วิธีส่งวิดีโอขนาดใหญ่ทางอีเมล แม้ว่าไฟล์จะมีขนาด "ใหญ่เกินไป"

นี่อาจฟังดูเหมือนสถานการณ์ที่คุ้นเคย ในช่วงกลางสัปดาห์อันแสนยุ่งวุ่นวาย คุณเร่งรีบเพื่อทำโปรเจ็กต์ให้สำเร็จเสร็จสิ้น และทีมครีเอทีฟก็ได้ส่งออกวิดีโอที่ตัดต่อแก้ไขจนเสร็จสมบูรณ์แล้ว ที่เหลือก็เพียงแค่รอให้คุณวางไฟล์ลงในอีเมลที่เขียนถึงลูกค้าและกดส่ง แต่ว่ากลับมีบางอย่างผิดปกติ ไฟล์นั้นมีขนาดใหญ่เกินไป

แม้ว่าพวกเราหลายคนต่างใช้อีเมลในการทำงานทุกวัน แต่เราอาจไม่จำเป็นต้องส่งไฟล์ขนาดใหญ่เสมอไป ทำให้เป็นเรื่องที่น่าประหลาดใจอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการจะแนบไฟล์ แต่กลับพบว่าคุณทำเช่นนั้นไม่ได้

แล้วคุณจะทำอย่างไรเมื่อไฟล์มีขนาด "ใหญ่เกินไป" สำหรับอีเมล

ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายว่าทำไมอีเมลถึงมีขีดจำกัดของขนาดไฟล์ และสำรวจ 3 วิธีที่คุณควรลองใช้เมื่อส่งวิดีโอขนาดใหญ่ผ่านทางอีเมล รวมถึงเครื่องมือโอนย้ายไฟล์อย่าง Dropbox Transfer

แต่ก่อนที่เราจะลงลึกไปถึงเรื่องนั้น เรามาเริ่มกันที่คำถามที่ร้อนแรงกันดีกว่า ซึ่งก็คือคำถามที่ว่า "ทำได้จริงหรือไม่"

คุณสามารถส่งวิดีโอขนาดใหญ่ทางอีเมลได้หรือไม่

คำตอบสั้นๆ คือ ได้ คุณสามารถส่งวิดีโอและไฟล์ขนาดใหญ่อื่นๆ ผ่านทางอีเมลได้อย่างแน่นอน

แม้ว่าจะมีข้อจำกัดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณสามารถแนบไปกับอีเมลได้โดยตรง แต่โซลูชันอื่นๆ จะช่วยให้คุณสามารถแนบไฟล์ในรูปแบบที่บีบอัดแล้วได้ หรือทำได้แม้กระทั่งระบุลิงก์ไปยังไฟล์ขนาดเต็มเพื่อรักษาคุณภาพไว้

ข้อมูลสรุปโดยย่อเกี่ยวกับวิธีการต่างๆ ที่เราจะกล่าวถึงในคู่มือมีดังนี้

ข้อจำกัดของไฟล์แนบในอีเมล

ก่อนที่เราจะเข้าสู่โซลูชันต่างๆ คุณควรใช้เวลาสักครู่เพื่อทำความเข้าใจว่าทำไมการแนบไฟล์ไปกับอีเมลโดยตรงจึงมักไม่ได้ผล

ขนาดไฟล์

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว ขีดจำกัดของขนาดไฟล์เป็นข้อเสียที่สำคัญเมื่อส่งไฟล์ผ่านทางอีเมลเป็นไฟล์แนบ

ขีดจำกัดของไฟล์ที่แน่นอนจะแตกต่างกันไป แต่ส่วนใหญ่จะอยู่ระหว่าง 10-25 เมกะไบต์ ยกตัวอย่างเช่น ลองดูที่ขีดจำกัดของขนาดไฟล์แนบสำหรับแพลตฟอร์มอีเมลยอดนิยมบางส่วน ดังนี้

• Gmail—25 เมกะไบต์
• Microsoft Outlook—20 เมกะไบต์
• iCloud Mail—20 เมกะไบต์
• ProtonMail—25 เมกะไบต์
• AOL Mail—25 เมกะไบต์
• Yahoo! Mail—25 เมกะไบต์
• GMX—50 เมกะไบต์

