Jak wysyłać duże pliki i filmy pocztą elektroniczną, nawet wtedy, gdy plik jest „zbyt duży”

To może brzmieć znajomo: w środku pracowitego tygodnia ze wszystkich sił starasz się skończyć projekt, a zespół kreatywny eksportował ostateczną wersję filmu. Pozostaje tylko wrzucić plik do wiadomości e-mail do klientów i kliknąć przycisk Wyślij. Wtedy nagle okazuje się, że plik jest za duży.

Chociaż wielu z nas używa poczty e-mail codziennie podczas pracy, nie zawsze musimy wysyłać duże pliki. Niemiła niespodzianka pojawia się, gdy w końcu trzeba załączyć plik, ale okazuje się, że nie można tego zrobić.

Co więc zrobić, gdy plik zostanie uznany za „zbyt duży”, aby wysłać go pocztą elektroniczną?

W tym przewodniku wyjaśnimy, dlaczego wiadomości e-mail mają ograniczenia rozmiaru pliku, oraz pokażemy trzy metody wysłania dużego pliku lub filmu pocztą elektroniczną wykorzystujące m.in. narzędzia do transferu plików takie jak Dropbox Transfer.

Zanim do tego przejdziemy, warto zadać kluczowe pytanie: czy to możliwe?

Czy można wysyłać duże pliki i filmy pocztą elektroniczną?

Krótka odpowiedź brzmi: tak, filmy i inne duże pliki można wysyłać pocztą elektroniczną.

Istnieją ograniczenia dotyczące tego, co można załączyć bezpośrednio do wiadomości e-mail, jednak inne rozwiązania pozwalają na załączenie skompresowanych wersji pliku, a nawet podanie łącza do pliku o pełnym rozmiarze w celu zachowania jakości.

Oto krótkie zestawienie metod, które omówimy w tym przewodniku:

Kontrola dostępu i wersji

Wszyscy to znamy: po kliknięciu przycisku Wyślij w ważnej wiadomości e-mail odkrywasz, że w załączonym pliku lub filmie jest błąd.

Dzięki udostępnianiu plików w chmurze możesz po prostu usunąć błąd w udostępnionym pliku bez konieczności wysyłania kolejnego e-maila. Nowoczesne rozwiązania do udostępniania plików zapewniają również znacznie większą kontrolę nad tym, kto ma dostęp do plików i co może z nimi zrobić.

Jeśli więc udostępniasz najnowszą wersję pliku zespołowi, ale chcesz mieć pewność, że menedżerowie konta mogą ją tylko zobaczyć, a współredaktorzy mogą wprowadzać poprawki, wystarczy, że ustawisz uprawnienia dostępu każdego odbiorcy.

Oczywiście jeśli szukasz zaawansowanej kontroli wersji i narzędzi do przekazywania opinii, idealnym rozwiązaniem może być specjalna platforma do recenzowania filmów, taka jak Dropbox Replay. W przypadku dokumentów i innych typów plików narzędzia do współpracy nad zawartością dostępne w Dropbox ułatwiają przekazywanie opinii i podejmowanie działań na ich podstawie.

Jak wysyłać duże pliki i filmy pocztą elektroniczną

Dostępnych jest wiele opcji, dzięki którym wysyłanie dużych plików lub filmów pocztą elektroniczną jest bardzo proste.

W tej części przewodnika omówimy następujące trzy metody, których wybór zależy od celu:

• udostępnienie zasobów przechowywanych w chmurze – poprzez podanie łącza do plików zapisanych w ramach usługi przechowywania w chmurze Dropbox lub równoważnej usługi;
• wysłanie oddzielnej kopii do pobrania – za pomocą narzędzia do transferu dużych plików, takiego jak Dropbox Transfer;
• załączenie skompresowanego pliku – jeśli nie można udostępnić łącza (wiąże się to z obniżeniem jakości).

Udostępnianie przy użyciu usługi przechowywania w chmurze

Korzystając z rozwiązania do przechowywania w chmurze takiego jak Dropbox możesz udostępniać innym długie filmy i inne pliki bez konieczności przesyłania lub załączania czegokolwiek. Wystarczy skopiować łącze do pliku przechowywanego w chmurze, wkleić je do wiadomości e-mail i kliknąć przycisk Wyślij – to wszystko!

Udostępniając łącze do pliku zapisanego w chmurze, zapewniasz odbiorcy dostęp do tej samej instancji pliku, którą widzisz po jego otwarciu. Oznacza to, że wszelkie wprowadzone przez Ciebie zmiany będą widoczne dla odbiorcy łącza, nawet jeśli pojawią się po wysłaniu wiadomości e-mail.

