วิธีส่งไฟล์และวิดีโอขนาดใหญ่ทางอีเมล แม้ว่าไฟล์จะมีขนาด "ใหญ่เกินไป"

นี่อาจฟังดูเหมือนสถานการณ์ที่คุ้นเคย ในช่วงกลางสัปดาห์อันแสนยุ่งวุ่นวาย คุณเร่งรีบเพื่อทำโปรเจ็กต์ให้สำเร็จเสร็จสิ้น และทีมครีเอทีฟก็ได้ส่งออกวิดีโอที่ตัดต่อแก้ไขจนเสร็จสมบูรณ์แล้ว ที่เหลือก็เพียงแค่รอให้คุณวางไฟล์ลงในอีเมลที่เขียนถึงลูกค้าและกดส่ง แต่ว่ากลับมีบางอย่างผิดปกติ ไฟล์นั้นมีขนาดใหญ่เกินไป

แม้ว่าพวกเราหลายคนต่างใช้อีเมลในการทำงานทุกวัน แต่เราอาจไม่จำเป็นต้องส่งไฟล์ขนาดใหญ่เสมอไป จึงเป็นเรื่องแปลกอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการจะแนบไฟล์ แต่กลับทำไม่ได้

แล้วคุณจะทำอย่างไรเมื่อไฟล์มีขนาด "ใหญ่เกินไป" สำหรับอีเมล

ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายว่าทำไมอีเมลถึงมีขีดจำกัดของขนาดไฟล์ และสำรวจ 3 วิธีที่คุณควรลองใช้เมื่อส่งไฟล์หรือวิดีโอขนาดใหญ่ผ่านทางอีเมล รวมถึงเครื่องมือโอนย้ายไฟล์อย่าง Dropbox Transfer

แต่ก่อนที่เราจะลงลึกไปถึงเรื่องนั้น เรามาเริ่มกันที่คำถามที่คาใจสุดๆ กันดีกว่า ซึ่งก็คือคำถามที่ว่า "ทำได้จริงหรือไม่"

คุณสามารถส่งไฟล์และวิดีโอขนาดใหญ่ทางอีเมลได้หรือไม่

คำตอบสั้นๆ คือ ได้ คุณสามารถส่งวิดีโอและไฟล์ขนาดใหญ่อื่นๆ ผ่านทางอีเมลได้อย่างแน่นอน

แม้ว่าจะมีข้อจำกัดถึงสิ่งที่คุณสามารถแนบไปกับอีเมลได้โดยตรง แต่โซลูชันอื่นๆ จะช่วยให้คุณสามารถแนบไฟล์ในรูปแบบที่บีบอัดแล้วได้ หรือทำได้แม้กระทั่งระบุลิงก์ไปยังไฟล์ขนาดเต็มเพื่อรักษาคุณภาพไว้

ข้อมูลสรุปโดยย่อเกี่ยวกับวิธีการต่างๆ ที่เราจะกล่าวถึงในคู่มือมีดังนี้

การควบคุมการเข้าถึงและการควบคุมเวอร์ชัน

เราทุกคนเคยอยู่จุดนั้นมาแล้ว เมื่อคุณกดปุ่ม ส่ง ในอีเมลฉบับสำคัญ สุดท้ายแล้วก็พบว่ามีข้อผิดพลาดในไฟล์หรือวิดีโอที่แนบไป

การแบ่งปันไฟล์บนคลาวด์ช่วยให้คุณสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดในไฟล์ที่แบ่งปันได้โดยไม่จำเป็นต้องส่งอีเมลติดตามผล ในทำนองเดียวกัน โซลูชันการแบ่งปันไฟล์สมัยใหม่ทำให้คุณสามารถควบคุมได้มากขึ้นว่าใครจะสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ และผู้ที่เข้าถึงไฟล์สามารถทำอะไรกับไฟล์เหล่านั้นได้บ้าง

ดังนั้น หากคุณกำลังแบ่งปันไฟล์การตัดต่อแก้ไขล่าสุดของคุณกับทีม และต้องการทำให้แน่ใจว่าผู้จัดการบัญชีจะสามารถเห็นการแก้ไขนั้นได้ แต่มีเพียงนักตัดต่อร่วมทีมของคุณเท่านั้นที่สามารถทำการปรับเปลี่ยนได้ สิ่งที่คุณต้องทำก็เพียงแค่ตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงสำหรับผู้รับแต่ละคน