แม้ว่าแพลตฟอร์มเหล่านี้จะเหมาะสำหรับการแบ่งปันเอกสาร สเปรดชีต หรือรูปแบบไฟล์ขนาดเล็กอื่นๆ แต่รูปภาพและวิดีโอที่มีความละเอียดสูงจะเกินขนาดไฟล์ที่อนุญาตอย่างรวดเร็ว

การรักษาความปลอดภัย

ไม่ใช่แค่เรื่องของความสะดวกในการแบ่งปันขนาดไฟล์ที่ใหญ่ขึ้นเท่านั้น กระบวนการส่งไฟล์เป็นไฟล์แนบในอีเมลนั้นมาพร้อมกับนัยด้านการรักษาความปลอดภัยด้วยเช่นกัน

เพื่ออธิบายให้กระจ่างชัด เรามาดูตัวอย่างกัน สมมติว่าคุณมีกระเป๋าเอกสารซึ่งใส่ไฟล์ทั้งหมดที่คุณต้องการส่งไว้ การแนบไฟล์เหล่านี้ไปกับอีเมลนั้นเทียบเท่ากับการโยนไฟล์เหล่านี้ข้ามกำแพงไปยังผู้รับที่ยืนอยู่อีกฟากหนึ่ง

ทันทีที่คุณโยนกระเป๋าเอกสารใบนั้นข้ามไป กระเป๋าใบนั้นจะไม่อยู่ในมือคุณอีกต่อไป แม้ว่าคุณจะตระหนักได้ว่าคุณส่งไฟล์ผิดไปหรือส่งให้ผิดคนก็ตาม

ทีนี้ ลองนึกภาพสถานการณ์เดียวกัน หากคุณทิ้งกระเป๋าเอกสารนั้นไว้ในล็อกเกอร์ที่ปกป้องด้วยรหัส PIN จากระยะไกล ผู้รับไม่เพียงแต่จะสามารถเข้าถึงและเปิดล็อกเกอร์ที่มีรายละเอียดที่คุณแบ่งปันได้เท่านั้น แต่คุณยังสามารถเปลี่ยนรหัสการเข้าถึงหรือเปลี่ยนผู้รับไปเลยจากระยะไกลได้อีกด้วย

นี่เป็นตัวอย่างง่ายๆ แต่ช่วยแสดงให้เห็นว่าเหตุใดการแนบไฟล์ในอีเมลจึงอาจนำไปสู่ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่น่าเสียดายเมื่อความผิดพลาดนั้นเกิดขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ การใช้เครื่องมือภายนอกจะช่วยให้คุณเพิ่มความปลอดภัยและการควบคุมขึ้นอีกขั้น ทำให้คุณสบายใจเมื่อแบ่งปันงานของคุณได้

การควบคุมการเข้าถึงและการควบคุมเวอร์ชัน

เราทุกคนเคยอยู่จุดนั้นมาแล้ว เมื่อคุณกดปุ่ม ส่ง ในอีเมลฉบับสำคัญ สุดท้ายแล้วก็พบว่ามีข้อผิดพลาดในไฟล์หรือวิดีโอที่แนบไป

การแบ่งปันไฟล์บนคลาวด์ช่วยให้คุณสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดในไฟล์ที่แบ่งปันได้โดยไม่จำเป็นต้องส่งอีเมลติดตามผล ในทำนองเดียวกัน โซลูชันการแบ่งปันไฟล์สมัยใหม่ทำให้คุณสามารถควบคุมได้มากขึ้นว่าใครจะสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ และผู้ที่เข้าถึงไฟล์สามารถทำอะไรกับไฟล์เหล่านั้นได้บ้าง

ดังนั้น หากคุณกำลังแบ่งปันไฟล์การตัดต่อแก้ไขล่าสุดของคุณกับทีมและต้องการทำให้แน่ใจว่าผู้จัดการบัญชีจะสามารถเห็นการแก้ไขนั้นได้ แต่มีเพียงนักตัดต่อร่วมทีมของคุณเท่านั้นที่สามารถทำการปรับเปลี่ยนได้ สิ่งที่คุณต้องทำก็เพียงแค่ตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงสำหรับผู้รับแต่ละคน

