To może brzmieć znajomo: w środku pracowitego tygodnia ze wszystkich sił starasz się skończyć projekt, a zespół kreatywny eksportował ostateczną wersję filmu. Pozostaje tylko wrzucić plik do wiadomości e-mail do klientów i kliknąć przycisk Wyślij. Wtedy nagle okazuje się, że plik jest za duży.

Wielu z nas korzysta z poczty elektronicznej codziennie podczas pracy, ale nie zawsze musimy wysyłać duże pliki. Niemiła niespodzianka pojawia się wtedy, gdy musisz załączyć plik, ale dowiadujesz się, że nie możesz.

Co więc zrobić, gdy plik zostanie uznany za „zbyt duży”, aby wysłać go pocztą elektroniczną?

W tym przewodniku wyjaśnimy, dlaczego wiadomości e-mail mają ograniczenia rozmiaru pliku, oraz pokażemy trzy metody wysłania dużego filmu pocztą elektroniczną, wykorzystujące m.in. narzędzia do transferu plików, takie jak Dropbox Transfer.

Zanim do tego przejdziemy, warto zadać kluczowe pytanie: czy to możliwe?

Czy można wysyłać duże filmy w wiadomości e-mail?

Krótka odpowiedź brzmi: tak, filmy i inne duże pliki można wysyłać pocztą elektroniczną.

Istnieją ograniczenia dotyczące tego, co można załączyć bezpośrednio do wiadomości e-mail, jednak inne rozwiązania pozwalają na załączenie skompresowanych wersji pliku, a nawet podanie łącza do pliku o pełnym rozmiarze w celu zachowania jakości.

Oto krótkie zestawienie metod, które omówimy w tym przewodniku:

Metoda	Podsumowanie	Kiedy stosować
Udostępnianie przy użyciu usługi przechowywania w chmurze	Udostępnienie łącza do pliku przechowywanego w chmurze. Pozwala użytkownikom zobaczyć najnowszą wersję pliku, w tym edycje dokonane od momentu udostępnienia łącza. Jeśli użytkownicy mają uprawnienia do edycji, mogą nawet wspólnie z Tobą pracować nad plikiem.	Podczas współpracy z innymi. Gdy chcesz udostępnić roboczy plik filmu i będzie on miał kolejne aktualizacje.
Wysłanie kopii za pomocą narzędzia do transferu plików	Udostępnienie łącza do kopii pliku do pobrania. Ustawienie uprawnień dostępu i czasu wygaśnięcia łącza w celu zwiększenia bezpieczeństwa. Strony pobierania z własnymi elementami wizualnymi marki, które robią na klientach dobre pierwsze wrażenie.	Przy dostarczaniu gotowych eksportowanych filmów. Kiedy wysyłasz pliki, ale nie chcesz, aby odbiorca widział Twoją wersję przechowywaną w chmurze.
Załączenie skompresowanego pliku	Skompresowanie filmu do pliku o mniejszym rozmiarze wraz z obniżeniem jakości obrazu.	Jeśli musisz użyć załącznika do wiadomości e-mail. Narzędzia do udostępniania i transferu plików przechowywanych w chmurze zapewniają większą kontrolę i pozwalają na wysyłanie plików o większych rozmiarach.

Ograniczenia dotyczące załączników do wiadomości e-mail

Zanim przejdziemy do rozwiązań, warto zastanowić się, dlaczego załączanie pliku bezpośrednio do wiadomości e-mail często zawodzi.

Rozmiar plików

Jak już wspomnieliśmy, limity rozmiaru plików to główna wada wysyłania plików jako załączników.

Dokładne limity rozmiaru plików są różne, ale zwykle mieszczą się w przedziale 10–25 MB. Warto na przykład spojrzeć na limity wielkości załączników na kilku najpopularniejszych platformach poczty elektronicznej:

Gmail – 25 MB,
Microsoft Outlook – 20 MB,
iCloud Mail – 20 MB,
ProtonMail – 25 MB,
AOL Mail – 25 MB,
Yahoo! Mail – 25 MB,
GMX – 50 MB.

Wprawdzie są one odpowiednie do udostępniania dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i innych formatów małych plików, jednak rozmiar plików zdjęć i filmów w wysokiej rozdzielczości zwykle przekracza dopuszczalny limit.

