Como enviar arquivos e vídeos grandes por e-mail, mesmo quando o arquivo é grande demais

Talvez você já tenha passado por isso: no meio de uma semana movimentada, você com pressa finalizando um projeto e a equipe de criação faz a exportação da edição final do vídeo. Só falta você adicionar o arquivo ao e-mail para os clientes e clicar em enviar. Porém, tem alguma coisa errada. O arquivo é grande demais.

Embora muitas pessoas usem e-mail todo dia para trabalhar, nem sempre elas precisam enviar arquivos grandes e podem ter uma surpresa bem desagradável quando precisam anexar um arquivo e não conseguem.

O que fazer quando um arquivo é considerado “grande demais” para um e-mail?

Neste guia, explicamos por que os e-mails têm limites de tamanho de arquivo e descrevemos três métodos para você experimentar ao enviar um vídeo grande por e-mail, incluindo ferramentas de transferência de arquivos como o Dropbox Transfer.

Mas antes de mergulharmos no assunto, vamos direto à pergunta que não quer calar, é possível?

Você consegue enviar arquivos e vídeos grandes por e-mail?

A resposta curta é sim, você definitivamente consegue enviar vídeos e outros arquivos grandes por e-mail.

Embora existam limitações para o que pode ser diretamente anexado a um e-mail, outras soluções permitem que você anexe versões compactadas do arquivo ou até mesmo inclua um link para o arquivo em tamanho real para manter a qualidade.

Confira um rápido resumo dos métodos que abordamos neste guia:

Controle de acesso e versão

Todos nós já passamos por isso, você acabou de clicar em Enviar um e-mail importante, e percebe que há um erro no arquivo ou vídeo anexado.

Com o compartilhamento de arquivos baseado em nuvem, você simplesmente corrige o erro no arquivo compartilhado sem precisar enviar um e-mail de acompanhamento. Da mesma forma, as soluções modernas de compartilhamento de arquivos fornecem um controle muito maior sobre quem pode acessar seus arquivos e o que podem fazer com eles.

Assim, se você compartilha sua edição mais recente com a equipe e precisa garantir que os gerentes de conta possam vê-la, mas apenas os colegas editores podem fazer ajustes, basta definir as permissões de acesso para cada destinatário.

Se você busca ferramentas avançadas de controle de versão e opinião, uma plataforma para vídeos criada especialmente para isso, como o Dropbox Replay, pode ser a solução ideal para suas necessidades. No caso de documentos e outros tipos de arquivo, com as ferramentas de colaboração em conteúdo disponíveis no Dropbox, fica fácil enviar e considerar opiniões.

Como enviar arquivos e vídeos grandes por e-mail?

Enviar um arquivo ou vídeo grande por e-mail é simples, graças à variedade de opções disponíveis.

Nesta parte do guia, abordamos os três métodos a seguir, todos viáveis dependendo do seu objetivo:

• Compartilhar pelo armazenamento em nuvem — com um link para arquivos em seu armazenamento em nuvem do Dropbox ou equivalente
• Enviar uma cópia separada para download — com uma ferramenta de transferência de arquivos grandes como o Dropbox Transfer
• Anexar um arquivo compactado — se não for possível compartilhar um link, sacrificando assim a qualidade

Compartilhar pelo armazenamento em nuvem

Com uma solução de armazenamento em nuvem como o Dropbox, é possível enviar vídeos longos e outros arquivos sem precisar fazer upload nem anexar nada. Basta copiar um link para o arquivo em seu armazenamento em nuvem, colá-lo no e-mail e clicar em enviar - pronto!

Ao compartilhar um link para um arquivo em seu armazenamento em nuvem, você compartilha o acesso à mesma instância do arquivo que vê ao abri-lo. Isso significa que qualquer alteração que fizer ficará visível para o destinatário do link, mesmo que a faça depois de enviar o e-mail.

Para compartilhar um arquivo de trabalho em andamento com um colega ou colaborador esse método é perfeito.

Se você não quiser que uma pessoa faça edições no arquivo, também poderá definir privilégios de acesso. Assim, você terá o controle total sobre quem pode ver seu vídeo, bem como o que podem fazer com ele.

Enviar uma cópia com uma ferramenta de transferência de arquivos

Se você não precisa de todos os recursos que o armazenamento em nuvem oferece, mas precisa entregar o material final, as ferramentas de transferência de arquivos grandes como o Dropbox Transfer são a plataforma ideal para o envio de vídeos longos.

Basta clicar e arrastar até 250 GB de arquivos na janela de envio no Dropbox Transfer, selecionar suas opções e compartilhar, enviando um e-mail com o link diretamente do Transfer ou copiando manualmente o link em seu e-mail. Seu destinatário poderá fazer o download de uma cópia dos arquivos do link recebido.

Com o Dropbox Transfer, você tem o controle total de seus arquivos e tem sempre informações completas sobre o status deles. Você pode:

• Enviar cópias para evitar edições indesejadas
• Controlar o acesso com proteção por senha
• Definir prazos de validade para o link para incentivar os downloads
• Confirmar a entrega com notificações de download

Por que esperar o cliente assistir o vídeo para causar uma boa primeira impressão? Com o Dropbox Transfer, você personaliza sua página de download com uma imagem de fundo e o logo que preferir.

Anexar um arquivo compactado

Sempre que possível, uma solução de compartilhamento de arquivos baseada em link, como as duas abordadas acima, será sua melhor aposta para enviar arquivos de vídeo e quaisquer outros arquivos grandes que precise transferir.

Pode haver, no entanto, situações em que você não consiga usar um link para compartilhar seu arquivo ou vídeo. Nessas circunstâncias, você pode considerar a compactação como forma de reduzir o tamanho do arquivo para caber nos limites do cliente de e-mail.

A compactação de arquivo e vídeo é efetivamente o processo de remover elementos ou torná-los menores para reduzir o tamanho geral do arquivo. Pode incluir:

• Redução da resolução de uma imagem ou vídeo, de 4K para 1080p, por exemplo
• Redução da taxa de quadros do vídeo, fazendo com que pareça mais picotado e menos suave como resultado
• Redução da qualidade de um arquivo de áudio diminuindo a taxa de bits ou a taxa de amostragem
• Alteração de outros fatores técnicos, como cores ou codificação

Se quiser compactar um vídeo, existem algumas maneiras de fazer isso:

• Use um software integrado como o QuickTime, se você estiver usando um Mac
• Com ferramentas de terceiros como o VLC Media Player
• Enviar arquivos ou vídeos para uma pasta .zip, que pode ajudar quando tiver de enviar conjuntos de arquivos

Saiba que: a qualidade do seu arquivo ou vídeo será reduzida quando você usar a compactação para reduzir o tamanho do arquivo.

Se a qualidade do vídeo for importante para você, considere usar o compartilhamento de links do armazenamento em nuvem ou uma ferramenta de transferência de arquivos como o Dropbox Transfer.

Envie arquivos e vídeos grandes de qualidade total por e-mail, com o Dropbox

Você pode enviar uma cópia ou compartilhar um link para colaboração, sabendo que o Dropbox cuida de todas as suas necessidades quando você precisa compartilhar arquivos grandes e enviar vídeos longos por e-mail.

Para começar, compartilhe um link do seu armazenamento em nuvem ou acesse o Dropbox Transfer e comece a adicionar arquivos.