour du contenu disponibles dans Dropbox simplifient l’ajout et l’implémentation de commentaires.

Comment envoyer des vidéos et des fichiers de grande taille par e‑mail

L’envoi d’une vidéo ou d’un fichier de grande taille par e‑mail est d’autant plus simple qu’une variété d’options s’offre à vous.

Dans cette partie du guide, nous aborderons trois méthodes à choisir en fonction de votre objectif :

• Partagez‑les via un stockage cloud avec un lien vers les fichiers de votre espace de stockage cloud Dropbox ou équivalent.
• Envoyez une copie séparée téléchargeable à l’aide d’un outil de transfert de fichiers volumineux tel que Dropbox Transfer
• Joignez un fichier compressé s’il n’est pas possible de partager un lien, tout en sachant que la qualité peut être compromise

Partager un fichier via le stockage cloud

Avec une solution de stockage cloud telle que Dropbox, vous pouvez envoyer de longues vidéos et autres fichiers volumineux sans avoir besoin d’importer ni de joindre quoi que ce soit. Il vous suffit de copier un lien vers ce fichier dans votre espace de stockage cloud, puis de le coller dans votre e‑mail et de cliquer sur Envoyer.

Lorsque vous partagez un lien vers un fichier dans votre espace de stockage cloud, vous partagez l’accès à la même instance du fichier que celle qui s’affiche lorsque vous l’ouvrez. Les modifications que vous apportez seront donc visibles par le destinataire du lien, même si elles ont lieu après l’envoi de l’e‑mail.

Cela peut être parfait pour partager un fichier de travail en cours avec un collègue ou un collaborateur.

Si vous ne souhaitez pas que quelqu’un modifie votre fichier, vous pouvez également définir des privilèges d’accès. Vous avez ainsi un contrôle total sur les personnes qui peuvent voir votre vidéo et sur ce qu’elles peuvent en faire.

Utiliser un outil de transfert pour fichiers volumineux

Si vous n’avez pas besoin de toutes les fonctionnalités offertes par le stockage cloud, mais devez tout de même envoyer des éléments finalisés (par exemple de longues vidéos), les outils de transfert de fichiers volumineux tels que Dropbox Transfer, constituent la plateforme idéale.

Il vous suffit de faire glisser et déposer jusqu’à 250 Go de fichiers dans la fenêtre d’importation de Dropbox Transfer, de sélectionner vos options et d’activer le partage, que ce soit en envoyant un e‑mail contenant le lien directement depuis l’application ou en copiant manuellement le lien dans un e‑mail que vous rédigez. Votre destinataire pourra alors télécharger une copie des fichiers à partir du lien qu’il aura reçu.

Avec Dropbox Transfer, vous gardez le contrôle sur tous vos fichiers et connaissez toujours leur état. Vous pouvez :

• Envoyer des copies pour éviter les modifications non souhaitées
• Contrôler l’accès grâce à la protection par mot de passe
• Définir un délai de validité pour inciter au téléchargement
• Suivre l’envoi grâce aux notifications de téléchargement

Pourquoi attendre que votre client regarde la vidéo pour faire bonne impression ? Avec Dropbox Transfer, vous pouvez personnaliser votre page de téléchargement avec une image d’arrière‑plan et un logo de votre choix.

Joindre un fichier compressé

Chaque fois que possible, une solution de partage de fichiers basée sur des liens, comme les deux présentées ci-dessus, est la meilleure façon d’envoyer des fichiers vidéo et tout autre fichier volumineux que vous avez besoin de transférer.

Toutefois, vous ne pourrez pas toujours utiliser un lien pour partager votre vidéo ou fichier. Dans ce cas, vous pouvez envisager la compression comme moyen de réduire la taille de votre fichier afin de respecter les limites fixées par votre client de messagerie.

La compression vidéo ou de fichiers consiste à supprimer des éléments ou à les réduire afin de diminuer la taille globale du fichier, notamment :

• Réduire la résolution d’une image ou d’une vidéo, de 4K à 1080p, par exemple
• Réduire la fréquence d’images d’une vidéo, ce qui rend la vidéo moins fluide
• Réduire la qualité d’un fichier audio en limitant le nombre de bits par seconde et la fréquence d’échantillonnage
• Modifier d’autres facteurs techniques, tels que les couleurs ou l’encodage

Si vous souhaitez compresser une vidéo, il existe plusieurs façons de procéder :

• Utilisez un logiciel intégré (comme QuickTime, sur les Mac)
• Ayez recours à des outils tiers (comme VLC Media Player)
• Envoyer des fichiers ou des vidéos dans un dossier .zip peut faciliter l’envoi d’un groupe de fichiers

Attention : la qualité de votre vidéo ou de votre fichier sera réduite si vous utilisez la compression pour réduire sa taille.

Si la qualité vidéo est importante pour vous, nous vous conseillons de privilégier le partage de lien vers un stockage cloud ou un outil de transfert de fichiers comme Dropbox Transfer.

Envoyez des vidéos et fichiers de grande taille dans leur qualité d’origine par e‑mail avec Dropbox

Que vous envoyiez la copie d’un montage terminé ou partagiez un lien à des fins de collaboration, Dropbox vous donne les moyens d’envoyer des fichiers volumineux et de longues vidéos par e‑mail.

Pour commencer, partagez un lien depuis votre espace de stockage cloud ou accédez à Dropbox Transfer, puis ajoutez des fichiers.