Bezpieczeństwo

Nie chodzi jednak tylko o wygodę udostępniania plików o większych rozmiarach. Proces wysyłania plików jako załączników do wiadomości e-mail ma również istotne konsekwencje dla bezpieczeństwa.

Zobrazujemy to na przykładzie. Wyobraź sobie, że masz teczkę zawierającą wszystkie pliki do wysłania. Załączenie tych plików do wiadomości e-mail można porównać z przerzucaniem ich przez ścianę do odbiorcy stojącego po drugiej stronie.

Po przerzuceniu zawartości teczki nie masz już do niej dostępu – nawet jeśli zdasz sobie sprawę, że zostały wysłane nieodpowiednie pliki lub że trafiły do niewłaściwej osoby.

Teraz wyobraź sobie ten sam scenariusz z tą różnicą, że zostawiasz tę teczkę w zdalnej skrytce chronionej kodem PIN. Odbiorca może wtedy uzyskać dostęp do skrytki i otworzyć ją na podstawie udostępnionych przez Ciebie danych, ale możesz również zdalnie zmienić kod dostępu lub wskazać innego odbiorcę.

To prosty przykład, który jednak pokazuje, dlaczego załączanie plików do wiadomości e-mail może stwarzać niefortunne zagrożenia dla bezpieczeństwa w razie popełnienia błędu, co nieuchronnie się zdarza. Korzystając z zewnętrznych narzędzi, zapewniasz sobie dodatkową warstwę bezpieczeństwa i kontroli – i z czystym sumieniem udostępniasz wyniki swojej pracy.

Ilustracja osoby rzucającej papierową jaskółkę będąca analogią procesu wysyłania pliku jako załącznika do wiadomości e-mail

Kontrola dostępu i wersji

Wszyscy to znamy: po kliknięciu przycisku Wyślij w ważnej wiadomości e-mail odkrywasz, że w załączonym pliku lub filmie jest błąd.

Dzięki udostępnianiu plików w chmurze możesz po prostu usunąć błąd w udostępnionym pliku bez konieczności wysyłania kolejnego e-maila. Nowoczesne rozwiązania do udostępniania plików zapewniają również znacznie większą kontrolę nad tym, kto ma dostęp do plików i co może z nimi zrobić.

Jeśli więc udostępniasz najnowszą wersję pliku zespołowi, ale chcesz mieć pewność, że opiekunowie klientów mogą ją tylko zobaczyć, a współredaktorzy mogą wprowadzać poprawki, wystarczy, że ustawisz uprawnienia dostępu każdego odbiorcy.

Oczywiście, jeśli szukasz zaawansowanej kontroli wersji i narzędzi do przekazywania informacji zwrotnych, idealnym rozwiązaniem może być specjalna platforma do recenzowania filmów, taka jak Dropbox Replay.

Jak wysyłać duże filmy pocztą elektroniczną

Wysłanie dużego filmu za pośrednictwem poczty elektronicznej jest proste dzięki wielu dostępnym opcjom.

W tej części przewodnika omówimy następujące trzy metody, których wybór zależy od celu:

udostępnienie filmu przechowywanego w chmurze – poprzez podanie łącza do plików zapisanych w ramach usługi przechowywania w chmurze Dropbox lub równoważnej usługi;
wysłanie oddzielnej kopii do pobrania – za pomocą narzędzia do transferu dużych plików, takiego jak Dropbox Transfer;
załączenie skompresowanego pliku – jeśli nie można udostępnić łącza (wiąże się to z obniżeniem jakości).

Udostępnianie przy użyciu usługi przechowywania w chmurze

Korzystając z rozwiązania do przechowywania w chmurze, takiego jak Dropbox, możesz udostępniać innym długie filmy bez konieczności przesyłania lub załączania czegokolwiek. Wystarczy skopiować łącze do pliku przechowywanego w chmurze, wkleić je do wiadomości e-mail i kliknąć przycisk Wyślij – to wszystko!

Udostępniając łącze do pliku zapisanego w chmurze, zapewniasz odbiorcy dostęp do tej samej instancji pliku, którą widzisz po jego otwarciu. Oznacza to, że wszelkie wprowadzone przez Ciebie zmiany będą widoczne dla odbiorcy łącza, nawet jeśli pojawią się po wysłaniu wiadomości e-mail.