แน่นอน หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือสำหรับการควบคุมเวอร์ชันและการให้ข้อคิดเห็นขั้นสูง แพลตฟอร์มการให้ข้อคิดเห็นสำหรับวิดีโอที่สร้างขึ้นตามวัตถุประสงค์ เช่น Dropbox Replay อาจเป็นโซลูชันที่เหมาะกับความต้องการของคุณ สำหรับเอกสารและไฟล์ประเภทอื่นๆ เครื่องมือการทำงานร่วมกันด้านเนื้อหาที่มีอยู่ใน Dropbox จะทำให้การให้ข้อคิดเห็นและการดำเนินการตามข้อคิดเห็นเป็นเรื่องง่าย

วิธีส่งไฟล์และวิดีโอขนาดใหญ่ทางอีเมล

การส่งไฟล์หรือวิดีโอขนาดใหญ่ผ่านทางอีเมลนั้นเป็นเรื่องง่ายเมื่อมีตัวเลือกอันหลากหลายพร้อมให้คุณเลือกใช้งาน

ในส่วนนี้ของคู่มือนี้ เราจะกล่าวถึง 3 วิธี ซึ่งทั้งหมดจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยขึ้นอยู่กับเป้าหมายของคุณ ดังนี้

• แบ่งปันไฟล์ผ่านทางบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ โดยใช้ลิงก์ไปยังไฟล์บนบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของ Dropbox หรือบริการที่เทียบเท่ากัน
• ส่งสำเนาที่ดาวน์โหลดได้แบบแยกต่างหาก โดยใช้เครื่องมือโอนย้ายไฟล์ขนาดใหญ่ เช่น Dropbox Transfer
• แนบไฟล์บีบอัด ในกรณีที่ไม่สามารถแบ่งปันได้ ซึ่งต้องแลกมาด้วยคุณภาพที่ลดลง

แบ่งปันผ่านทางบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์

โซลูชันบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ อย่าง Dropbox ช่วยให้คุณสามารถส่งวิดีโอแบบยาวและไฟล์อื่นๆ ได้โดยไม่จำเป็นต้องอัปโหลดหรือแนบไฟล์ใดๆ เพียงคัดลอกลิงก์ของไฟล์ในบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณ วางลงในอีเมล แล้วคลิกส่งก็เป็นอันเสร็จสิ้น!

เมื่อคุณแบ่งปันลิงก์ของไฟล์ในบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของตนเอง เท่ากับว่าคุณแบ่งปันสิทธิ์การเข้าถึงอินสแตนซ์ของไฟล์เดียวกันกับไฟล์ที่คุณเห็นเมื่อเปิดไฟล์ดังกล่าว ซึ่งหมายความว่าผู้รับลิงก์จะเห็นทุกการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำ แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นจะเกิดขึ้นหลังจากที่คุณได้ส่งอีเมลไปแล้วก็ตาม

วิธีนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการแบ่งปันไฟล์งานที่กำลังดำเนินการกับเพื่อนร่วมงานหรือผู้ร่วมมือ

หากคุณไม่ต้องการให้ใครแก้ไขไฟล์ คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงได้เช่นกัน ซึ่งจะช่วยให้คุณควบคุมได้อย่างสมบูรณ์ว่าใครสามารถเห็นวิดีโอของคุณ รวมทั้งสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้ด้วย

ส่งสำเนาด้วยเครื่องมือโอนย้ายไฟล์ขนาดใหญ่

หากคุณไม่ต้องการคุณสมบัติทั้งหมดที่บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์มอบให้ แต่ยังคงต้องการส่งงานในขั้นสุดท้าย เครื่องมือโอนย้ายไฟล์ขนาดใหญ่ เช่น Dropbox Transfer นั้นก็เป็นแพลตฟอร์มที่เหมาะสำหรับการส่งวิดีโอแบบยาว

เพียงลากแล้ววางไฟล์ขนาดสูงสุด 250 กิกะไบต์ลงในหน้าต่างอัปโหลดของ Dropbox Transfer จากนั้นเลือกตัวเลือกของคุณ แล้วแบ่งปัน โดยสามารถทำได้ทั้งการส่งอีเมลพร้อมลิงก์โดยตรงจาก Transfer หรือการคัดลอกลิงก์ไปยังอีเมลของคุณด้วยตนเอง จากนั้นผู้รับของคุณจะสามารถดาวน์โหลดสำเนาของไฟล์จากลิงก์ที่พวกเขาได้รับ

