Slik administrerer du fakturaer: fem tips for administrering av fakturaer for frilansere

Mange folk drømmer om å være frilansere, men sannheten er at det å skrive fakturaer kan være et mareritt. Det er som et uendelig økonomisk tetris-spill der du prøver å få alle tallene og forfallsdatoene til å passe sammen. I tillegg til alt det ekstra arbeidet når du må kontakte klienter om forfalte betalinger.

Men med de riktige verktøyene og strategiene kan du effektivisere prosessen og bli betalt raskere. I denne artikkelen deler vi fem tips for administrering av fakturaer som gjør at du kan holde deg organisert og bruke mer tid på det du gjør best – imponere klienter og styrke bedriften din.

Hvorfor er faktureringsprosessen så viktig?

Med en effektiv prosess for administrering av fakturaer kan både du og klienten din unngå å gjøre kostbare feil i behandlingen og betalingen av fakturaene dine. På denne måten kan dere forhindre forsinkelser som følge av menneskelige feil og sikre at du får betalt for produktene og tjenestene dine i tide. En enkel og problemfri faktureringsprosess skaper også et positivt forhold mellom deg og klientene dine.

Ved hjelp av de riktige verktøyene kan prosessen for administrering av fakturaer bidra til å styrke kontantstrømmen og inventaret, samt forutsi økonomisk vekst.

Slik administrerer du fakturaer effektivt

Her er fem tips for hvordan du kan administrere fakturaene dine mer effektivt:

1. Velg programvaren som passer best for deg

Det første steget mot mer effektiv administrasjon av fakturaer er å velge riktig programvare. Noen klienter foretrekker at fakturaer sendes som Word-filer, via Google Doc eller som PDF-dokumenter, slik at de kan laste dem opp i sitt eget faktureringssystem og behandle dem.

For å gjøre prosessen enklere for alle bør du imidlertid se etter en programvare som lar deg opprette, administrere og sende fakturaer på samme sted.

Dropbox gir deg et sentralisert sted for lagring av alle fakturaer, som gjør det enklere å få tilgang til, administrere og dele dem fra hvilken som helst enhet, uansett hvor du er. Dermed har du ikke lenger behov for en fysisk lagringsplass, som papirarkiver eller lokal lagring på datamaskiner, som også er mer utsatt for tap eller skade.

Og hvis du ønsker å koble filene til en programvare for fakturering eller prosjektadministrasjon, kan Dropbox integreres med en rekke verktøy, som ActiveCollab og Xero Tax.

2. Gjør det enkelt for klienter å betale deg

Ingenting er verre enn når en klient blir overrasket over en faktura. Det er viktig å diskutere betalingsvilkårene med klienten så raskt som mulig – helst før du begynner arbeidet. På denne måten kan du gjøre det tydelig hvordan du foretrekker å bli betalt, slik at det blir enklere for klienten når den tid kommer.

En enkel betalingsprosess er til fordel for alle de involverte – klientene kan spare tid på noen av oppgavene knyttet til behandlingen av fakturaer, og du kan styrke kontantstrømmen ved å motta betalinger raskere.

Elektroniske betalingsmetoder, som Stripe og PayPal, er sikrere enn tradisjonelle kontantbetalinger. De går også raskere enn bankoverføringer via nettbank.

3. Automatiser prosessen

Et digitalt verktøy for administrering av fakturaer kan hjelpe deg med å unngå flere potensielle feil som ofte skjer med papirfakturaer. Fakturaen kan sendes direkte fra faktureringsverktøyet til klienten, og du slipper å bekymre deg for at den forsvinner i posten.

Hvis du trenger underskrifter på fakturaene, kan et verktøy som Dropbox Sign hjelpe deg med å effektivisere prosessen ved å automatisere mesteparten av den. Du kan opprette gjenbrukbare maler og forhåndsutfylte skjemaer som du kan tilpasse og sende til klienter for e-underskrifter. Du mottar et varsel på e-post når klienten ser på, åpner eller signerer fakturaen.

4. Spar tid med tilpassede maler

Hvis du må fakturere løpende betalinger eller regelmessig prosjektarbeid for klienter, vil en mal spare deg for masse tid og krefter.

Med dette verktøyet er all informasjonen forhåndsutfylt, i stedet for at du må skrive den inn manuelt hver gang. Ved å legge til logoen til merkevaren din og tilpasse stilen i malene blir også fakturaene mer gjenkjennelige for klientene.

Hvis du ikke trenger underskrifter på fakturaene, kan du enkelt redigere PDF-dokumenter med Dropbox, så du kan opprette nye fakturaer ut ifra malene med bare noen få klikk. Med versjonskontroll kan du spore endringer i fakturaene, som kan være nyttig når du skal se gjennom dem. Deretter kan du enkelt dele filene via en kobling, slik at klienter, leverandører og andre interessenter får tilgang til filene, selv om de ikke har en Dropbox-konto selv.

5. Legg en plan for ubetalte fakturaer

Mange frilansere opplever dessverre ofte ubetalte fakturaer og fakturaer som går over fristen. Det er flere faktorer som kan føre til at dette skjer, fra fakturaer som ikke leveres til riktig person eller avdeling, til klienter som rett og slett er for opptatte til å betale dem.

På grunn av dette er det viktig at du har en prosess på plass for å håndtere ubetalte fakturaer. Denne prosessen kan inkludere følgende:

• fastsette en avgift eller rentebelastning for forsinkede betalinger i kontrakten med klienten
• be om betaling ved mottak, som vil si at klienten skal betale så fort de mottar fakturaen
• angi en rimelig betalingsperiode slik at klienten ikke føler seg presset
• angi påminnelser som sendes til klienten på e-post – som sju dager før forfallsdatoen, på selve forfallsdatoen og sju dager etter forfallsdatoen – i tilfelle fakturaen ble borte blant klientens andre e-poster

Slik administrerer du fakturaer med Dropbox

Hvis du ikke bruker en programvare til å opprette fakturaer, men lager dem selv manuelt som dokumenter, kan Dropbox være et fint sted for lagring, organisering og deling av fakturaene.

Last opp fakturaer til Dropbox-kontoen din slik at de umiddelbart synkroniseres til alle enhetene dine. Del dokumenter direkte fra nettskylagringsplassen med bare noen få klikk. Hvis du ønsker mer avanserte funksjoner for filsending, som sporing av engasjement, kan du bruke Send og spor-funksjonen når du sender fakturaene.

Enklere administrering av fakturaer

Gjør det raskere å opprette, tilpasse og sende fakturaer ved hjelp av Dropbox.

Dropbox fungerer som et sentralisert sted der du kan lagre, redigere og dele fakturaer så du holder deg organisert og har full oversikt over økonomien.