แน่นอน หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือสำหรับการควบคุมเวอร์ชันและการให้ข้อคิดเห็นขั้นสูง แพลตฟอร์มการให้ข้อคิดเห็นสำหรับวิดีโอที่สร้างขึ้นตามวัตถุประสงค์ เช่น Dropbox Replay อาจเป็นโซลูชันที่เหมาะกับความต้องการของคุณ

วิธีส่งวิดีโอขนาดใหญ่ทางอีเมล

การส่งวิดีโอขนาดใหญ่ผ่านทางอีเมลนั้นเป็นเรื่องที่ง่ายด้วยตัวเลือกที่หลากหลายที่พร้อมให้คุณเลือกใช้งาน

ในส่วนนี้ของคู่มือนี้ เราจะกล่าวถึง 3 วิธี ซึ่งทั้งหมดจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยขึ้นอยู่กับเป้าหมายของคุณ ดังนี้

• แบ่งปันผ่านทางบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ โดยใช้ลิงก์ไปยังไฟล์บนบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของ Dropbox หรือสิ่งที่เทียบเท่ากัน
• ส่งสำเนาที่ดาวน์โหลดได้แบบแยกต่างหาก โดยใช้เครื่องมือโอนย้ายไฟล์ขนาดใหญ่ เช่น Dropbox Transfer
• แนบไฟล์บีบอัด ในกรณีที่ไม่สามารถแบ่งปันได้ ซึ่งต้องแลกมาด้วยคุณภาพที่ลดลง

แบ่งปันผ่านทางบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์

โซลูชันบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ เช่น Dropbox ช่วยให้คุณสามารถส่งวิดีโอแบบยาวได้โดยไม่จำเป็นต้องอัปโหลดหรือแนบไฟล์ใดๆ เพียงคัดลอกลิงก์ไปยังไฟล์ในบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณ วางลงในอีเมล แล้วคลิกส่งก็เป็นอันเสร็จสิ้น!

เมื่อคุณแบ่งปันลิงก์ไปยังไฟล์ในบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณ เท่ากับว่าคุณแบ่งปันสิทธิ์การเข้าถึงอินสแตนซ์ของไฟล์เดียวกันกับไฟล์ที่คุณเห็นเมื่อเปิดไฟล์ดังกล่าว ซึ่งหมายความว่าผู้รับลิงก์จะเห็นทุกการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำ แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นจะเกิดขึ้นหลังจากที่คุณได้ส่งอีเมลไปแล้วก็ตาม

วิธีนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการแบ่งปันไฟล์งานที่กำลังดำเนินการกับเพื่อนร่วมงานหรือผู้ร่วมมือ

หากคุณไม่ต้องการให้ใครแก้ไขไฟล์ คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงได้เช่นกัน ซึ่งจะช่วยให้คุณควบคุมได้อย่างสมบูรณ์ว่าใครสามารถเห็นวิดีโอของคุณ รวมทั้งสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้ด้วย

ส่งสำเนาด้วยเครื่องมือโอนย้ายไฟล์ขนาดใหญ่

หากคุณไม่ต้องการคุณสมบัติทั้งหมดที่บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์มอบให้ แต่ยังคงต้องการส่งงานในขั้นสุดท้าย เครื่องมือโอนย้ายไฟล์ขนาดใหญ่ เช่น Dropbox Transfer นั้นก็เป็นแพลตฟอร์มที่เหมาะสำหรับการส่งวิดีโอแบบยาว

เพียงลากแล้ววางไฟล์ขนาดสูงสุด 100 กิกะไบต์ลงในหน้าต่างอัปโหลดใน Dropbox Transfer เลือกตัวเลือกของคุณ แล้วแบ่งปัน ไม่ว่าจะเป็นการส่งอีเมลพร้อมลิงก์โดยตรงจาก Transfer หรือการคัดลอกลิงก์ไปยังอีเมลของคุณด้วยตนเอง จากนั้นผู้รับของคุณจะสามารถดาวน์โหลดสำเนาของไฟล์จากลิงก์ที่พวกเขาได้รับได้