Może to być idealne rozwiązanie pozwalające udostępnić współpracownikowi lub klientowi na bieżąco modyfikowany plik roboczy.

Jeśli nie chcesz, aby ktoś mógł edytować plik, możesz również ustawić uprawnienia dostępu. Dzięki temu masz pełną kontrolę nad tym, kto może zobaczyć Twój film oraz co może z nim zrobić.

Wysyłanie kopii przy użyciu narzędzia do transferu dużych plików

Jeśli nie potrzebujesz wszystkich funkcji oferowanych przez usługę przechowywania w chmurze, ale musisz dostarczyć pliki w ostatecznej wersji, idealną platformą do przesyłania długich filmów są narzędzia do transferu dużych plików, takie jak Dropbox Transfer.

Wystarczy przeciągnąć i upuścić pliki o rozmiarze do 250 GB na okno przesyłania usługi Dropbox Transfer, wybrać opcje i udostępnić pliki, wysyłając wiadomość e-mail z łączem bezpośrednio z aplikacji Transfer albo ręcznie kopiując łącze do własnej wiadomości e-mail. Odbiorca może wtedy pobrać kopię plików, korzystając z otrzymanego łącza.

Dzięki usłudze Dropbox Transfer masz pełną kontrolę nad swoimi plikami i zawsze znasz ich stan. Możesz:

• dostarczać kopie, aby zapobiegać niepożądanym zmianom;
• kontrolować dostęp dzięki ochronie hasłem;
• ustawić datę wygaśnięcia łącza, aby zachęcić do pobierania;
• uzyskiwać potwierdzenie dostarczenia w postaci powiadomień o pobraniu.

Po co czekać ze zrobieniem pierwszego wrażenia, aż klient obejrzy film? Dzięki Dropbox Transfer możesz dostosować stronę pobierania, umieszczając na niej wybrany obraz tła i własne logo.

Załączenie skompresowanego pliku

Rozwiązania do udostępniania plików przy użyciu łącza takie jak dwa omówione powyżej stanowią najlepszy sposób na wysyłanie filmów i innych dużych plików – o ile można z nich skorzystać.

Mogą jednak wystąpić sytuacje, w których do udostępnienia pliku lub filmu nie można użyć łącza. W takich okolicznościach warto rozważyć zmniejszenie rozmiaru pliku poprzez kompresję, tak aby zmieścił się w limicie narzuconym przez klienta poczty elektronicznej.

Kompresja plików i filmów to proces usuwania elementów lub ich zmniejszania w celu zredukowania łącznego rozmiaru pliku. W trakcie tego procesu może nastąpić:

• zmniejszenie rozdzielczości obrazu lub filmu, np. z 4K do 1080p;
• zmniejszenie liczby klatek na sekundę, przez co film wydaje się mniej płynny i zaczyna przypominać animację poklatkową;
• obniżenie jakości pliku audio poprzez zmniejszenie szybkości transmisji bitów lub częstotliwości próbkowania;
• zmiana innych parametrów technicznych, takich jak kolory czy kodowanie.

Jeśli chcesz skompresować film, jest kilka sposobów, aby to zrobić:

• korzystając z wbudowanego oprogramowania, takiego jak QuickTime, jeśli używasz komputera Mac;
• za pomocą narzędzi oferowanych przez innych dostawców, takich jak VLC Media Player;
• umieszczając pliki lub filmy w folderze .zip, co może być pomocne przy wysyłaniu zbiorów plików.

Uwaga: jeśli do zmniejszenia rozmiaru pliku używasz kompresji, plik lub film będzie miał niższą jakość.

Jeśli jakość filmu jest dla Ciebie ważna, rozważ skorzystanie z udostępnienia łącza do pliku przechowywanego w chmurze lub narzędzia do transferu plików, takiego jak Dropbox Transfer.

Wysyłaj duże pliki i filmy w pełnej jakości pocztą elektroniczną dzięki Dropbox

Niezależnie od tego, czy wysyłasz kopię, czy udostępniasz łącze do pliku współpracownikom, Dropbox spełni wszystkie Twoje potrzeby w zakresie udostępniania dużych plików i wysyłania długich filmów pocztą elektroniczną.

Na początek udostępnij łącze do pliku przechowywanego w chmurze lub skorzystaj z usługi Dropbox Transfer i dodaj pliki.