청구서 관리 방법: 프리랜서를 위한 청구서 관리 팁 5가지

많은 사람이 프리랜서의 삶을 꿈꿉니다. 하지만 탁 터놓고 이야기하면 청구서를 관리하는 일은 악몽처럼 느껴질 수 있습니다. 테트리스 블록처럼 끊임없이 다가오는 모든 금액과 기한을 끼워 맞춰야 하기 때문이죠. 기한이 지난 후에도 대금을 지급하지 않는 클라이언트를 재촉해야 하는 번거로움도 빼놓을 수 없습니다.

하지만 올바른 도구와 전략을 사용하면 프로세스를 간소화해 더 빠르게 대금을 받을 수 있습니다. 이 안내서에서는 체계성을 유지해 클라이언트에게 좋은 인상을 주고 비즈니스를 성장시키는 일에 집중할 수 있도록 도와주는 5가지 청구서 관리 팁을 살펴보도록 하겠습니다.

청구서 관리가 중요한 이유

효과적인 청구서 관리 프로세스는 청구서를 처리하고 대금을 받는 과정에서 본인과 클라이언트가 금전적 피해를 입을 수 있는 실수를 방지하도록 도와줍니다. 그러면 데이터를 입력하는 과정에서 사람이 저지르는 실수로 인해 제품이나 서비스에 대한 대금을 받는 일이 지연되는 것을 막을 수 있죠. 그 결과, 원활하고 스트레스 없는 경험 덕분에 클라이언트와 긍정적 관계를 구축할 수 있습니다.

청구서 관리 프로세스에 적절한 도구를 사용하면 현금 흐름과 재고를 관리하고 재정과 성장을 예측하는 데도 도움이 됩니다.

청구서를 효과적으로 관리하는 방법

그럼, 아래에서 청구서를 효과적으로 관리하는 팁 5가지를 살펴보도록 하겠습니다.

1. 본인에게 가장 적절한 소프트웨어 선택

효과적인 청구서 관리의 첫 번째 단계는 적절한 소프트웨어를 선택하는 것입니다. 일부 클라이언트는 사내 청구서 관리 시스템에 바로 업로드해 처리할 수 있도록 청구서를 Word나 Google Doc, PDF 형식으로 전송하는 것을 선호할 수 있습니다.

하지만 관계된 모든 사람의 프로세스를 간소화하려면 청구서를 한 공간에서 만들고, 관리하고, 전송할 수 있는 소프트웨어를 선택하는 것이 좋습니다.

Dropbox는 모든 청구서를 보관할 수 있는 중심 공간을 제공합니다. 그래서 어디서든 원하는 장치로 청구서에 간편하게 액세스해 관리하고 공유할 수 있죠. 덕분에 잃어버리거나 손상되기 쉬운 종이 서류, 컴퓨터 로컬 저장 장치 같은 물리적 저장소가 필요하지 않습니다.

파일을 청구서 관리 소프트웨어나 프로젝트 관리 소프트웨어와 연결하는 방법을 찾고 있나요? Dropbox는 ActiveCollab, Xero Tax 같은 다양한 도구와 통합됩니다.

2. 클라이언트가 대금을 지급하는 방식 간소화

클라이언트가 청구서를 받고 놀라는 일이 있어서는 안 됩니다. 가능한 한 빨리, 이상적으로는 일을 시작하기 전에, 클라이언트와 지급 조건을 논의하도록 하세요. 그러면 여러분이 선호하는 대금 지급 방식을 명확하게 전달해 대금을 받을 때가 되었을 때 클라이언트가 최대한 수월하게 대금을 지급할 수 있습니다.

간편한 대금 지급 프로세스는 모두에게 이득이 됩니다. 클라이언트는 청구서를 처리하는 데 필요한 시간 소모적인 작업의 일부를 없앨 수 있고, 여러분은 대금을 더 빠르게 수령해 현금 흐름을 개선할 수 있죠.

Stripe, PayPal 등의 전자 결제 방식은 현금으로 대금을 받는 전통적인 방식보다 더 안전합니다. 또한, 온라인 뱅킹을 통해 대금을 이체하는 것보다 속도도 훨씬 빠릅니다.