Może to być idealne rozwiązanie pozwalające udostępnić współpracownikowi lub klientowi na bieżąco modyfikowany plik roboczy.

Jeśli nie chcesz, aby ktoś mógł edytować plik, możesz również ustawić uprawnienia dostępu. Dzięki temu masz pełną kontrolę nad tym, kto może zobaczyć Twój film oraz co może z nim zrobić.

Wysyłanie kopii przy użyciu narzędzia do transferu dużych plików

Jeśli nie potrzebujesz wszystkich funkcji oferowanych przez usługę przechowywania w chmurze, ale musisz dostarczyć pliki w ostatecznej wersji, idealną platformą do przesyłania długich filmów są narzędzia do transferu dużych plików, takie jak Dropbox Transfer.

Wystarczy przeciągnąć i upuścić pliki o rozmiarze do 100 GB na okno przesyłania usługi Dropbox Transfer, wybrać opcje i udostępnić pliki, wysyłając wiadomość e-mail z łączem bezpośrednio z aplikacji Transfer albo ręcznie kopiując łącze do własnej wiadomości e-mail. Odbiorca może wtedy pobrać kopię plików, korzystając z otrzymanego łącza.

Obraz demonstrujący, jak sprawdzić widoki i pobrania plików udostępnionych za pomocą usługi Dropbox Transfer

Dzięki usłudze Dropbox Transfer masz pełną kontrolę nad swoimi plikami i zawsze znasz ich stan. Możesz:

dostarczać kopie, aby zapobiegać niepożądanym zmianom;
kontrolować dostęp dzięki ochronie hasłem;
ustawić datę wygaśnięcia łącza, aby zachęcić do pobierania;
uzyskiwać potwierdzenie dostarczenia w postaci powiadomień o pobraniu.

Po co czekać ze zrobieniem pierwszego wrażenia, aż klient obejrzy film? Dzięki Dropbox Transfer możesz dostosować stronę pobierania, umieszczając na niej wybrany obraz tła i własne logo.

Załączenie skompresowanego pliku

Rozwiązanie do udostępniania plików przy użyciu łącza, takie jak dwa omówione powyżej, to najlepszy sposób na wysyłanie plików filmów – o ile można z niego skorzystać.

Mogą jednak wystąpić sytuacje, w których do udostępnienia filmu nie można użyć łącza. W takich okolicznościach warto rozważyć zmniejszenie rozmiaru filmu poprzez kompresję, tak aby zmieścił się w limicie narzuconym przez klienta poczty elektronicznej.

Kompresja filmu to proces usuwania elementów lub ich zmniejszania w celu zredukowania łącznego rozmiaru pliku. W trakcie tego procesu może nastąpić:

zmniejszenie rozdzielczości filmu, np. z 1080p do 720p;
zmniejszenie liczby klatek na sekundę, przez co obraz wydaje się mniej płynny i zaczyna przypominać animację poklatkową;
zmiana innych parametrów technicznych, takich jak kolory czy kodowanie.

Jeśli chcesz skompresować film, jest kilka sposobów, aby to zrobić:

korzystając z wbudowanego oprogramowania, takiego jak QuickTime, jeśli używasz komputera Mac;
za pomocą narzędzi oferowanych przez innych dostawców, takich jak VLC Media Player;
umieszczając filmy w folderze .zip, co może być pomocne przy wysyłaniu zbiorów plików.

Uwaga: Jeśli do zmniejszenia rozmiaru pliku używasz kompresji, film będzie miał niższą jakość.

Jeśli jakość filmu jest dla Ciebie ważna, rozważ skorzystanie z udostępnienia łącza do pliku przechowywanego w chmurze lub narzędzia do transferu plików, takiego jak Dropbox Transfer.

Wysyłaj duże filmy w pełnej jakości pocztą elektroniczną dzięki Dropbox

Niezależnie od tego, czy wysyłasz kopię, czy udostępniasz łącze do pliku współpracownikom, Dropbox spełni wszystkie Twoje potrzeby w dziedzinie wysyłania długich filmów pocztą elektroniczną.

Na początek udostępnij łącze do pliku przechowywanego w chmurze lub skorzystaj z usługi Dropbox Transfer i dodaj pliki.

Jak wysyłać duże filmy pocztą elektroniczną, nawet wtedy, gdy plik jest „zbyt duży”