Dropbox Transfer ทำให้คุณสามารถควบคุมไฟล์ได้อย่างสมบูรณ์ และรับทราบสถานะของไฟล์อย่างครบถ้วนเสมอ ซึ่งคุณจะสามารถ

• ส่งสำเนาเพื่อป้องกันการแก้ไขที่ไม่ต้องการ
• ควบคุมการเข้าถึงด้วยการป้องกันด้วยรหัสผ่าน
• กำหนดวันที่หมดอายุของลิงก์เพื่อกระตุ้นการดาวน์โหลด
• ยืนยันการส่งด้วยการแจ้งการดาวน์โหลด

ทำไมต้องรอจนกว่าจะมีลูกค้าเข้ามาดูวิดีโอถึงจะสร้างความประทับใจแรกพบได้ล่ะ Dropbox Transfer ช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งหน้าดาวน์โหลดด้วยภาพพื้นหลังและโลโก้ได้ตามที่ต้องการ

แนบไฟล์บีบอัด

โซลูชันการแบ่งปันไฟล์แบบใช้ลิงก์ตามที่ระบุไว้ข้างต้น 2 วิธีนั้นจะเป็นโซลูชันที่ดีที่สุดของคุณสำหรับการส่งไฟล์วิดีโอในทุกที่ที่ทำได้

อย่างไรก็ตาม อาจมีบางสถานการณ์ที่คุณไม่สามารถใช้ลิงก์เพื่อแบ่งปันวิดีโอของคุณได้ ในสถานการณ์เหล่านี้ คุณอาจลองพิจารณาใช้การบีบอัดเป็นตัวเลือกในการลดขนาดวิดีโอให้พอดีกับขีดจำกัดของไคลเอนท์อีเมลของคุณได้

การบีบอัดวิดีโอเป็นกระบวนการที่มีประสิทธิภาพในการตัดองค์ประกอบต่างๆ ออกหรือทำให้มีขนาดเล็กลงเพื่อลดขนาดไฟล์โดยรวม ซึ่งอาจรวมถึง

• การลดความละเอียดของวิดีโอ เช่น จาก 1080p เป็น 720p
• การลดอัตราเฟรม ซึ่งจะทำให้ภาพดูขาดๆ หายๆ และไหลลื่นน้อยลง
• การเปลี่ยนแปลงปัจจัยทางเทคนิคอื่นๆ เช่น สีหรือการเข้ารหัส

หากคุณต้องการบีบอัดวิดีโอ มีวิธีที่จะทำได้อยู่ 2-3 วิธี ดังนี้

• การใช้ซอฟต์แวร์ในตัว เช่น QuickTime หากคุณใช้ Mac
• การใช้เครื่องมือของบุคคลที่สามเช่น VLC Media Player
• การส่งวิดีโอเป็นโฟลเดอร์ .zip ซึ่งสามารถช่วยได้เมื่อส่งไฟล์จำนวนมาก

คำเตือน: คุณภาพของวิดีโอของคุณจะลดลงเมื่อใช้การบีบอัดเพื่อลดขนาดไฟล์

หากคุณภาพวิดีโอมีความสำคัญต่อคุณ ให้พิจารณาใช้การแบ่งปันลิงก์ในบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์หรือเครื่องมือโอนย้ายไฟล์ เช่น Dropbox Transfer แทน

ส่งวิดีโอขนาดใหญ่แบบเต็มคุณภาพผ่านอีเมลด้วย Dropbox

ไม่ว่าคุณจะส่งสำเนาหรือแบ่งปันลิงก์เพื่อทำงานร่วมกัน Dropbox ก็ตอบสนองทุกความต้องการของคุณในเรื่องของการส่งวิดีโอแบบยาวผ่านทางอีเมล

ในการเริ่มต้นใช้งาน ให้แบ่งปันลิงก์จากบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณ หรือไปที่ Dropbox Transfer แล้วเริ่มทำการเพิ่มไฟล์