Dropbox Transfer ทำให้คุณสามารถควบคุมไฟล์ได้อย่างสมบูรณ์ และรับทราบสถานะของไฟล์อย่างครบถ้วนเสมอ ซึ่งคุณจะสามารถ

• ส่งสำเนาเพื่อป้องกันการแก้ไขที่ไม่ต้องการ
• ควบคุมการเข้าถึงด้วยการป้องกันด้วยรหัสผ่าน
• กำหนดวันที่หมดอายุของลิงก์เพื่อกระตุ้นการดาวน์โหลด
• ยืนยันการส่งด้วยการแจ้งการดาวน์โหลด

ทำไมต้องรอจนกว่าจะมีลูกค้าเข้ามาดูวิดีโอถึงจะสร้างความประทับใจแรกพบได้ล่ะ Dropbox Transfer ช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งหน้าดาวน์โหลดด้วยภาพพื้นหลังและโลโก้ได้ตามที่ต้องการ

แนบไฟล์บีบอัด

โซลูชันการแบ่งปันไฟล์แบบใช้ลิงก์ตามที่ระบุไว้ข้างต้น 2 วิธีนั้นจะเป็นโซลูชันที่ดีที่สุดของคุณในการส่งไฟล์วิดีโอและไฟล์ขนาดใหญ่อื่นๆ เมื่อสถานการณ์เอื้ออำนวย

อย่างไรก็ตาม อาจมีบางสถานการณ์ที่คุณไม่สามารถใช้ลิงก์เพื่อแบ่งปันไฟล์หรือวิดีโอของคุณได้ ในสถานการณ์เหล่านี้ คุณอาจลองพิจารณาใช้การบีบอัดเป็นตัวเลือกในการลดขนาดไฟล์ให้พอดีกับขีดจำกัดของไคลเอนท์อีเมลของคุณ

การบีบอัดไฟล์และวิดีโอเป็นกระบวนการที่มีประสิทธิภาพในการตัดองค์ประกอบต่างๆ ออกหรือทำให้มีขนาดเล็กลงเพื่อลดขนาดไฟล์โดยรวม ซึ่งอาจรวมถึง

• การลดความละเอียดของรูปภาพหรือวิดีโอ เช่น จาก 4K ไปเป็น 1080p เป็นต้น
• การลดอัตราเฟรมของวิดีโอ ซึ่งจะทำให้ภาพดูขาดๆ หายๆ และลื่นไหลน้อยลง
• การลดคุณภาพของไฟล์เสียง โดยการลดอัตราบิตหรืออัตราสุ่มตัวอย่างข้อมูล
• การเปลี่ยนแปลงปัจจัยทางเทคนิคอื่นๆ เช่น สีหรือการเข้ารหัส

หากคุณต้องการบีบอัดวิดีโอ มีวิธีที่จะทำได้อยู่ 2-3 วิธี ดังนี้

• การใช้ซอฟต์แวร์ในตัว เช่น QuickTime หากคุณใช้ Mac
• การใช้เครื่องมือของบุคคลที่สามเช่น VLC Media Player
• การส่งไฟล์หรือวิดีโอเป็นโฟลเดอร์ .zip ซึ่งสามารถช่วยได้เมื่อต้องส่งไฟล์จำนวนมาก

คำเตือน: คุณภาพของไฟล์หรือวิดีโอของคุณจะลดลงเมื่อใช้การบีบอัดเพื่อลดขนาดไฟล์

หากคุณภาพวิดีโอมีความสำคัญต่อคุณ ให้พิจารณาใช้การแบ่งปันลิงก์ในบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์หรือเครื่องมือโอนย้ายไฟล์ เช่น Dropbox Transfer แทน

ส่งไฟล์และวิดีโอขนาดใหญ่แบบเต็มคุณภาพผ่านอีเมลด้วย Dropbox

ไม่ว่าคุณจะส่งสำเนาหรือแบ่งปันลิงก์เพื่อทำงานร่วมกัน Dropbox ก็ตอบสนองทุกความต้องการของคุณในเรื่องของการส่งไฟล์ขนาดใหญ่และการส่งวิดีโอแบบยาวผ่านทางอีเมล

ในการเริ่มต้นใช้งาน ให้แบ่งปันลิงก์จากบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณ หรือไปที่ Dropbox Transfer แล้วเริ่มทำการเพิ่มไฟล์