Як керувати рахунками: 5 порад фрилансерам щодо керування рахунками

Фриланс — це мрія багатьох людей, але, відверто кажучи, керування рахунками може виявитися справжнім кошмаром. Це схоже на нескінченну гру у фінансовий тетріс, коли намагаєшся звести до купи всі ці цифри та дати виплат. І не забуваймо про «радість» ганятися за клієнтами через прострочені платежі.

Однак за допомогою належних інструментів і стратегій можна спростити процес і почати швидше отримувати гроші. У цій статті ми надамо п'ять порад щодо керування рахунками, які допоможуть вам усе впорядкувати й продовжити займатися тим, що у вас виходить найкраще — вражати клієнтів і розвивати свій бізнес.

Чому керування рахунками є важливим?

Ефективний процес керування рахунками допомагає вам і вашим клієнтам під час обробки та сплати рахунків уникнути помилок, які можуть дорого коштувати. У випадках з отриманням оплати за товари чи послуги це допоможе уникнути затримок, викликаних людськими помилками при введенні даних. Як наслідок, безперешкодний і вільний процес виставлення рахунків сприятиме встановленню позитивних стосунків із вашими клієнтами.

Завдяки відповідним інструментам керування рахунками також може допомогти вам керувати обігом коштів і запасами, а також прогнозувати фінансові показники та зростання.

Ефективне керування рахунками

Ось п'ять порад, які допоможуть ефективно керувати рахунками:

1. Оберіть найкраще програмне забезпечення

Першим кроком до ефективного керування рахунками є вибір найкращого програмного забезпечення. Деякі клієнти вважатимуть за краще надсилання рахунків у форматі Word, Google Doc або PDF, щоб мати змогу передавати їх для подальшої обробки безпосередньо до власної системи керування рахунками.

У будь‑якому випадку, щоб спростити цей процес для всіх учасників, зверніть увагу на програмне забезпечення, яке дозволяє створювати, керувати та надсилати рахунки з єдиної платформи.

Dropbox надає централізоване місце для зберігання всіх рахунків, що полегшує доступ до них, керування ними та можливість ділитися ними з будь‑якого пристрою та будь‑де. Це усуває необхідність фізичного зберігання, як‑от паперові копії файлів або локальне комп'ютерне сховище, які можуть бути втрачені або пошкоджені.

А якщо вас цікавить можливість підключення своїх файлів до програмного забезпечення для виставлення рахунків або керування проєктами, Dropbox інтегрується з низкою інструментів, як‑от ActiveCollab і Xero Tax.

2. Допоможіть вашим клієнтам здійснювати оплату без зайвих перешкод

Немає нічого гіршого, ніж несподіваний для клієнта рахунок. Тому важливо якомога раніше домовитися з клієнтом щодо умов оплати, краще за все, ще до початку роботи. Таким чином, ви можете чітко вказати, якій формі оплати віддаєте перевагу, щоб у клієнта не виникало питань, коли настане відповідний час.

Зрозумілий процес оплати вигідний усім: клієнти можуть звільнитися від деяких трудомістких завдань, пов'язаних із обробкою рахунків, а ви зможете поліпшити свій обіг коштів, швидше отримуючи платежі.

Електронні способи оплати, як‑от Stripe і PayPal, є більш безпечними, ніж традиційні готівкові розрахунки. І це набагато швидше, ніж обслуговування банківських переказів через Інтернет.

3. Автоматизація процесу

Інструмент керування цифровими рахунками допоможе уникнути багатьох потенційних помилок, які часто трапляються при роботі з паперовими рахунками. Рахунки можна надіслати клієнту безпосередньо зі свого інструменту для виставлення рахунків, уникаючи ризику загубити їх на пошті.

Якщо вам потрібно зібрати підписи під рахунками, інструмент Dropbox Sign допоможе прискорити цей процес, автоматизувавши значну частину роботи. Ви можете створювати шаблони багаторазового використання та попередньо заповнені форми, які можна налаштовувати та надсилати клієнтам для отримання е‑підпису. Ви отримуватимете сповіщення електронною поштою, коли ваш клієнт перегляне, відкриє або підпише рахунок.

4. Заощаджуйте час завдяки настроюваним шаблонам

Якщо потрібно виставляти клієнтам рахунки на регулярні платежі або за регулярні проєктні роботи, у такому випадку шаблон заощадить вам купу часу й зусиль.

Тож одні й ті самі відомості, які щоразу доводиться вводити вручну, будуть попередньо заповнені. Додавання вашого фірмового логотипу та налаштування стилю ваших шаблонів також роблять ваші рахунки більш впізнаваними для клієнтів.

Якщо вам не потрібні підписи на рахунках, Dropbox дозволяє легко редагувати PDF‑документи, тож можна в кілька кліків створювати нові рахунки за шаблоном. Керування версіями дозволяє відстежувати зміни в рахунках, що може виявитися корисним під час перевірок. Потім можна буде поділитися цими файлами за допомогою простого посилання, і клієнти, постачальники або інші зацікавлені сторони зможуть отримати доступ до них, навіть не маючи обліковки Dropbox.

5. Створіть план дій щодо неоплачених рахунків

Багато хто з фрілансерів підтвердить, що прострочені та неоплачені рахунки, на жаль, є звичним явищем. Це може бути наслідком різних факторів: рахунки не доставляються відповідним особам або відділам, клієнти просто надто зайняті й не мають часу на обробку тощо.

Через це важливо мати порядок дій на випадок несплати. Це може включати:

• обумовлення в договорі з клієнтом будь-якої плати за прострочення чи нарахування відсотків;
• вимогу оплати одразу після отримання, тобто клієнт повинен здійснити оплату, щойно отримає рахунок;
• призначення розумного терміну оплати, щоб клієнту не потрібно було поспішати;
• планування нагадувань, які надсилатимуться клієнту електронною поштою, наприклад, за сім днів до терміну оплати, у день оплати та через сім днів після закінчення терміну оплати, на випадок, якщо ваш рахунок було ненароком загублено в електронній пошті клієнта.

Керування рахунками за допомогою Dropbox

Якщо ви не використовуєте програмне забезпечення для виставлення рахунків, а створюєте їх вручну як документи, Dropbox може стати зручним способом зберігання, упорядкування та обміну рахунками.

Передавайте рахунки до своєї обліковки Dropbox і миттєво синхронізуйте їх на своїх пристроях. Діліться документами безпосередньо зі свого хмарного сховища в декілька натискань. А для розширених функцій надсилання файлів, як‑от відстеження взаємодії, надсилайте рахунки за допомогою функції Надіслати та відстежувати.

Спрощене керування рахунками

Прискорте процес створення, налаштування та надсилання рахунків за допомогою Dropbox.

Dropbox являє собою універсальне рішення для зберігання, редагування та обміну рахунками, щоб у вас усе було впорядкованим і ви могли контролювати свої фінанси.