3. 프로세스 자동화

디지털 청구서 관리 도구를 사용하면 종이로 된 청구서를 사용할 때 흔히 발생하는 오류의 대부분을 방지할 수 있습니다. 또한, 청구서가 청구서 도구에서 클라이언트에게 바로 전송되어 우편함에서 분실될 일이 없습니다.

청구서에 서명을 받아야 할 경우, Dropbox Sign 같은 도구를 사용하면 프로세스의 대부분을 자동화할 수 있어 작업 속도가 빨라집니다. 반복적으로 사용 가능한 템플릿과 정보가 사전에 채워진 양식을 만들고 필요에 따라 편집한 후 클라이언트에게 전송해 전자 서명을 요청할 수 있죠. 또한, 클라이언트가 청구서를 보거나, 열거나, 서명하면 이메일 알림을 받아볼 수 있습니다.

4. 맞춤형 템플릿으로 시간 절약

정기적으로 발생하는 대금이나 정기적으로 진행하는 프로젝트 작업에 대한 청구서를 전송해야 할 경우, 템플릿을 사용하면 많은 시간과 노력을 절약할 수 있습니다.

그러면 일일이 반복적으로 입력해야 했던 정보가 사전에 템플릿에 채워집니다. 또한, 브랜드 로고를 추가하고 템플릿의 스타일을 원하는 대로 설정해 클라이언트가 청구서를 쉽게 알아볼 수 있도록 할 수도 있습니다.

청구서에 서명을 받지 않아도 되는 경우, Dropbox를 사용해 PDF 문서를 간편하게 편집할 수 있습니다. 덕분에 클릭 몇 번이면 템플릿을 바탕으로 새로운 청구서를 만들 수 있죠. 버전 관리 기능을 사용하면 청구서의 변경 사항을 추적할 수 있는데요, 이 기능은 특히 감사를 진행할 때 유용할 수 있습니다. 그다음, 링크 하나로 파일을 공유하면 클라이언트, 공급업체, 다른 관계자들이 Dropbox 계정이 없어도 파일에 액세스할 수 있습니다.

5. 미지급 시 조치 마련

프리랜서라면 대부분 대금 연체나 미지급이 흔히 발생한다는 데 동의할 겁니다. 청구서가 적절한 사람이나 부서에 전달되지 않는 경우부터 클라이언트가 너무 바빠 청구서를 처리하지 못하는 경우까지, 이러한 문제를 야기하는 요소는 다양합니다.

대금 미지급 시 취할 수 있는 조치를 마련해 두는 것이 그래서 중요합니다. 여기에는 다음과 같은 조치가 포함됩니다.

• 계약서에 연체 수수료나 이자 명시
• 지급 기한을 청구서 수령 시로 요청(청구서를 받자마자 클라이언트가 대금을 지급해야 함)
• 클라이언트가 서두르지 않아도 되도록 합리적인 지급 기한 설정
• 클라이언트가 의도치 않게 받은 편지함에서 청구서를 놓친 경우를 대비해 이메일 리마인더가 전송되도록 설정(지급 기한이 되기 7일 전, 지급 기한 마지막 날, 지급 기한에서 7일이 지난 후 등)

Dropbox로 청구서를 관리하는 방법

청구서 관리 소프트웨어를 사용하지 않고 청구서를 직접 문서로 작성하는 경우, Dropbox를 사용하면 간편하게 청구서를 공유하고, 저장하고, 정리할 수 있습니다.

Dropbox 계정에 청구서를 업로드하면 그 즉시 청구서가 계정과 연결된 모든 장치에 동기화됩니다. 그러면 클릭 몇 번이면 클라우드 스토리지에서 바로 문서를 공유할 수 있죠. 또는 인게이지먼트 추적 기능 같은 고급 파일 전송 기능이 필요하다면 보내기 및 추적 기능을 사용해 청구서를 전송하면 됩니다.

간편한 청구서 관리

Dropbox를 사용하면 청구서를 작성하고, 편집하고, 전송하는 속도를 높일 수 있습니다.

Dropbox는 여러분이 체계성을 유지하고 재정을 효과적으로 관리할 수 있도록 청구서 저장, 편집, 공유를 위한 중심 허브가 되어줍니다.